Voldoen aan de AVG met Zoho Campaigns

Wanneer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking treedt op 25 mei 2018 zult u een aantal e-mailmarketingpraktijken moeten implementeren om te voldoen aan de wet. Zoho Campaigns biedt de meest essentiële functionaliteiten waarmee u de AVG -vereisten kunt gaan vervullen. 

Kwaliteit van adressenlijsten behouden met dubbele aanmelding

Met het dubbele aanmeldingsproces van Zoho Campaigns laat u alleen abonnees die echt contact willen met u toe tot uw adressenlijsten. Dit betekent dat elk individu dat gegevens verzendt via een aanmeldingsformulier, een bevestigingsmail ontvangt waarmee het abonnement wordt geaccepteerd of geweigerd. Eenvoudig gezegd is dubbele aanmelding uw manier om schone en gezonde adressenlijsten aan te leggen.

Sign up confirmation

Persoonsgegevens verwerken op de juiste wettelijke basis

U kunt de gegevens van de abonnees verwerken voor uiteenlopende doeleinden, maar om af te stemmen op de gegevensverwerkingsbeginselen van de AVG moet u de juiste wettelijke basis voor elk doel bepalen. Of u één verwerkingsdoel hebt of meerdere, met AVG-conforme e-mailmarketing van Zoho Campaigns kunt u gegevens verwerken op basis van een van deze zes wettelijke grondslagen: contract, toestemming vereist, wettelijke verplichting, legitiem belang, openbare taken en vitaal belang. Aan de hand van deze methode kunt u organiseren hoe u persoonsgegevens verzamelt en hoe u ermee omgaat. 

Opmerking: wij raden u altijd aan om juridisch advies in te winnen om de juiste wettelijke basis te bepalen voor elk van uw gegevensverwerkingsactiviteiten.

Lawful bases for data processing

Expliciete toestemming verkrijgen voordat u contact legt

Als uw gegevensverwerkingsdoel onder de wettelijke basis ‘Toestemming vereist’ valt, verzendt u e-mails voor toestemming aan abonnees voordat u de marketingmails verzendt. Zo weet u zeker dat abonnees die interesse hebben getoond via evenementen, beurzen of webinars nadrukkelijk hun toestemming hebben gegeven om door u te worden benaderd. Met Zoho Campaigns kunnen uw abonnees ook hun toestemming voor een bepaald doel weigeren met de optie Weigeren in de toestemmingsmails.

Obtain consent

Wees transparant met de persoonsgegevens van abonnees

Het  Recht van inzage dat wordt opgelegd door de AVG houdt in dat abonnees toegang hebben tot hun persoonsgegevens wanneer ze dat maar willen. Laat uw abonnees zich veilig voelen en zeker weten dat u hun gegevens op de juiste manier gebruikt. Met Zoho Campaigns kunt u de persoonsgegevens van abonnees in machinaal leesbare bestandstypen exporteren, zodat u de gegevens kunt e-mailen wanneer zij hierom vragen. 

Opmerking: elk bestand dat abonneegegevens bevat, moet verplicht worden beveiligd met een wachtwoord. Wij raden u aan de gegevens alleen te exporteren op verzoek van uw abonnees en de gegevens te verwijderen nadat u deze met hen hebt gedeeld. 

Export subscriber data

Voeg impressumgegevens toe en maak communicatie effectief

Behoud transparantie in uw e-mailmarketing door impressumgegevens op te nemen, die informatie geven over de afzender van de e-mail, zoals naam, contactgegevens en fiscaal identificatienummer. Zoho Campaigns verplicht u de  samenvoegende tags van impressumgegevens in al uw e-mails op te nemen. 

Opmerking: details over de naam van de geautoriseerde vertegenwoordiger en het e-mailadres van de contactpersoon zijn verplicht bij de impressumgegevens. Andere details zoals het adres van de organisatie, het telefoonnummer en fiscaal identificatienummer zijn optioneel.

Imprint information

Vertel abonnees hoe u ze kent

Breng uw abonnees in herinnering waarom zij een bepaalde e-mail van u ontvangen. Zoho Campaigns verplicht u bij het maken van een adressenlijst de bron op te geven waaruit u de informatie van abonnees hebt ontvangen. Deze beschrijving wordt automatisch toegevoegd aan de voettekst van uw e-mails.

Mailing list description

Sta abonnees toe om te kiezen wat ze willen ontvangen

Stuur abonnees boeiende en actuele content op basis van hun interesse, en neem een samenvoegende tag van abonneevoorkeuren op in uw e-mail. Hiermee kunnen uw abonnees eenvoudig bijwerken welk soort e-mails zij willen ontvangen en gaan uw betrokkenheidscijfers omhoog. 

Subscriber preferences

Houd uw abonneerecords up-to-date

Net als bij het Recht op rectificatie van de AVG moeten abonnees hun persoonsgegevens wanneer ze maar willen kunnen bewerken. Zoho Campaigns maakt dit mogelijk door een link voor profiel bijwerken op te nemen in de voettekst van uw e-mail.

Update profile

Sta abonnees toe hun persoonsgegevens te verwijderen

Abonnees hebben alle rechten om u te vragen om hun persoonlijke informatie te verwijderen, zoals staat vermeld in het Recht op wissen/Recht om te worden vergeten van de AVG. Wanneer abonnees vinden dat hun gegevens niet meer nodig zijn voor uw organisatie, kunnen zij naar de link voor afmelden gaan vanuit de voettekst van de e-mail, waar een optie staat om persoonsgegevens te wissen. 

Data erasure

Bescherm persoonsgegevens met gegevensversleuteling

Aangezien gegevensbescherming een van de belangrijkste aspecten is van de AVG, is het opslaan van de informatie van abonnees met de grootst mogelijke veiligheid essentieel. Zoho Campaigns maakt dit eenvoudiger met de aangepaste veldversleuteling, een optie waarmee u met één klik aangepaste velden voor abonnees kunt versleutelen.

Custom field encryption

Garandeer gegevensbescherming met een privacybeleid

Neem een privacybeleid op in uw aanmeldingsformulieren en abonnees zullen zich veilig voelen bij het verzenden van hun gegevens naar uw organisatie. Conform het  Recht op informatie van de AVG hebben alle aanmeldingsformulieren die u maakt met Zoho Campaigns de optie om een link toe te voegen onder aan uw privacyverklaring. Hiermee versterkt u de geloofwaardigheid van uw merk enorm.

Privacy policy

Laat de ongeïnteresseerden zich afmelden

Houd adressenlijsten gezond en verminder spamklachten door ongeïnteresseerde abonnees van uw lijsten te verwijderen. Zoho Campaigns heeft standaard een link voor afmelden in de voettekst van uw e-mails. Dit maakt het gemakkelijk voor abonnees om uw adressenlijst of organisatie met één klik te verlaten. In dit proces kunnen abonnees desgewenst ook hun informatie wissen uit uw organisatie, zoals vermeld in het Recht op wissen/Recht om te worden vergeten.

Unsubscribe from newsletters

Disclaimer: naleving van de AVG-vereisten is alleen mogelijk als mensen, processen en technologie worden gecombineerd. Zoho Campaigns heeft al het mogelijke gedaan om oplossingen te bieden waarmee u kunt voldoen aan de wet. Disclaimer: de informatie die hier wordt gepresenteerd, mag niet worden opgevat als juridisch advies. Wij raden altijd aan om juridisch advies in te winnen over de beste manieren om naleving van de AVG te waarborgen.