Onmiddellijke antwoorden en snellere sales met een kennisdatabase-chatbot

Kennisdatabase-chatbots bieden een aantal voordelen voor zowel zakelijke als eindgebruikers. Enkele van de belangrijkste voordelen:

• 24/7 beschikbaarheid: Kennisdatabase-chatbots zijn 24 uur per dag beschikbaar, zodat gebruikers altijd een antwoord krijgen zonder te moeten wachten op medewerkers van de klantenservice.
• Consistente antwoorden: Ze geven elke keer een consistent antwoord, zodat dezelfde informatie wordt gegeven precies zoals die in de kennisdatabase van de chatbot staat.
• Schaalbaarheid: Kennisdatabase-chatbots kunnen meerdere vragen tegelijkertijd verwerken, zodat het bedrijf een groot aantal gebruikers van dienst kan zijn zonder het aantal menselijke medewerkers proportioneel te moeten opschalen.
• Kostenefficiëntie: Dankzij kennisdatabase-chatbots zijn kleinere menselijke supportteams nodig voor meerdere diensten, het geen tot aanzienlijk lagere supportkosten leidt.
• Onmiddellijke antwoorden: Ze beantwoorden vragen van klanten meteen, dit verkort de wachttijd en verbetert de klanttevredenheid.
• Minimumaantal menselijke fouten: Aangezien de antwoorden zijn gebaseerd op een gestructureerde kennisdatabase voor chatbots, is de kans dat de bot onjuiste informatie verschaft minimaal in vergelijking met menselijke servicemedewerkers die soms een vergissing maken of niet op de hoogte zijn van specifieke details.
• Gegevensverzameling: Kennisdatabase-chatbots kunnen een logboek van gebruikersvragen bijhouden aan de hand waarvan bedrijven hun services, producten, website en andere bedrijfsinformatie, maar ook de kennisdatabase zelf kunnen verbeteren.
• Eenvoudige updates: U kunt de kennisdatabase gemakkelijk updaten door nieuwe informatie toe te voegen of bestaande informatie aan te passen. Zo weet u zeker dat gebruikers altijd de meest recente gegevens ontvangen.
• Betrokkenheid van gebruikers: Interactieve kennisdatabase-chatbots kunnen de betrokkenheid van gebruikers verhogen doordat ze op een dynamische manier informatie kunnen zoeken in plaats van statische FAQ-pagina's door te moeten nemen.
• Minder herhaalde supportvragen: Als kennisdatabase-chatbots gebruikelijke en herhaalde vragen afwerken, kunnen menselijke medewerkers hun tijd besteden aan meer complexe en genuanceerde kwesties.

Bedrijven hebben een kennisdatabase voor chatbots nodig omdat dat van essentieel belang is voor het effectief functioneren van chatbots. Zonder een kennisdatabase kunnen chatbots alleen vooraf gedefinieerde antwoorden geven en moeten ze kwesties escaleren naar menselijke medewerkers of supporttickets maken voor vragen die hun programmering te boven gaan.

Met een goed onderhouden kennisdatabase kunnen chatbots autonoom veelgestelde vragen beantwoorden en de juiste informatie verschaffen. Uw team krijgt zo de tijd om zich bezig te houden met meer complexe taken, zoals probleemoplossing, bugfixes en productdemonstraties. Dit komt de algehele efficiëntie en de klanttevredenheid ten goede.

Volg de onderstaande stappen om een kennisdatabase-chatbot (Antwoordbot) samen te stellen in SalesIQ:

• Kies in Zoho SalesIQ achtereenvolgens Instellingen > Bots > Antwoordbot. Kies het merk waarvoor u de bot wilt inschakelen.
• Typ een naam en een beschrijving voor uw bot en kies de afdelingen waaraan u de bot wilt koppelen.
• Verbind de bot met uw kennisdatabase voor chatbots. Volg de stappen in de volgende FAQ om een kennisdatabase voor chatbots te maken. Als u een bestaande kennisdatabase hebt, kunt u ook de Antwoordbot daarmee verbinden in Zoho Desk.
• U kunt de optie 'Antwoord ophalen van resource (mogelijk gemaakt door OpenAI)' inschakelen om de functionaliteit van de Antwoordbot uit te breiden. De bot kan vragen dan exact beantwoorden door uw volledige kennisdatabase voor chatbots te parseren en precieze antwoorden op te halen uit artikelen in plaats van het hele artikel te verzenden.
• Configureer de reactie en follow-upacties van uw bot voor situaties waarin het antwoord wel en situaties waarin het antwoord niet gevonden wordt. U kunt de kennisdatabase-bot zelfs zodanig configureren dat deze suggesties voor gerelateerde bronnen aanbiedt als het exacte antwoord niet wordt gevonden in de kennisdatabase.
• Definieer het gedrag van uw bot tijdens en buiten kantooruren, het antwoordinterval, de criteria van de doelgroep die uw bot moet helpen en overdracht aan de operator.
• Bekijk een voorbeeld van uw bot, implementeer deze en zie hoe uw kennisdatabase-chatbot het heft in handen neemt.

Voer de volgende stappen uit om een kennisdatabase voor uw chatbot te maken.

• Voordat u begint met het samenstellen van een kennisdatabase voor uw chatbot, dient u te analyseren welke vragen uw prospects en klanten vaak stellen aan het livechatteam. U kunt hier ook de vaakst gezochte onderwerpen en meest bezochte pagina's op uw website bij betrekken.
• De meeste bedrijven beschikken al over artikelen en blogs over deze vaak vermelde onderwerpen en hebben al een FAQ-pagina op hun website. Als dat het geval is, controleert u alle vragen die u in stap 1 hebt vermeld hierin aan de orde komen. Voeg deze toe als dat niet het geval is.
• Als u nog geen content voor deze onderwerpen hebt, bestaat de volgende stap uit het schrijven van de artikelen antwoorden op deze FAQ's.
• Voeg al deze artikelen en veelgestelde vragen toe aan uw kennisdatabaseplatform. Lees deze gedetailleerde gids over het in bulk importeren van de content van uw kennisdatabase voor chatbots naar SalesIQ.
• Verbind uw kennisdatabase met uw chatbot. Uw kennisdatabase-chatbot kan nu worden geïmplementeerd op uw website.
• Zorg dat de kennisdatabase voor uw chatbot up-to-date blijft door regelmatig antwoorden toe te voegen voor vragen die uw chatbot als onbeantwoord heeft geregistreerd.