Hallo! Hoe kunnen we u helpen?

Wat is e-mail?

E-mail is elektronische post, de meest betrouwbare wettige communicatiemethode die gebruikmaakt van elektronische apparaten en gegevensoverdracht om berichten via verschillende computernetwerken te verzenden naar een of meer ontvangers op internet.

Voordelen van e-mail

• E-mail is universeel omdat alle e-mailservers moeten voldoen aan de RFC-regels, die vooraf zijn gedefinieerd door de IETF (Internet Engineering Task Force).
• U kunt e-mails apart verzenden of in één keer naar meerdere mensen via verschillende e-mailservices.
• U kunt e-mails gebruiken om mensen meldingen of herinneringen te sturen.
• E-mails zijn een asynchrone communicatiemethode en ontvangers kunnen reageren op een moment dat voor hen uitkomt.
• De opties cc en bcc in e-mails zijn handig om mensen op de hoogte te houden, zelfs wanneer de ontvangers uit verschillende groepen personen bestaan.
• Dankzij universele toepassingen en opties voor toegang op elk moment en elke plek, zijn e-mails nog steeds de meest vertrouwde communicatiemethode voor communicatie binnen bedrijven.
• E-mails zijn het meest effectieve communicatiemiddel vanuit het oogpunt van kosten, snelheid en betrouwbaarheid.

Hoe e-mail werkt

Wanneer u uw vrienden of contactpersonen een e-mail stuurt, wordt deze bijna onmiddellijk bij de ontvangers bezorgd. Op de achtergrond wordt echter een reeks stappen uitgevoerd vanaf het moment dat u de e-mail verzendt en tot het moment dat de e-mail wordt bezorgd in het Postvak IN van de ontvanger. Een kort overzicht van dit proces vindt u hieronder:

1. U meldt zich aan bij uw e-mailaccount (via webmail, een mobiel apparaat of een desktopclient).
2. U opent de editor, geeft het onderwerp op, typt de content van de e-mail, kiest de ontvangers en maakt een concept van de e-mail.
3. U drukt op Verzenden om de e-mail te versturen. Nu begint het back-endproces.
4. De e-mailclient (web/mobiel/desktop) maakt verbinding met de uitgaande SMTP-server op basis van het e-mailaccount dat u hebt gebruikt.
5. De e-mailclient draagt de e-mail in MIME-indeling over aan de uitgaande SMTP-server.
6. De uitgaande SMTP-server valideert de gegevens van de afzender en verwerkt het bericht voor verzending.
7. Ook wordt gecontroleerd hoe groot de bijlage is en of de e-mail voldoet aan het beleid voor uitgaande e-mail dat is ingesteld voor het desbetreffende account.
8. Zodra de validatie helemaal is voltooid, zet de server de e-mail in de uitgaande wachtrij.
9. De SMTP-server zoekt de DNS-records van het domein op en haalt de MX-records van de ontvangende servers op (of A-records als er geen MX-record wordt gevonden).
10. Daarna maakt de SMTP-server verbinding met de MTA van de mailserver van de ontvanger en verzendt de e-mail via het SMTP-protocol.
11. De ontvangende server voert nu verschillende controles uit op de e-mail, waaronder spam- en viruscontroles, en accepteert de e-mail op basis van het antispam- en antivirusbeleid.
12. Vervolgens valideert de ontvangende server het ontvangende account en levert de e-mail aan het e-mailaccount van de gebruiker, op basis van het beleid voor inkomende e-mail dat voor het account is ingesteld.
13. De gebruiker bekijkt de ontvangen e-mail met behulp van zijn e-mailclient.

    

Niet-bezorgde e-mails/onbezorgbare berichten (554.x.x-fouten/5xx-fouten):

Wanneer een e-mail is verzonden vanaf de client, kan een e-mail om een van de onderstaande redenen als onbezorgbaar worden teruggestuurd. Deze fouten zijn permanente fouten. Daarom wordt door de SMTP-servers niet geprobeerd de e-mails opnieuw te verzenden.

Ongeldig domein:

Wanneer u een e-mail verzendt naar een ongeldig domein, kan de SMTP-server de DNS-gegevens voor het desbetreffende domein niet opzoeken. In dit geval wordt de e-mail als onbezorgbaar teruggestuurd door de SMTP-server zelf.

