Hoe e-mail werkt - een overzicht

Hoe e-mail werkt

Wanneer u iemand een e-mail stuurt, vinden er achter de schermen de nodige verwerkingen plaats voordat de e-mail de ontvanger bereikt. Een korte samenvatting van de processen vindt u hieronder: 

  1. U stelt een e-mail op en verzendt deze vanaf uw e-mailclient
  2. De e-mailclient maakt verbinding met de uitgaande SMTP-server en draagt de e-mail over in MIME-indeling.
  3. De uitgaande SMTP valideert de gegevens van deafzender, verwerkt het bericht voor verzending en plaatst het in een uitgaande wachtrij
  4. De SMTP-server zoekt op basis van de domeingegevens in het adres van de ontvanger de DNS-server van het domein op en haalt de servergegevens van de ontvanger (MX-records/A-records wanneer geen MX-record wordt gevonden) op van het ontvangende domein. 
  5. De SMTP-server maakt verbinding met de mailserver van deontvanger en verzendt de e-mail via het SMTP-protocol.
  6. De server van de ontvanger valideert op zijn beurt het account van de ontvanger en bezorgt het e-mailbericht bij het e-mailaccount van de gebruiker. 
  7. De gebruiker bekijkt de ontvangen e-mail met behulp van zijn e-mailclient. 

Niet-bezorgde e-mails/onbezorgbare berichten (554.x.x-fouten/5xx-fouten):

Wanneer een e-mail is verzonden vanaf de client, kan een e-mail om een van de onderstaande redenen als onbezorgbaar worden teruggestuurd. Deze fouten zijn permanente fouten. Daarom wordt door de SMTP-servers niet geprobeerd de e-mails opnieuw te verzenden.

Ongeldig domein: 

Wanneer u een e-mail verzendt naar een ongeldig domein, kan de SMTP-server de DNS-gegevens voor het desbetreffende domein niet opzoeken. In dit geval wordt de e-mail als onbezorgbaar teruggestuurd door de SMTP-server zelf.  

Voorbeeld: u stuurt een e-mail naar abc@wdomein.com in plaats van abc@uwdomein.com. In dit geval is er geen geldige domeinnaam (wdomein.com), de DNS-zoekactie mislukt en het domein wordt beschouwd als ongeldig. 

Oplossing: controleer of de domeinnaam die u hebt ingevoerd, de juiste spelling heeft. 

Geen MX-records gevonden:

Wanneer u een e-mail naar een geldig domein stuurt, maar er geen MX-records of geldige A-records voor het domein zijn (er wordt niets geretourneerd door de DNS-servers), wordt de e-mail als onbezorgbaar teruggestuurd door de SMTP-server zelf. 

Oplossing: neem contact op met de ontvanger of de beheerder van de ontvanger als dit een bekend probleem is. Kijk of er een alternatief e-mailadres is en verstuur de e-mail naar dat adres in geval van nood. Dit is puur een probleem bij het domein van de ontvanger en kan worden opgelost door de beheerder van de ontvangers.

Ongeldige ontvangers/gebruiker onbekend:

Dergelijke fouten kunnen zich voordoen wanneer u een e-mail verzendt maar het e-mailadres onjuist invoert, of als u e-mail naar een medewerker stuurt die het bedrijf heeft verlaten. 

Voorbeeld: u stuurt een e-mail naar abb@uwdomein.com in plaats van abc@uwdomein.com. De e-mail wordt afgeleverd bij de MX-records van uwdomein.com. Er is echter geen geldig account met abb@uwdomein.com op de server en de ontvangende server stuurt de e-mail als onbezorgbaar terug. 

Oplossing: in sommige gevallen helpt het om het e-mailadres te controleren op typfouten. 

Schending van e-mailbeleid:

Op de ontvangende mailserver zijn mogelijk enkele beperkingen of e-mailbeleidsregels van toepassing op inkomende e-mails. Als de e-mail die u verzendt in strijd is met dergelijke beleidsregels, kan uw e-mail worden geweigerd door de ontvangende server. 

Voorbeeld: u stuurt een e-mail naar abc@uwdomein.com met een .mov-bestand als bijlage. Als de ontvangende server een e-mailbeleidsregel heeft om geen .mov-bestanden te accepteren, kan de ontvangende server de e-mail weigeren op basis van het beleid. 

Andere redenen:

Er kunnen andere redenen en fouten zijn dan de bovengenoemde. De ontvangende mailservers kunnen de e-mails om enkele veelvoorkomende redenen weigeren of terugsturen. Meestal wordt in de teruggestuurde e-mail de reden vermeld waarom deze is geweigerd. 

Tijdelijke e-mailfouten/fouten bij opnieuw proberen (451.x.x-fouten/4xx-fouten):

Wanneer een SMTP-server verbinding maakt met de ontvangende mailserver, retourneert de ontvangende server soms tijdelijke fouten. In dat geval wordt de e-mail in de wachtrij geplaatst om het opnieuw te proberen en zal de SMTP-server op vooraf ingestelde intervallen proberen de e-mail te bezorgen bij de ontvangende server.  Vaak worden de e-mails afgeleverd na een aantal pogingen. Als de e-mail niet wordt geaccepteerd door de ontvangende server na het vooraf ingestelde aantal pogingen, dan wordt de e-mail teruggestuurd naar de afzender als een permanente fout.

Server bezet:

Als de ontvangende server bezet is, wordt de e-mail in de wachtrij geplaatst om het opnieuw te proberen en wordt na enige tijd een nieuwe poging gedaan. 

Grijze lijst:

Wanneer sommige ontvangende servers voor het eerst e-mails ontvangen van specifieke domeinen, plaatsen ze de e-mails op een grijze lijst door tijdelijke fouten op te werpen. Vaak worden deze e-mails na een aantal pogingen toch bezorgd. 

Te veel e-mails/e-mailbeleid:

Sommige servers plaatsen de e-mails op een grijze lijst wanneer er sprake is van een plotselinge toename van het aantal e-mails dat van een specifiek domein of een specifiek IP-adres is ontvangen. Deze tijdelijke weigering is gebaseerd op het e-mailbeleid van de ontvangende server. 

Andere redenen:

Sommige ontvangende servers genereren 4xx-fouten wanneer het postvak van de ontvanger vol is of op basis van de antispaminstellingen van het domein of de server, enz. In Zoho Mail wordt het niet vinden van MX-records behandeld als een tijdelijke fout en wordt de e-mail in de wachtrij geplaatst om het opnieuw te proberen. 

 

 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com