Gebruikshandleiding Zoho Mail

 Wat is een taak?

Een taak is een reeks acties die zijn toegewezen aan een persoon of een groep. Met een taak kan een klus, opdracht of probleem worden afgehandeld. Taken kunnen worden gebruikt op groepsniveau en zelfs op persoonlijk niveau. We delen taken in 2 categorieën in:

  1. Persoonlijke taken
  2. Groepstaken

 Een taak maken

  1. Klik op 'Taak toevoegen' om een nieuwe taak maken.
  2. Voeg een titel toe en stel de begin- en einddatum in.
  3. Stel de status en prioriteit in.

 Taak maken op basis van vervaldatum en tijd

Met Zoho Taken kunt u taken van één dag maken. Dit is een taak die is gebaseerd op tijd. U kunt taken van één dag maken, zoals bedrijfsafspraken, vergaderingen, televergaderingen, productdemonstraties, enz. U kunt ook herinneringen instellen via pop-ups en e-mails om u op de hoogte te brengen van volgende taken.

Een taak van één dag maken:

  • Klik op Taak toevoegen om een taak te maken.
  • Schakel het selectievakje in en stel de begin- en eindtijd in.
  • Stel de status, prioriteit, categorie en herinnering in, indien nodig.

Let op:

  • Een op tijd gebaseerde taak is een taak van één dag. Dus de startdatum en einddatum zijn hetzelfde.

 Een herinnering instellen voor een taak.

Maak een lijst met taken en ontvang op het juiste moment een herinnering aan deze taken terwijl u werkt. Met Zoho Taken kunt u een herinnering instellen voor elke taak die u maakt. Deze functie is zeer nuttig. Een gebruiksvriendelijke herinnering is ideaal voor zakelijk gebruik. 

 Herinnering via een pop-up en e-mail:

Maak een herinnering en word via een pop-up of e-mail op de hoogte gesteld wanneer het tijd is.

 Uw taken taggen

Tags is alweer zo'n handige functie in Zoho Taken. Hiermee kunt u gemakkelijk uw takenlijst per categorie organiseren. Zoho Taken ondersteunt meerdere aangepaste tags. Bijvoorbeeld: de taak 'Vergadering met manager' past wellicht bij de categorie 'Vergaderingen' en bij de categorie 'takenlijst'.

 Nieuwe tags toevoegen en tags toevoegen aan taken

  • Als u een nieuwe tag wilt toevoegen, klikt u op '+' naast Tags. Speciale tekens als / \ | * ? , : ; " > < % & # zijn niet toegestaan. U kunt ook een nieuwe tag toevoegen onder 'Tags', op de bovenste balk.

  • Als u taken wilt taggen, selecteert u een taak (klik in het selectievakje) en wijst u een tag toe uit de lijst met Tags op de bovenste balk. U kunt tags ook direct toevoegen/verwijderen/toewijzen door op een tag-pictogram te klikken dat in de lijst met tags staat.

  • U kunt meerdere tags aan een taak toevoegen en vice versa. Als u dit wilt doen, selecteert u een taak en wijst u de tags één voor één toe.
  • Om een algemene tag aan meerdere taken toe te wijzen, selecteert u meerdere taken tegelijk en wijst u aan allemaal tegelijk een tag toe.

  • U kunt ook de details van een taak weergeven, zoals titel, toegewezen aan, naam van de tag, status en percentage door simpelweg uw muisaanwijzer over de knopinfo van de taak te houden.

 Slepen-en-neerzetten

Zoho Taken is verbeterd en biedt u nu de mogelijkheid om een taak te taggen met behulp van de functie slepen-en-neerzetten. Dit is veel gemakkelijker en sneller dan de andere manier van taken taggen. Als u een taak wilt taggen, versleept u de taak en zet u deze neer op een tag in de lijst Tags. U kunt ook meerdere taken tegelijk selecteren en ze op een tag neerzetten.