Voorbeeld: U stuurt een e-mail naar abc@wdomein.com in plaats van abc@uwdomein.com. In dit geval is er geen geldige domeinnaam (wdomein.com), waardoor de DNS-zoekactie mislukt en het domein als ongeldig wordt beschouwd.

Oplossing Controleer of de ingevoerde domeinnaam de juiste spelling heeft.

Geen MX-records gevonden:

Wanneer u een e-mail naar een geldig domein stuurt, maar er geen MX-records of geldige A-records voor het domein zijn (er wordt niets geretourneerd door de DNS-servers), wordt de e-mail als onbezorgbaar teruggestuurd door de SMTP-server zelf.

Oplossing Neem contact op met de ontvanger of de beheerder van de ontvanger als dit een bekend probleem is. Kijk of er een alternatief e-mailadres is en verstuur de e-mail naar dat adres in geval van nood. Dit is puur een probleem bij het domein van de ontvanger en kan worden opgelost door de beheerder van de ontvangers.

Ongeldige ontvangers/gebruiker onbekend

Dergelijke fouten kunnen zich voordoen wanneer u een e-mail verzendt maar het e-mailadres onjuist invoert, of als u e-mail naar een medewerker stuurt die het bedrijf heeft verlaten.

Voorbeeld: U stuurt een e-mail naar abb@uwdomein.com in plaats van abc@uwdomein.com. De e-mail wordt afgeleverd bij de MX-records van uwdomein.com. Er is echter geen geldig account met abb@uwdomein.com op de server en de ontvangende server stuurt de e-mail als onbezorgbaar terug.

Oplossing In sommige gevallen helpt het om het e-mailadres te controleren op typfouten.

Schending van e-mailbeleid:

De ontvangende mailserver past misschien beperkingen of e-mailbeleidsregels toe op inkomende e-mails. Als de e-mail die u verzendt in strijd is met dergelijke beleidsregels, kan uw e-mail worden geweigerd door de ontvangende server.

Voorbeeld: U stuurt een e-mail naar abc@uwdomein.com met een .mov-bestand als bijlage. Als de ontvangende server een e-mailbeleidsregel heeft om geen .mov-bestanden te accepteren, kan de ontvangende server de e-mail weigeren op basis van het beleid.

Andere redenen:

Er kunnen andere redenen en fouten zijn dan de bovengenoemde. De ontvangende mailservers kunnen de e-mails om enkele veelvoorkomende redenen weigeren of terugsturen. Meestal wordt in de teruggestuurde e-mail de reden vermeld waarom deze is geweigerd.

Tijdelijke e-mailfouten/fouten bij opnieuw proberen (451.x.x-fouten/4xx-fouten):

Wanneer een SMTP-server verbinding maakt met de ontvangende mailserver, retourneert de ontvangende server soms tijdelijke fouten. In dat geval wordt de e-mail in de wachtrij geplaatst om het opnieuw te proberen en zal de SMTP-server op vooraf ingestelde intervallen proberen de e-mail te bezorgen bij de ontvangende server. Vaak worden de e-mails afgeleverd na een aantal pogingen. Als de e-mail niet wordt geaccepteerd door de ontvangende server na het vooraf ingestelde aantal pogingen, dan wordt de e-mail teruggestuurd naar de afzender als een permanente fout.

Server bezet:

Als de ontvangende server bezet is, wordt de e-mail in de wachtrij voor opnieuw proberen geplaatst en wordt na enige tijd een nieuwe poging gedaan.

Grijze lijst:

Wanneer sommige ontvangende servers voor het eerst e-mails ontvangen van specifieke domeinen, plaatsen ze de e-mails op een grijze lijst door tijdelijke fouten op te werpen. Vaak worden deze e-mails na een aantal pogingen toch bezorgd.

Te veel e-mails/e-mailbeleid:

Sommige servers plaatsen de e-mails op een grijze lijst wanneer er sprake is van een plotselinge toename van het aantal e-mails dat van een specifiek domein of een specifiek IP-adres is ontvangen. Deze tijdelijke weigering is gebaseerd op het e-mailbeleid van de ontvangende server.

Andere redenen:

Sommige ontvangende servers genereren 4xx-fouten wanneer de mailbox van de ontvanger vol is of op basis van de antispaminstellingen van het domein of de server, enz. In Zoho Mail wordt het niet vinden van MX-records behandeld als een tijdelijke fout en wordt de e-mail in de wachtrij geplaatst om het opnieuw te proberen.