Taken - Zoho Mail

Taken

Met Taken in Zoho Mail bent u altijd op de hoogte van uw takenlijsten. Deze functie zorgt ervoor dat u individuele taken en groepstaken zowel kunt maken als bijhouden. 

 Individuele taken

Individuele taken zijn taken die u zelf moet uitvoeren. U kunt individuele taken maken en bijhouden onder Mijn taken. Wanneer u taken maakt, kunt u vervaldatums, herinneringen en prioriteiten voor de taken instellen.

 

U kunt een taak als voltooid markeren of een voltooide taak in de lijst direct opnieuw openen vanuit de lijstweergave door te klikken op het pictogram Taakstatus wijzigen. U kunt ook subtaken toevoegen aan een taak vanuit de lijstweergave. 

 

 Groepstaken

Als u taken maakt onder Groepen, is de taak toegankelijk voor alle groepsleden. U kunt de taak toewijzen aan elk lid van de groep. Groepstaken kunnen ook worden toegewezen aan elk lid van het bedrijf dat geen deel uitmaakt van de groep.

U kunt meerdere taken onder een project maken en meerdere subtaken onder elke hoofdtaak. U kunt een project selecteren wanneer u een taak maakt of u kunt rechtstreeks een nieuw project maken vanuit de weergave Taak toevoegen. Projecten zijn alleen beschikbaar voor groepstaken. 

Hoewel alle groepsleden een vind-ik-leuk of een opmerking onder een taak kunnen plaatsen, kunnen gebruikers met verschillende rollen binnen de groep verschillende toestemmingsniveaus krijgen voor het aanbrengen van wijzigingen in groepstaken. In de tabel hieronder vindt u hier een overzicht van.

 Hoofdtaak bewerken*Subtaak bewerken*
GroepsbeheerderJaJa
Eigenaar van taakJaJa
Toegewezene aan hoofdtaakJaJa
Toegewezene aan subtaakNeeJa
GroepslidNeeNee
Bedrijfslid (toegewezene aan hoofdtaak)NeeNee

*Machtigingen voor het aanbrengen van wijzigingen aan een hoofdtaak en subtaak omvatten het wijzigen van de taakomschrijving, titel, vervaldatum, prioriteit en terugkerende opties.

Machtigingen voor het toevoegen van genodigden aan een taak zijn afhankelijk van de vraag of Genodigden weigeren is gekozen voor die bepaalde taak.

Wanneer u groepstaken maakt, kunt u de taken onder projecten groeperen. Dit maakt het gemakkelijker om de volledige reeks verwante taken bij te houden. En de gehele groep heeft beter inzicht in de taken van het project, items die in behandeling zijn, de voorgang van de taak en het uiteindelijke doel. Dit garandeert ook dat de aandacht van alle leden van het team gefocust is, met duidelijke doelen en beter inzicht in de taak. 

Uw groepstaken kunnen worden gekopieerd of verplaatst naar een andere Streams-groep door de juiste opties te kiezen in het menu 'Meer opties'. U kunt ervoor kiezen om opmerkingen onder de oorspronkelijke taak te negeren wanneer de taak wordt gekopieerd of verplaatst door het selectievakje 'Inclusief opmerkingen' uit te schakelen.

Terugkerende taken

Bepaalde taken zijn geen eenmalige taken, maar worden met een bepaalde regelmaat herhaald. Deze taken worden terugkerende taken genoemd. U kunt terugkerende taken maken in Zoho Mail, bijvoorbeeld het genereren van rapporten, het betalen van rekeningen, het indienen van roosters, enzovoort. Klik op het pictogram Terugkerend om het herhalingspatroon voor de taak in te stellen.

U kunt kiezen tussen Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks en Jaarlijks voor de herhaling, met extra subopties voor het herhalingspatroon, de tijd, enzovoort.

 Subtaken

Een grote taak kan vaak worden opgesplitst in meerdere subtaken. Groepstaken bestaan vaak uit bijdragen van verschillende leden van het team, waarbij elk lid zorgt voor een andere subtaak. 

  

Spiekbriefje voor Taken

Zoho Taken biedt enkele vooraf gedefinieerde trucjes om het beheren van taken eenvoudiger te maken. U kunt een e-mail naar uzelf sturen in de opgegeven indeling om taken aan uw Postvak IN toe te voegen en te beheren.

Het onderwerp van de e-mail wordt als titel van de taak toegevoegd en de inhoud van de e-mail wordt als beschrijving van de taak toegevoegd. Alleen de eerste 50 tekens van de taak worden als beschrijving van de taak toegevoegd.

E-mail aanVoorbeeldDetails van het maken van een taak
<gebruikersnaam>+taak@domainname.comrebecca+taak@zylker.comMaakt een eenvoudige taak voor uzelf
<gebruikersnaam>+taak+1sept2016@domainname.comrebecca+taak+1sept2016@zylker.comMaakt een taak met een vervaldatum van 1 sept 2016
<gebruikersnaam>+taak+1sept@domainname.comrebecca+taak+1sept@zylker.comMaakt een taak met een vervaldatum van 1 sept 2016 als deze datum nog niet is geweest. Is dat wel het geval, dan wordt de vervaldatum ingesteld op 1 sept 2017

<groep-id>+taak@domainname.com

CC: lid@domainname.com

marketing+taak@zylker.com

CC: paula@zylker.com

Maakt een groepsopdracht en wijst deze toe aan het lid dat is toegevoegd aan Cc

<groep-id>+taak+1sept2016@domainname.com

CC: lid@domainname.com

marketing+taak+1sept2016@zylker.com

CC: paula@zylker.com

Maakt een groepstaak met als einddatum 1 sept 2016 en wijst deze aan het lid toe dat is toegevoegd aan Cc

Als u een gebruiker van een persoonlijk account bent, voert u 'zoho' in, in plaats van de domeinnaam.

De trucjes voor taken die u aan uzelf e-mailt, worden aan u toegewezen, terwijl de taken die zijn verzonden naar het e-mail-id van de groep als groepstaken worden toegevoegd. U kunt de app Taken openen vanuit uw postvak en de taken bewerken wanneer dit nodig is.

Let op:

Deze trucjes werken alleen als de e-mail is verzonden vanaf een domein dat wordt gehost door Zoho Mail.

Integratie van Zoho Projects

Integratie van Zoho Projects met Zoho Mail zorgt voor eenvoudige toegang vanuit de app Taken tot uw projectportals en de bijbehorende taken. Hiermee kunt u rechtstreeks in Zoho Projects een nieuwe taak maken of kunt u indien nodig vanuit Postvak IN een e-mail als taak/bug toevoegen onder de gewenste Project-portal. Kijk hier voor meer informatie over Integraties met Zoho Projects.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com