Gebruikersaccounts exporteren/Back-up maken van e-mailaccounts

Gebruikersaccounts exporteren/back-up maken van e-mailaccounts

E-mail exporteren

De hoofdbeheerders of beheerders kunnen de e-mailaccounts van de gebruikers in hun bedrijf exporteren in het kader van het back-upbeleid of om een back-up te maken van een account voordat een medewerker het bedrijf verlaat. In bepaalde gevallen, als de opslag van het e-mailaccount wordt gebruikt, kunnen de beheerders een back-up maken van e-mails van dat account op basis van een specifieke periode, en vervolgens oudere e-mails verwijderen om ruimte vrij te maken voor dat account. 

Het exporteren van een e-mailaccount kan worden uitgevoerd voor het gehele account of voor een bepaalde periode.  De geëxporteerde e-mails zijn beschikbaar in een zipbestand in het configuratiescherm gedurende een periode van 30 dagen vanaf de dag van het exporteren.   

Volledige e-mailaccounts exporteren - beheerders

Doorgaans wordt het gehele account geëxporteerd wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, en als de beheerder een back-up van het account moet maken voordat het account wordt verwijderd of de e-mails worden gewist. Bij deze back-up worden de e-mails geëxporteerd in EML-indeling en gecomprimeerd in zipbestanden. De zipbestanden hebben de exacte mappenstructuur die beschikbaar was in het gebruikersaccount. 

Alleen de e-mails die beschikbaar zijn in dat account op dat moment worden geëxporteerd. De e-mails in de spammap en de prullenbak worden niet opgenomen in de back-up. 

Zorg dat u de zipbestanden downloadt via het configuratiescherm voordat u het account verwijdert. Zodra het account is verwijderd, worden de geëxporteerde zipbestanden van dat account ook gewist en zijn ze niet meer beschikbaar om te downloaden. 

  1. Meld u aan bij het configuratiescherm als hoofdbeheerder/beheerder. 
  2. Selecteer Export Mail Accounts onder Email Administration.
  3. Selecteer Entire Account om het gehele account te exporteren. 
  4. Begin het e-mailadres te typen om het account te zoeken en te selecteren waarvoor u de back-up wilt plannen. 
  5. U kunt ook meerdere accounts selecteren om een back-up te plannen voor meerdere accounts. 
  6. Klik op Begin Export om het exporteren van e-mail te plannen voor de geselecteerde accounts. 
  7. Zodra u op Begin Export klikt, ziet u een pop-upvenster waarin u een wachtwoord kunt maken voor de geëxporteerde bestanden.
  8. Dit is een optionele stap en u kunt de optie Encrypt with password uitgeschakeld laten als u de bestanden niet met een wachtwoord wilt beveiligen.
  9. Schakel het selectievakje Encrypt with password in als u een wachtwoord wilt maken voor uw geëxporteerde bestanden.
  10. Voer het wachtwoord in dat u wilt instellen voor de bestanden en klik op Export File.
  11. Zodra het exporteren is voltooid, ziet u een downloadlink in de status. 
  12. Klik op de downloadlink om de lijst met zipbestanden weer te geven die u kunt downloaden voor elk account.
  13. Er wordt ook een e-mailmelding verzonden naar de beheerder en de gebruiker, met de links om de beschikbare bestanden te downloaden.
  14. De geëxporteerde zipbestanden zijn 30 dagen beschikbaar vanaf de datum van de export. 

Exportspecifieke periode - op basis van datum:

De beheerder kan back-ups van de e-mailaccounts maken voor specifieke perioden, om te voldoen aan de vereisten van het bedrijfsbeleid. Voor elk account kan de beheerder een back-up maken van een periode tussen geselecteerde datums door het account en de datums te selecteren. 

  1. Aanmelden bij het configuratiescherm als hoofdbeheerder/beheerder. 
  2. Selecteer Export Mail Accounts onder Email Administration.
  3. Als u e-mails wilt exporteren op basis van een bepaalde periode, selecteert u de From Date en To Date, gebaseerd op de periode waarvoor u de e-mails wilt exporteren. 
  4. Begin het e-mailadres te typen om het account te zoeken en te selecteren waarvoor u de back-up wilt plannen. 
  5. U kunt ook meerdere accounts selecteren om een back-up te plannen voor meerdere accounts. 
  6. Klik op Begin Export om het exporteren van e-mail te plannen voor de geselecteerde accounts. 
  7. Zodra u op Begin Export klikt, ziet u een pop-upvenster waarin u een wachtwoord kunt maken voor de geëxporteerde bestanden.
  8. Dit is een optionele stap, en u kunt de optie Encrypt with password uitgeschakeld laten als u de bestanden niet met een wachtwoord wilt beveiligen.
  9. Schakel het selectievakje Encrypt with password in als u een wachtwoord wilt maken voor uw geëxporteerde bestanden.
  10. Voer het wachtwoord in dat u wilt instellen voor de bestanden en klik op Export File.
  11. Zodra het exporteren is voltooid, ziet u een downloadlink in de status. 
  12. Klik op de downloadlink om de lijst met zipbestanden weer te geven die u kunt downloaden voor elk account.
  13. Er wordt ook een e-mailmelding verzonden naar de beheerder en de gebruiker, met de links om de beschikbare bestanden te downloaden.
  14. De geëxporteerde bestanden zijn 30 dagen beschikbaar vanaf de datum van de export. 

Specifieke map exporteren - back-up gebruiker:

De gebruikers kunnen zich aanmelden bij hun eigen accounts om e-mails in een bepaalde map of een set mappen te exporteren. De opties voor het exporteren van de e-mails in hun account zijn beschikbaar onder het gedeelte Import/ Export van de instellingen. De beheerder kan het exporteren van e-mails echter beperken met de toegangsbeperkingen uit het Mail Policy

Back-up via doorsturen van e-mail

U kunt via het doorsturen van inkomende en uitgaande e-mail een kopie bewaren van de e-mail die binnenkomt op het account en de e-mail die wordt verzonden vanaf het account. U moet exclusief voor dit doel twee gebruikersaccounts maken in uw bedrijf. Voorbeeld: backup.in@uwdomein.com en backup.uit@uwdomein.com. 

U kunt alle inkomende e-mails doorsturen naar het account backup.in door Email Forwarding te configureren in het configuratiescherm. 

Het doorsturen van uitgaande e-mail is hoofdzakelijk gebaseerd op het beleid voor het doorsturen van uitgaande e-mail. U kunt het beleid voor het doorsturen van uitgaande e-mail maken en backup.uit@uwdomein.com configureren als het account dat wordt gebruikt om een kopie van uitgaande e-mails te behouden. Vervolgens moet u het beleid toepassen op de gebruikers, van wie u een back-up wilt hebben van de uitgaande e-mails. Hier vindt u meer informatie over e-mailbeleid. 

Wanneer u meerdere accounts configureert om te worden doorgestuurd naar de enkele accounts, moet u ervoor zorgen dat de back-up-accounts beschikken over voldoende opslag om het volume van e-mails te kunnen verwerken. 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com