Taken in Zoho Mail

Taken in Zoho Mail

De app Zoho Taken, die is ingebouwd in uw postvak, biedt een handige manier om uw taken bij te houden en te beheren. De taken in deze app kunnen worden gebruikt op zowel persoonlijk niveau als binnen een groep. 

Taken toevoegen

Nieuwe taak toevoegen

  1. Meld u aan bij zoho.com/mail.
  2. Navigeer naar de app Zoho Taken. 
  3. Klik op de knop Nieuwe taak.
  4. Het scherm 'Taak toevoegen' wordt weergegeven.
  5. Voer de vereiste gegevens in en klik op Opslaan.

U kunt ook een taak toevoegen vanuit het postvakvenster. Klik op de vervolgkeuzelijst naast het pictogram Nieuwe e-mail, selecteer Nieuwe notitie in de lijst en voer de gegevens in. 

Taak toevoegen via het menu Slim maken

  1. Meld u aan bij zoho.com/mail.
  2. Selecteer het gedeelte van de tekst dat u als taak wilt toevoegen.
  3. Het menu Slim maken wordt weergegeven.
  4. Klik op het pictogram Taak maken.
  5. Het geselecteerde gedeelte wordt toegevoegd als taakbeschrijving.
  6. Geef een geschikte titel op voor de taak en breng indien nodig andere aanpassingen aan
  7. Klik op Opslaan.

Taak toevoegen vanuit de e-mailweergave

  1. Meld u aan bij zoho.com/mail.
  2. Klik terwijl u een e-mail weergeeft op het pictogram Meer acties in de rechterbovenhoek van het venster.
  3. In het vervolgkeuzemenu selecteert u Toevoegen aan en kiest u vervolgens Taken.
  4. Het onderwerp van de e-mail wordt toegevoegd als de titel van de taak en de inhoud van de e-mail wordt toegevoegd als de beschrijving.
  5. Voer de overige vereiste gegevens in en klik op Opslaan.

Taak toevoegen vanuit de e-mailweergave

  1. Meld u aan bij zoho.com/mail.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die u als taak wilt toevoegen.
  3. Selecteer Taak maken in de lijst.
  4. Het onderwerp van de e-mail wordt toegevoegd als taak. 
  5. De inhoud van de e-mail wordt toegevoegd als beschrijving.
  6. Voer de overige gegevens in als die er zijn en klik op Opslaan.

U kunt de e-mail vanwaaruit de notitie is gemaakt, bekijken met de optie Gekoppelde e-mail openen in de app Taken.

Bij het maken van groepstaken van e-mails kunt u het gekoppelde gesprek met de groep ook delen. De taak kan worden bekeken op Streams-pagina van de groep en u kunt de gekoppelde e-mail ook bekijkenals de e-mail is gedeeld.

Nieuw project maken

Projecten zijn subcategorieën die kunnen worden gemaakt onder Taken van elke groep, zodat een specifieke taak kan worden ingedeeld als onderdeel van een project. 

Om een nieuw project te maken onder een groep waar u deel van uitmaakt, volgt u de onderstaande stappen:

  1. Meld u aan bij zoho.com/mail.
  2. Navigeer naar de app Taken in het menu links in het deelvenster.
  3. De groepen waar u deel van uitmaakt, staan hier vermeld. 
  4. Klik met de rechtermuisknop op de groep waaraan u een project wilt toevoegen.
  5. Selecteer Project maken in de lijst.
  6. Voer een relevante naam voor het project in en druk op Enter.
  7. Het project wordt gemaakt onder de desbetreffende groep.

De projecten die zijn toegevoegd aan een groep, kunnen worden bekeken door het driehoekje links van de groepsnaam uit te vouwen. Om een taak toe te wijzen aan een specifiek project, selecteert u de projectnaam in het venster Taak toevoegen. 

Samenwerking in Taken

Met Zoho Mail kunt u over een bepaalde taak communiceren door er een opmerking onder te plaatsen, u kunt meningen van groepsleden ontvangen en daarna doorgaan met uw taak.

U kunt ook leden taggen die geen deel van de groep uitmaken of leden uitnodigen om communicatie tussen leden uit verschillende groepen mogelijk te maken. 

Stappen om genodigden toe te voegen:

  1. Klik op het pictogram + om genodigden te bekijken/toe te voegen
  2. De genodigden worden weergegeven op het scherm.
  3. Typ de naam van een bedrijfslid en selecteer de juiste keuze in de lijst.
  4. Het opgegeven bedrijfslid wordt toegevoegd aan de lijst met genodigden.

De taken die zijn toegevoegd aan een bepaalde groep worden direct gesynchroniseerd met de relevante Streams-groep als Streams is ingeschakeld voor die groep. De voortgang van de taak kan hier ook worden besproken. U kunt klikken op de weergavenaam in de opmerkingen op alle groepstaken om het visitekaartje weer te geven. U kunt de taken die zijn gemaakt door dat lid en de taken die aan dat lid zijn toegewezen, bekijken door de opties Taken van dit lid weergeven en Taken weergeven die zijn toegewezen aan dit lid te gebruiken.

​​Taakweergaven

Zoho Taken biedt zes verschillende weergaven waarmee het eenvoudig is om de taken onder de relevante categorieën te bekijken en ze eerder te plannen.

