法務チーム向けのコンテンツコラボレーション

協力してリスクを低減

「3人寄れば文殊の知恵」と言うように、法律問題では1人よりもみんなで考えたほうがよい知恵を得られます。チームフォルダーに専門家を集めて、複雑なケースに対する革新的な解決法を得ましょう。

法務チームはもはや社内の弁護士事務所ではなく、極めて重要な存在として、他のチームと密接に協力しています。ユーザーの役割を設定し、サブフォルダーレベルの共有により、メンバーにチームフォルダー内のファイルへのより高い権限を与えることで、チームのファイルを継続的に管理できます。

グローバル通知と未読通知により、チームで対応している個々の問題の最新状況を把握できます。これにより、メンバーの誰かが不在のときに問題が発生しても、貴社の保護は維持されます。

アプリケーション固有のファイルを変換すると、メタデータが書き換えられ、意図せずに証拠を改ざんしてしまうことがあります。160種類以上のファイル形式を、変換したり、何らかのソフトウェアをダウンロードしたりすることなく、元の形式でプレビューできます。

問題に新しい解決法が必要とは限りません。その多くは、既存の解決法を新しい状況に合わせて調整すれば対応できます。ユニバーサル検索機能により、優れたアイデアを見逃すことがなくなります。キーワードを使って、チームメンバーがこれまでに作成またはアップロードしたファイルを見つけられます。

組織のグローバル化が進むと、世界中の規制機関の定める基準に従う必要が出てきます。Zohoの高度な外部共有機能を使用すれば、組織外の人とファイルを共有し、常にそれらのファイルを追跡し、必要なときにいつでもアクセス権を取り消すことができます。

組織内の全員のファイル操作を継続的に追跡し、法令の順守を維持できます。また、ファイルの旧版にアクセスして、個々の変更が行われた日時を確認できます。

法務チームにとって、ファイルのセキュリティはこれまで以上に重要になっています。Zoho WorkDriveは、SOC 2 Type IIやISO 27001などの業界固有のコンプライアンス標準を満たし、またGDPRにも準拠しています。

障害復旧
Zohoのサーバーは分散グリッドアーキテクチャー上で運営されています。サーバーの損傷に備えて、ファイルのコピーが代替サーバーにバックアップされ、著しい遅延なく利用できます。
侵入防御
ファイルを保存する前に、強力な侵入検知/侵入防止システム（IDS/IPS）によりマルウェアの有無を検査します。また、Zohoのサーバーは強力なファイアウォールによりDDoS攻撃から保護されています。
2段階認証
昨今のセキュリティは、1つのパスワードによる保護に留まりません。Zoho WorkDriveアカウントをTFA（2段階認証）で保護しましょう。
送受信時と保存時の暗号化
ファイルは、保管時に256ビットAES（Advanced Encryption Standard）で暗号化されます。転送時は、SSL（Secure Socket Layer）、TLS（Transport Layer Security）、PFS（Perfect Forward Secrecy）で暗号化されます。

どのファイルも、訴訟の勝敗を左右する可能性があります。離職するチームメンバーの個人フォルダー内にある法務ファイルの所有権を移転できるため、ファイルの紛失が原因で組織が莫大な金額を支払うような事態を回避できます。