Wat is de AVG?

De AVG, of Algemene verordening gegevensbescherming, is nieuwe wetgeving gericht op gegevensbescherming en privacy voor alle individuen en bedrijven die in de Europese Unie wonen of zakendoen. De wet waarborgt hoge normen voor het controleren en verwerken van persoonsgegevens. De regelgeving betekent een hervorming van de manier waarop bewoners en bedrijven gegevensprivacy benaderen, niet alleen in de EU, maar over de hele wereld. 

Waarom moet u een HR-systeem hebben dat voldoet aan de AVG?

Naleving van de AVG is van cruciaal belang voor HR-afdelingen omdat juist in HR-processen altijd een grote hoeveelheid personeelsgegevens worden verzameld en verwerkt. Als een HRMS die al deze informatie verzamelt en verwerkt, garandeert Zoho People volledige controle over alle gevoelige informatie.

Hoe helpt Zoho People bij uw inspanningen om te voldoen aan de AVG?

  •  

    Recht op toegang

    Met onze selfservice kunnen medewerkers toegang krijgen tot hun persoonsgegevens. HR-afdelingen kunnen instellen welke velden te bekijken en/of te bewerken zijn voor verschillende rollen van medewerkers.

  •  

    Recht op rectificatie

    Gegevens die worden toegevoegd aan Zoho People kunnen worden bewerkt. Onjuiste gegevens en records kunnen op elk moment worden gerectificeerd, door beheerders of medewerkers, afhankelijk van de ingestelde toegangscontroles.

  •  

    Recht op wissen

    Zoho People is ontworpen om ervoor te zorgen dat beheerders persoonlijke informatie kunnen verwijderen wanneer een medewerker daarom vraagt. De HR-afdeling of beheerder kan bepaalde gegevensvelden selecteren die moeten worden verwijderd.

  •  

    Het recht op beperking van verwerking

    De AVG bepaalt dat individuen het recht hebben om hun gegevenscontroller te vragen om de verwerking van gegevens te beperken. Als gegevensverwerker stelt Zoho People beheerders in staat om de verwerking van gegevens te beëindigen na verzoek hiertoe te hebben ontvangen een werknemer. 

  •  

    Recht op gegevensportabiliteit

    Een van de belangrijkste aspecten van de AVG is het recht om gegevens van de ene controller naar de andere over te brengen. Zoho People maakt het exporteren van gegevens gemakkelijk en zorgt voor een hoog beveiligingsniveau met opties voor met een wachtwoord beveiligde export. Op deze manier kunnen organisaties gegevens overbrengen, zonder de veiligheid in gevaar te brengen.

  •  

    Records van verwerkingsactiviteiten

    Omdat persoonsgegevens de sleutel tot de AVG vormen, draagt het volgen van wijzigingen bij aan betere gegevensbescherming. In auditlogboeken in Zoho People is de geschiedenis van wijzigingen te vinden en worden wijzigingen van alle personeelsgegevens bijgehouden.

Gegevensbeveiliging

Zoho People zorgt voor een hoog beveiligingsniveau voor gegevens die worden verzameld en verwerkt. HR-afdelingen kunnen machtigingen configureren voor het weergeven en bijwerken van records voor verschillende rollen in de organisatie. Bovendien kunnen IP- en geografische beperkingen op locatie gebaseerde toegangscontrole mogelijk maken. De beheerder kan toegang verlenen tot bepaalde modules en locaties. U kunt ook een veld markeren als ‘persoonlijk’ en ervoor zorgen dat er meer controle is op de gegevens die worden verwerkt. 

Gegevensversleuteling

Om de veiligheid te optimaliseren, kunnen bepaalde gegevensvelden worden versleuteld wanneer ze worden opgeslagen in de database van Zoho. Dit is ter beoordeling van de beheerder. Alle bestanden van medewerkers en velden voor het uploaden van bestanden in Zoho People zijn standaard versleuteld.

De AVG treedt in werking op 25 mei 2018 in de EU. Organisaties die hier niet aan voldoen, kunnen grote geldboetes tegemoet zien, van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet van de organisatie van het voorgaande boekjaar.

Zoho People staat klaar om uw partner te zijn bij de naleving van de AVG. Met onze nieuwste functies en verbeteringen kunt u uw HR-taken probleemloos en veilig uitvoeren.

Laten we samen de naleving van de AVG voor elkaar krijgen.

  • bsi-assurance
  • Privacy Shield
  • TRUSTe
  • SOC

Disclaimer: de informatie die hierin wordt gepresenteerd, mag niet worden opgevat als juridisch advies. Wij raden u aan om juridisch advies in te winnen om te voldoen aan de eisen van de AVG.