AVG en Zoho

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een regelgeving op het gebied van de privacy van persoonsgegevens die tot doel heeft individuen een betere bescherming, controle en bewustzijn te bieden van de manier waarop hun informatie wordt gebruikt, verwerkt of verwijderd.

Zoho heeft als bedrijf en door zijn filosofie altijd geloofd in het beschermen van klantgegevens en het waarborgen van privacy, waar ze zich ook bevinden. Zoho Backstage is daarom zorgvuldig ontworpen om u te helpen de grote hoeveelheid gegevens van deelnemers die u tijdens een evenement verzamelt te verwerken in overeenstemming met de AVG. Als uw bedrijf evenementen in de EU organiseert, is de AVG van toepassing bij het verwerken van de gegevens van deelnemers.

Bij ons zit u goed!

De evenementensector staat erom bekend dat via verschillende bronnen en hulpmiddelen gegevens worden verzameld. Een van de redenen waarom de AVG is ingesteld, is dat gegevens tegenwoordig door steeds meer organisaties worden misbruikt. Dat is voor ons geen verrassing en daarom hebben we elke functie in uw evenementbeheersoftware zorgvuldig AVG-compatibel gemaakt. Dit houdt in:

  • Dat uw gegevens veilig worden bewaard
  • Dat we u kunnen helpen de gegevens van uw deelnemers veilig te stellen en dat u aan de AVG-normen voldoet

Hoe voldoet Zoho Backstage aan de AVG?

  • Eerlijkheid en transparantie bij het verzamelen van gegevens

    Zoho Backstage verzamelt tijdens het inschrijvingsproces alleen de minimaal vereiste gegevens van de gebruiker en garandeert transparantie en toestemming bij het gebruik van die informatie. Als er gegevens van een externe bron binnenkomen, zoals van een geïntegreerd platform, zal Zoho Backstage deze gegevens blijven volgen.

  • Gegevenscodering en wachtwoordbeveiliging

    Alle persoonlijke gegevens die in Zoho Backstage zijn opgeslagen, worden versleuteld met 256-bits Advanced Encryption Standard (AES). Op deze manier wordt de veiligheid van uw gegevens gewaarborgd. Wanneer gegevens over het evenement met informatie over de organisator, sprekers, sponsors, tickets of deelnemers worden gedownload, wordt er om een wachtwoord gevraagd om ongeoorloofde offline toegang te voorkomen.

  • Het openen en corrigeren van persoonlijke gegevens

    Als een organisator op enig moment zijn of haar in Zoho Backstage opgeslagen persoonlijke gegevens wil aanpassen omdat deze onjuist of onvolledig zijn, kan hij of zij deze op elk gewenst moment vanuit het systeem openen en wijzigen. Om ongeoorloofde toegang tot de evenementenportal en de bijbehorende gegevens te voorkomen, kan een accountbeheerder de toegang tot de portal beperken door een reeks vertrouwde IP-adressen toe te voegen.

    Toegang tot en het aanpassen van persoonlijke gegevens
  • Gegevens importeren/exporteren

    De organisator kan gegevens zoals profielinformatie, evenementenagenda en tickets veilig exporteren met wachtwoordbeveiliging. Gebruikers kunnen ook gegevens van een ander systeem importeren in Zoho Backstage.

  • Gegevensportabiliteit

    Als een organisator van een evenement alle gegevens van Zoho Backstage naar een ander systeem wil overbrengen, kan dat op elk moment. Zoho Backstage vergrendelt gegevens niet.

  • Verwijderen van persoonsgegevens

    Zoho Backstage wist alle persoonlijke gegevens van een bepaalde organisator binnen 60 dagen na het eerste verzoek.

  • De activiteiten van de organisatoren vastleggen

    Volg alle activiteiten die door uw team (de organisatoren van het evenement) worden uitgevoerd, zoals het toevoegen, verwijderen of wijzigen van een element in het evenement. Zorg dat u op de hoogte bent van elke verandering die in het systeem plaatsvindt.

    de activiteiten van de organisatoren vastleggen

Hoe kunnen organisatoren van evenementen met Zoho Backstage aan de regels voldoen?

Het is een vervelende klus om veilig met klantgegevens om te gaan met de strenge regelgeving in het achterhoofd. Daarom hebben we alles in het werk gesteld zodat Zoho Backstage voldoet aan alle wettelijke vereisten van de AVG bij het verwerken van gegevens van deelnemers.

  • Recht op toegang

    Zoho Backstage biedt organisatoren van evenementen de mogelijkheid om hun deelnemers informatie op te laten vragen over hun gegevens die in het product zijn opgeslagen. Ons advies aan organisatoren binnen of buiten de EU is om deze optie beschikbaar te stellen zodat mensen een verzoek kunnen indienen om toegang te krijgen tot al hun informatie. Op verzoek worden alle gegevens gearchiveerd en kan de organisator van het evenement deze delen met de deelnemer.

  • Recht op rectificatie

    Als een deelnemer op elk gegeven moment persoonlijke gegevens wil toevoegen of wijzigen, kan hij of zij dit doen door zich simpelweg aan te melden bij zijn of haar account en het betreffende veld te bewerken.

  • Recht om persoonlijke gegevens te verwijderen

    Zoho Backstage biedt deelnemers de mogelijkheid om organisatoren het verzoek te sturen om hun gegevens van de website van het evenement te verwijderen of te anonimiseren. Na goedkeuring van dit verzoek worden de gegevens binnen 30 dagen na de datum van goedkeuring gewist of geanonimiseerd.

    Recht om persoonlijke gegevens te verwijderen
  • Transparantie van gegevensverwerking

    Organisatoren van evenementen kunnen geautomatiseerde e-mails instellen voor verschillende onderdelen van het evenement, zoals de registratie, met behulp van Zoho Backstage. Maar als potentiële deelnemers die zich hebben aangemeld en geen ticket voor het evenement hebben gekocht hun komst afzeggen of zich willen afmelden voor alle promotionele e-mails over het evenement, dan is dat mogelijk. De organisator kan ervoor kiezen om tijdens het aanmelden toestemming te vragen om deze e-mails te verzenden.

    Transparantie van gegevensverwerking
  • Belangrijke opmerking over integratie van derden

    Als u integreert met andere hulpmiddelen van derden, bekijk dan hoe deze reageren op de AVG om ervoor te zorgen dat u de juiste stappen neemt de AVG na te leven.

Disclaimer: De informatie die hierin wordt gepresenteerd, mag niet worden opgevat als juridisch advies. Wij raden u aan om juridisch advies in te winnen om te voldoen aan de eisen van de AVG.