指先でチーム管理
チームのデータやファイルは、ビジネスにとってきわめて重要です。WorkDriveを利用すれば、ナレッジベースのアクセス、構造、セキュリティを効率的に管理できます。
チームにZoho WorkDriveを導入しましょう
変更はかんたんなことではありません。多くの人がかかわっている場合には特にそうです。Zoho WorkDriveへの移動は、移行に時間がかからず、すぐに作業を始めることができます。
数分でセットアップ
メールアドレスをインポートするか、SAML認証のActive Directoryをリンクして、招待リンクでチームメンバーをすぐに取り込むことができます。
機能グループの作成
チームメンバーの機能に基づいてグループを作成できます。含める機能グループを追加して、特定のプロジェクト用のチームフォルダーをかんたんに作成できます。
役割と権限
各メンバーにチーム管理者またはチームメンバーとしての役割を割り当てます。管理者は、管理パネルを使用してチームのファイル活動を監視します。
チームプロファイルのカスタマイズ
Zoho WorkDriveをユーザーの使い勝手に合わせてカスタマイズできます。チームフォルダーを作成できる人を決めたり、コンテンツを外部共有したり、チームの端末にファイルをダウンロードしたりできます。
チームを把握する
ファイルマネージャー内でチームの活動の概要を把握しましょう。よく実行されるアクション、ユーザーのアクション、最もアクティブなチームフォルダー、その他のストレージの詳細をすぐに確認できます。
チームのニーズを予測する
チームが大きくなるにつれ、チームのニーズも大きくなります。残りの合計ストレージ、使用ライセンス数、保留中のユーザー招待といった詳細に注意を払いましょう。また、アクティブなユーザー、アクティブなチームフォルダー、ユーザー活動などの詳細で、チームの進捗を監視します。
活動レポートと監査証跡
法的要請に備えましょう。ITチームが組織で作成されたファイルを探すのに悩まされるのはなぜでしょうか？法的な要請に備えて、ファイル活動ごとの詳細なレポートを取得しましょう。チームレベルとチームフォルダーレベルで、ファイルのアップロード、編集、ダウンロード、プレビューの回数を確認できます。
迅速なデータ検索を実現
データテンプレートを作成し、ドキュメントの分類方法に基づきカスタム項目をメタデータとして追加できます。WorkDriveを使用して、テンプレートをファイルに関連付け、コンテンツを目的に基づいて分類し、カスタム項目に基づいたファイルの検索/フィルタリングがかんたんにできます。
チームの効率性の管理
データのアクセシビリティーを改善することは、多くの端末でデータを追跡することでもあります。管理者は、ドキュメントの行き先を把握する必要があります。
ファイル所有権の転送
従業員が組織を離れるときにストレスを感じないでください。組織を離れる従業員のチームファイルへのアクセスを一時停止するか、すべてのファイルをチームの別のメンバーに転送して、チームファイルへのアクセスを取り消しできます。
端末の管理
役割に基づいてユーザーの端末へのアクセスを制限できます。Zoho WorkDriveモバイルアプリやデスクトップアプリへのアクセス権を付与することにより、休暇中でもユーザーがファイルにアクセスできるようにします。
チームフォルダー設定の変更
チームフォルダーとその設定を1か所で確認できます。管理者は、ユーザーを追加したり、プライバシー設定を編集したり、活動を表示したり、チームフォルダーをごみ箱に入れたりできるほか、チームフォルダーの復元期間前の3か月間はファイルを復元することもできます。
コンテンツ検索の拡張
いつでも、どこでも、必要に応じて、数秒でファイルを検索して見つけることができます。ファイル名やフォルダー名、ドキュメントのキーワードを使用して、ドキュメントを検索できます。また、WorkDriveは光学式文字認識（OCR）やオブジェクト検出を使用してデータのアクセシビリティーを強化しているため、スキャンしたページや画像をコンテンツのキーワードで検索することもできます。
データセキュリティーの保証
ファイルの共有場所、ファイルを共有するユーザー（チーム内のみまたはチーム外）を選択できます。Zoho Directory連携、パスワードポリシーの設定、2段階認証の有効化、不要なIPの制限などにより、アカウントに新たなセキュリティレイヤーを追加します。
データをかんたんに移行
WorkDriveを初めて利用するユーザーでも数分で使い始めることができます。チームのデータをデスクトップやクラウドサービスから即座に移行、またはセルフサービス型の使いやすい移行ツールを使用して、G Suite、Dropbox、OneDriveの情報を転送できます。