Let op:

  • U kunt een subtaak of taak die aan door een andere gebruiker u is toegewezen, niet verslepen.

 Kleurcodering van tags

Geef uw tags een kleurcode om ze te onderscheiden van de rest van de tags. Dankzij kleurcodering is het veel eenvoudiger om tags in één oogopslag te vinden in plaats van ze tussen alle tags te zoeken. Zo geeft u uw tag een kleurcode.

  • Klik op het vierkante vakje van een label.
  • Kies een willekeurige kleur in het kleurenpalet.

 Groepstags

Groepstags zijn vergelijkbaar met Persoonlijke tags, waarbij u een tag kunt toevoegen aan een taak die bij een groep hoort. U kunt ook meerdere tags aan een taak toevoegen. Er zijn echter enkele dingen die anders zijn dan bij persoonlijke tags.

  • Een groepslid kan een tag aan een taak toewijzen. Maar het groepslid kan die specifieke tag niet bewerken of verwijderen.
  • Alleen de beheerder/moderator van de groep heeft de bevoegdheid om de tag te verwijderen of bewerken.

 Tags hernoemen en verwijderen.

  • U kunt een tag hernoemen of verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor de gewenste optie. Bij het verwijderen van een tag wordt ook de tag van de gekoppelde taak verwijderd.

 Terugkerende taken

Terugkerende taken zijn taken die regelmatig terugkeren. Als u een eigen bedrijf hebt, hebt u vast een reeks taken die elk(e) week/maand/jaar moeten worden uitgevoerd. In dat geval is het dus beter om een optie te hebben die u automatisch een herinnering aan de specifieke taak stuurt.

De optie Terugkerende taken in Zoho Taken genereert dezelfde taak automatisch nadat de taak is voltooid. De taak wordt gegenereerd op hetzelfde moment dat voor de eerste taak is ingesteld. Hieronder vindt u een typisch scenario waarbij de functie Terugkerende taak kan worden gebruikt:

Binnen een bedrijf moet de afdeling Boekhouding de salarissen van de werknemers elke maand op de laatste werkdag van die maand bijwerken. Er is een taak ingesteld voor 31 augustus. Dit is een maandag. De titel van de taak is 'Salaris bijwerken'. Selecteer Geavanceerd en herhaal de taak maandelijks op de laatste doordeweekse dag van elke maand. Zodra de taak is voltooid, wordt er een terugkerende taak gegenereerd voor 30 september. Dat is de laatste werkdag van de volgende maand. Deze taak wordt herhaald voor de daarop volgende maanden.

 Taken toewijzen

U kunt taken toewijzen aan elke gebruiker in uw bedrijf. Als u een taak wilt toewijzen aan een andere gebruiker, klikt u op het pictogram '+', selecteert u gebruikers en klikt u op OK. Alleen de eigenaar van de taak kan de taak verwijderen of bewerken.

 Integratie van taken met CRM en Projects:

Dit is een add-on voor gebruikers van Zoho Mail Suite. Gebruikers kunnen hun CRM- en Projects-taken rechtstreeks onder Taken van Zoho Mail Suite toevoegen zonder zich te hoeven aanmelden bij een specifieke toepassing.

 Categorisatie van taken:

Gebruikers kunnen verschillende categorieën maken en sorteren. Zo kan de gebruiker een taak maken en deze op een geordende manier categoriseren.

 De status van taken

U kunt de voortgang van uw taken met verschillende taakstatussen beoordelen. Met Zoho Business kunt u de volgende soorten statussen definiëren:

  1. Actie vereist: idealiter worden de taken die nog niet zijn gestart onder de status 'Actie vereist' gegroepeerd.
  2. In uitvoering: taken die zijn gestart en waar continu actie op wordt uitgevoerd, hebben de status 'In uitvoering'. Deze taken zijn actief en er wordt aan gewerkt.
  3. Voltooid: voltooide taken worden gegroepeerd onder de status Voltooide taken.
  4. Geannuleerd: als degene aan wie een taak is toegewezen besluit de taak te annuleren, valt de taak onder de optie Geannuleerde taken.

