De functie Email Sharing

De functie Email Sharing

Met de functie Email Sharing kunt u eenvoudig discussies in e-mails beheren met behulp van opmerkingen, zonder daarbij meerdere mails te hoeven doorsturen of beantwoorden. Het is een probleemloze manier om de informatie in een e-mail te delen met uw collega's en hun mening/feedback/advies te vragen.

De functie Email Sharing

De functie Email Sharing maakt eenvoudige samenwerking in e-mails mogelijk met uw teamleden en collega's.

Vaak ontvangen we e-mails van een klant of andere zakelijke contactpersonen, die naar een aantal mensen in hetzelfde team of dezelfde organisatie moeten worden verzonden, waarover een discussie moet worden gevoerd of waarvan de inhoud moet worden besproken voordat er een zinvolle reactie naar de afzender kan worden gestuurd. Dergelijke e-mails worden voortdurend doorgestuurd en beantwoord, waarbij de oorspronkelijke context van de e-mail vaak verloren gaat. Soms leidt dit tot onnodige vertragingen van dagen, weken en zelfs jaren. Er komt ook veel verwarring voor, omdat we mogelijk belangrijke informatie missen die door iemand in een van de e-mails wordt gedeeld.

De functie voor het delen van e-mails zorgt ervoor dat de context van de discussie altijd centraal staat bij de e-mail. De medewerkers delen hun feedback via opmerkingen, die contextuele duidelijkheid geven over het antwoord en ervoor zorgen dat er geen ongewenste vertragingen of onzekerheden in het antwoord zijn.

 Hoe werkt het delen van e-mails

Elke e-mail die u ontvangt of verzendt, kan worden gedeeld met iedereen binnen het bedrijf. U moet de relevante personen in de e-mail vermelden met een @ en de mail niet direct naar hen doorsturen. U kunt de e-mail delen met individuele gebruikers of zelfs met een Streams-groep. De gebruikers of leden van de groep ontvangen een melding over de gedeelde e-mail. Ze kunnen het e-mailgesprek bekijken en hun feedback als opmerking toevoegen.

  • Wanneer u een e-mail deelt, wordt het hele gesprek gedeeld met de gekozen gebruikers.
  • Zelfs als u deelt vanuit de zoekweergave, waarbij de e-mails worden weergegeven als afzonderlijke e-mails, wordt het hele gesprek gedeeld met de geselecteerde gebruikers.
  • De oorspronkelijke afzender van de e-mail of de andere ontvangers ontvangen geen bericht van uw opmerking of de gedeelde e-mail, tenzij deze is opgenomen in de opmerkingen. 
  • Wanneer u een e-mail deelt met een andere gebruiker, kan deze om veiligheidsredenen geen nieuwe persoon uitnodigen om de e-mail te bekijken.
  • U kunt op de link View all shares klikken om de lijst met leden weer te geven die deel uitmaken van de gedeelde e-mail en de bijbehorende discussie.

Voordelen van de functie Email Sharing:

  • De oorspronkelijke e-mailinhoud kan niet worden gewijzigd.
  • De e-mailthreads zijn relevanter, omdat de ongewenste threads die door doorgestuurde e-mails ontstaan, worden voorkomen.
  • Hetzelfde gesprek kan met een nieuwe persoon worden gedeeld zonder dat er meerdere e-mails hoeven te worden doorgestuurd.
  • Zelfs een nieuwe persoon die voor de thread is uitgenodigd, kan de discussie en informatiestroom zonder problemen begrijpen.

Genodigden toestaan/weigeren

Tijdens het delen van de e-mail worden standaard de machtigingen voor het toevoegen van genodigden verleend aan iedereen met wie u de e-mail deelt. U kunt ook voorkomen dat leden genodigden aan dat e-mailbericht toevoegen.

Klik hiertoe voordat u de e-mail deelt met de leden binnen het bedrijf op het pictogram Disallow members from adding invitees.

U kunt uw voorkeur ook wijzigen in Allow members to add invitees nadat u de e-mail hebt gedeeld, voor het geval u later van gedachten verandert. 