  • Gemaakt door mij 
  • Taken voor vandaag
  • Uitgestelde taken 
  • Aanstaande taken 
  • Taken voor deze week 
  • Taken voor deze maand 

Taken taggen

Tags maken een betere organisatie mogelijk en zorgen voor eenvoudigere identificatie op een later tijdstip. Met Zoho Mail kunt u meer tags maken en toevoegen aan elke taak. Elke tag kan ook worden gekoppeld aan een specifieke kleur. 

Stappen om taken te taggen:

  1. Klik op de taak waaraan u een tag wilt toevoegen.
  2. Klik op het pictogram Tag bovenaan de rechterkant van het venster.
  3. Selecteer de tag die u wilt toevoegen.
  4. De geselecteerde tag wordt toegevoegd aan de taak.
  5. Als u een nieuwe tag wilt toevoegen, typt u de naam die u de tag wilt geven en klikt u op 'Maken'.
  6. Het nieuwe label wordt gemaakt en toegevoegd aan de taak. 

Als tags worden toegevoegd aan groepstaken, zijn deze tags alleen van het lid dat de taak heeft toegevoegd. Ze zijn niet zichtbaar voor alle groepsleden.

Prioriteiten van taken

Taken prioriteiten geven met het oog op de urgentie van de situatie is van essentieel belang. Met Zoho Taken kunt u elke taak een prioriteit toewijzen. Deze prioriteit doet dienst als een constante herinnering aan welke taken direct aandacht behoeven. 

Stappen om een prioriteit toe te kennen:

  1. Klik op de knop Nieuwe taak.
  2. Na het invoeren van de details van de taak, houdt u de muisaanwijzer boven de rechterbovenkant van het venster 'Taak toevoegen'. 
  3. Klik op het pictogram Prioriteit.
  4. Selecteer de prioriteit Hoog, Normaal of Laag in de lijst
  5. Klik op Opslaan.

Als u een prioriteit wilt wijzigen of een prioriteit wilt toewijzen aan een bestaande taak, klikt u op de desbetreffende taak, houdt u de muisaanwijzer boven de rechterkant van de voorbeeldweergave van de taak, klikt u op het pictogram Prioriteit en selecteert u een optie in de lijst.

Filteren op

De taken in een groep kunnen worden gefilterd op basis van verschillende parameters. Zodra u op het pictogram Filteren op klikt, worden de parameters van Toegewezene, Status, Prioriteit, Tag en Vertraagde taken weergegeven. U kunt de relevante parameters kiezen, waarna de taken die onder deze specifieke categorie vallen, worden vermeld.

Taken sorteren

De raken in elke weergave kunnen in oplopende of aflopende volgorde worden gesorteerd op vervaldatum.

 Klik op het pictogram Sorteren op in het bovenste menu, selecteer de optie Vervaldatum en kies Oplopend of Aflopend in de lijst.

Taken afdrukken

U kunt de gewenste takenlijst van uw Zoho Mail-account afdrukken in de app Taken. Open de desbetreffende takenlijst en klik op het pictogram Afdrukken. Geselecteerde taken kunnen via hetzelfde pictogram worden afgedrukt. Selecteer de taken die moeten worden afgedrukt door te klikken op het selectievakje naast de taken en klik op het pictogram Afdrukken

Takenlijsten die zijn gefilterd op basis van de status of prioriteit van de taken, kunnen ook worden afgedrukt via deze optie.

Taken kopiëren 

De taken kunnen via de volgende stappenworden gekopieerd in Zoho Mail: 

  1. Meld u aan bij Zoho Mail >> Taken en open de taak die u wilt kopiëren naar uw Streams-groep.
  2. Klik op het pictogram en selecteer Taak kopiëren.
  3. Kies in het pop-upvenster voor de groep en het project waarnaar u de taak wilt kopiëren, in de respectievelijke secties, en klik op 'Opslaan'.

U kunt de taak ook verplaatsen naar de andere Streams-groep door te kiezen voor Taak verplaatsen in het menu Meer opties.


Let op: u kunt ervoor kiezen om de opmerkingen onder de oorspronkelijke taak uit te sluiten door het selectievakje 'Inclusief opmerkingen' uit te schakelen terwijl u een taak kopieert of verplaatst.

Taken importeren en exporteren 

Taken importeren 

Het takenbestand dat u wilt importeren moet de indeling .csv hebben.

Als u taken wilt importeren in Zoho Taken, volgt u de volgende stappen:

  1. Klik op het pictogram bovenaan de linkerkant van de pagina
  2. Selecteer Importeren in de lijst
  3. Blader en selecteer het .csv-bestand met daarin uw taken
  4. Het importeren wordt ingepland en wordt afhankelijk van de grootte van het bestand voltooid. 
  5. Na voltooiing van het importeren wordt er een e-mailbericht naar uw Postvak IN verzonden.
  6. Vervolgens kunt u zien dat de taken worden ingevuld in de app Taken.

Taken exporteren

  1. Schakel de selectievakjes voor de taken in die u wilt exporteren
  2. Klik op het pictogram bovenaan de linkerkant van het scherm 
  3. Selecteer Exporteren
  4. Het exporteren van de geselecteerde taken wordt nu ingepland 
  5. Nadat het importeren is voltooid, wordt er een e-mailbericht naar uw Postvak IN verzonden.
  6. In de e-mail staat ook een koppeling waarmee u de geëxporteerde taken kunt downloaden.
  7. Het bestand wordt geëxporteerd in .csv-indeling.

Let op:

U kunt alleen notities toevoegen voor Zoho-accounts. U kunt geen notities koppelen aan e-mails in externe POP-accounts of in gedeelde mappen.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com