De deelnemer kan de status van de taak wijzigen in Geannuleerd als hij dat wil.

 De prioriteit van taken

Er zijn 5 soorten prioriteiten in Taken. Deze zijn Hoogst, Hoog, Normaal, Laag, Laagst. De standaardprioriteit is Normaal. De prioriteit kan worden ingesteld wanneer de taak wordt gemaakt, maar ook wanneer een taak wordt bewerkt. De taakprioriteit geeft aan hoe belangrijk de taak is.

Hieronder staan alle vijf verschillende prioriteiten en vier statussen.

 Taakweergaven:

Taken heeft vijf verschillende soorten weergaven voor gebruikers. Deze zijn:

  1. Taken voor vandaag
  2. Uitgestelde taken
  3. Aanstaande taken
  4. Taken van deze week
  5. Taken van deze maand

Taken kunnen worden bekeken aan de hand van de status van de taken. Als u klikt op Alles, In afwachting van behandeling, Voltooid of Geannuleerd, krijgt u alleen de taken te zien die die status hebben gekregen. Elke weergave toont de taken met die weergave-instelling, samen met de details van de voltooide taak
U kunt ook taken weergeven op basis van de status van de taken. Als u klikt op Alles, In afwachting van behandeling, Voltooid of Geannuleerd, krijgt u alleen de taken te zien die die status hebben gekregen. Elke weergave toont de taken met die weergave-instelling, samen met de details van de voltooide taak.

 Taak genereren

Er worden rapporten gegenereerd voor alle taken die worden gemaakt. Een rapport wordt gebaseerd op het volgende.

  1. Begindatum en einddatum
  2. Status van de taak: Actie vereist, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Geannuleerd
  3. De prioriteit van de taak: Hoogst/Hoog/Normaal/Laag/Laagst
  4. Categorie van de taak.

Er worden rapporten gegenereerd voor alle taken die worden gemaakt. Een rapport wordt gebaseerd op het volgende.

 Opmerkingen

Als u een opmerking wilt toevoegen aan een taak, klikt u op het pictogram Opmerking in de lijst met taken.

 Een subtaak toevoegen:

Als u een subtaak aan een bestaande taak wilt toevoegen, beweegt u de muisaanwijzer over de takenlijst en klikt u op het pictogram Subtaak toevoegen, zoals aangegeven in de onderstaande afbeelding. Dit is een extra optie waarbij gebruikers zelf een aantal subtaken kunnen toevoegen zonder dat zij steeds een nieuwe taak hoeven te maken.

 Importeren en exporteren:

U kunt eenvoudig uw uitgebreide takenlijst in Zoho Taken importeren vanuit een andere app die u momenteel gebruikt.

Taken importeren:

  • Sla uw takenbestand op in .ics- of .csv-indeling. De coderingsindeling van het geëxporteerde bestand moet UTF-8 zijn.
  • .Csv-bestanden moeten een juist opgemaakte koptekst hebben. De koptekst moet ten minste het onderwerp of de titel bevatten om de taken in Zoho te kunnen importeren.
  • Klik op 'Bladeren' en open het .ics- of .csv-bestand.
  • Klik op OK.
  • Als u wilt terugkeren naar de hoofdpagina, klikt u op 'Terug naar startpagina', in de rechterbovenhoek van de pagina Taken.

Taken exporteren:

U kunt ook taken exporteren in Zoho Taken.

  • Selecteer een taak die u wilt exporteren en klik op het vervolgkeuzemenu voor 'Exporteren'.
  • Kies de indeling [.ics of .csv]
  • Sla het bestand op.

 Snel toevoegen:

Als u een snelle notitie voor een taak wilt maken, gebruikt u de optie 'Snel toevoegen'. De notitie wordt dan toegevoegd aan uw takenlijst. Later kunt u de taak wijzigen als u dat wilt.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com