 

: dit pictogram geeft aan dat genodigden niet door iedereen kunnen worden toegevoegd, behalve door degene die de e-mail heeft gedeeld.

: dit pictogram geeft aan dat genodigden kunnen worden toegevoegd door iedereen met wie het e-mailbericht is gedeeld.

 Streams en e­mail delen

Streams is hoofdzakelijk ontwikkeld om met een team van gebruikers samen te werken met behulp van status, notities, taken en opmerkingen. De functie Email Sharing is een van de unieke functies van Streams, waarmee gebruikers kunnen samenwerken aan e-mails.
Wanneer u een e-mail deelt, ontvangen de relevante leden een melding dat de e-mail is gedeeld. De e-mail kan worden gelezen op de Streams-pagina en hierop kan worden gereageerd door de gebruikers.

 

De e-mails die door u worden gedeeld met andere groepen of sets gebruikers, kunnen worden weergegeven in My Posts op het tabblad Home.

 Delen vernieuwen met nieuwe e-mail in gesprekken

Wanneer u een e-mail deelt, wordt het gesprek dat op dat moment binnen de e-mail plaatsvindt, gedeeld met andere gebruikers. Stel dat hetzelfde gesprek wordt bijgewerkt met nieuwe e-mails. De uitgenodigde gebruikers kunnen deze e-mails niet automatisch bekijken.
U kunt de e-mails bekijken en beslissen of u de gedeelde items wilt vernieuwen met de nieuwe e-mails. De gedeelde e-mails die (niet) zijn gedeeld, kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van de weergegeven visuele verschillen. De gedeelde e-mails hebben een gemarkeerd pictogram dat aangeeft dat de e-mails zijn gedeeld, terwijl de e-mails die onderdeel zijn van hetzelfde gesprek maar die niet gedeeld zijn, grijs worden weergegeven.

 

Als u de nieuwere of niet-gedeelde e-mails aan de gedeelde items wilt toevoegen, klikt u op het pictogram waarmee u e-mails deelt om de weergave van de bestaande leden bij te werken.

Geselecteerde e-mails delen

U kunt geselecteerde e-mails uit een gespreksthread delen met een andere gebruiker. U kunt de e-mails selecteren in de thread die u wilt delen door op het pictogram Share naast de desbetreffende e-mails te klikken. In het opmerkingvak wordt het aantal e-mails weergegeven dat ter referentie is geselecteerd. Nadat u de e-mails hebt geselecteerd, kunt u de relevante gebruikers vermelden met een @ in het opmerkingvak en klikken op Share Emails

Als u e-mails wilt opnemen of uitsluiten van de gedeelde e-mails, kunt u de e-mails selecteren/deselecteren in het gesprek. Dit wordt automatisch bijgewerkt.

 Concepten delen

U kunt een concept van een e-mail delen voordat u deze verzendt. Dit vereenvoudigt het beoordelingsproces, waarbij een andere persoon de inhoud moet controleren voordat u op Send klikt. Input van andere gebruikers kan u helpen aan betere feiten of u kunt hiermee verstrekte feiten controleren of zelfs fouten/typfouten corrigeren. Via opmerkingen kunt u wijzigingen aanbrengen op basis van de feedback die u in uw concept hebt ontvangen. Zodra het concept is opgeslagen, klikt u op de knop Share. 

Hiermee wordt aan de rechterkant een opmerkingvak geopend waar u iedereen kunt vermelden met een @ om het concept te delen. Het aantal opmerkingen wordt weergegeven in de rechterbovenhoek van de opsteller. U kunt op dit Comment-pictogram klikken om het gedeelte met opmerkingen weer te geven of te verbergen.

 

Bij elke wijziging die in het concept wordt opgeslagen, worden genodigden op de hoogte gesteld met het Refresh-symbool in de conceptweergave in Streams. Klik op de knop Refresh om de meest recente opgeslagen versie van het concept te bekijken.

U kunt de optie Notify to All gebruiken om de genodigden specifiek op de hoogte te stellen van het bijgewerkte concept.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com