チームのデータやファイルは、ビジネスにとってきわめて重要です。WorkDriveを利用すれば、ナレッジベースのアクセス、構造、セキュリティを効率的に管理できます。
数分でセットアップ
メールアドレスをインポートするか、SAML認証のActive Directoryをリンクして、招待リンクでチームメンバーをすぐに取り込むことができます。
機能グループの作成
チームメンバーの機能に基づいてグループを作成できます。含める機能グループを追加して、特定のプロジェクト用のチームフォルダーをかんたんに作成できます。
役割と権限
各メンバーにチーム管理者またはチームメンバーとしての役割を割り当てます。管理者は、管理パネルを使用してチームのファイル活動を監視します。
チームプロファイルのカスタマイズ
Zoho WorkDriveを組織のポリシーに合わせましょう。チームフォルダーを作成できるユーザー、コンテンツを外部共有できるユーザー、ファイルを自分の端末にダウンロードできるユーザーを決定します。
Zoho WorkDriveを
チームに導入
変更はかんたんなことではありません。多くの人がかかわっている場合には特にそうです。Zoho WorkDriveへの移動は、移行に時間がかからず、すぐに作業を始めることができます。
- チームのニーズを予測
チームが大きくなるにつれ、チームのニーズも大きくなります。残りの合計ストレージ、使用ライセンス数、保留中のユーザー招待といった詳細に注意を払いましょう。また、アクティブなユーザー、アクティブなチームフォルダー、ユーザー活動などの詳細で、チームの進捗を監視します。
- 活動レポートと監査証跡
チームが大きくなるにつれ、チームのニーズも大きくなります。残りの合計ストレージ、使用ライセンス数、保留中のユーザー招待といった詳細に注意を払いましょう。また、アクティブなユーザー、アクティブなチームフォルダー、ユーザー活動などの詳細で、チームの進捗を監視します。
- 迅速なデータ検索を実現
データテンプレートを作成し、ドキュメントの分類方法に基づきカスタム項目をメタデータとして追加できます。WorkDriveを使用して、テンプレートをファイルに関連付け、コンテンツを目的に基づいて分類し、カスタム項目に基づいたファイルの検索/フィルタリングがかんたんにできます。
チームを
しっかり把握
ファイルマネージャー内でチームの活動の概要を把握しましょう。よく実行されるアクション、ユーザーのアクション、最もアクティブなチームフォルダー、その他のストレージの詳細をすぐに確認できます。
チームのニーズを予測
チームが大きくなるにつれ、チームのニーズも大きくなります。残りの合計ストレージ、使用ライセンス数、保留中のユーザー招待といった詳細に注意を払いましょう。また、アクティブなユーザー、アクティブなチームフォルダー、ユーザー活動などの詳細で、チームの進捗を監視します。
活動レポートと監査証跡
法的要請に備えましょう。ITチームが組織で作成されたファイルを探すのに悩まされるのはなぜでしょうか？法的な要請に備えて、ファイル活動ごとの詳細なレポートを取得しましょう。チームレベルとチームフォルダーレベルで、ファイルのアップロード、編集、ダウンロード、プレビューの回数を確認できます。
迅速なデータ検索を実現
データテンプレートを作成し、ドキュメントの分類方法に基づきカスタム項目をメタデータとして追加できます。WorkDriveを使用して、テンプレートをファイルに関連付け、コンテンツを目的に基づいて分類し、カスタム項目に基づいたファイルの検索/フィルタリングがかんたんにできます。
チームを効率的に
管理
データのアクセシビリティーを改善することは、多くの端末でデータを追跡することでもあります。管理者は、ドキュメントの行き先を把握する必要があります。
ファイル所有権の転送
従業員が組織を離れるときにストレスを感じないでください。組織を離れる従業員のチームファイルへのアクセスを一時停止するか、すべてのファイルをチームの別のメンバーに転送して、チームファイルへのアクセスを取り消しできます。
アクティブなメンバーでなくても
問題なし別の部門や部署に異動した後、アクティブなメンバーのファイル所有権を移転したいですか？アクティブ、休眠、停止中のユーザーのいずれでも、マイフォルダー内のドキュメントをすべて表示して、ファイル所有権をかんたんに移転できます。
チームフォルダー設定の変更
チームフォルダーとその設定を1か所で確認できます。管理者は、ユーザーを追加したり、プライバシー設定を編集したり、活動を表示したり、チームフォルダーをごみ箱に入れたりできるほか、チームフォルダーの復元期間前の3か月間はファイルを復元することもできます。
コンテンツ検索の拡張
いつでも、どこでも、必要に応じて、数秒でファイルを検索して見つけることができます。ファイル名やフォルダー名、ドキュメントのキーワードを使用して、ドキュメントを検索できます。また、WorkDriveは光学式文字認識（OCR）やオブジェクト検出を使用してデータのアクセシビリティーを強化しているため、スキャンしたページや画像をコンテンツのキーワードで検索することもできます。
すべての共有項目を一元的に管理
組織では、誰が何を誰と共有しているかを把握しておくことが重要です。しかし、共有活動の追跡が困難なこともあります。WorkDriveを使うと、管理者は1か所から共有された全項目をかんたんにフィルター、表示、共有、管理できます。
端末の管理
役割に基づいてユーザーの端末へのアクセスを制限できます。Zoho WorkDriveモバイルアプリやデスクトップアプリへのアクセス権を付与することにより、休暇中でもユーザーがファイルにアクセスできるようにします。
データセキュリティーの保証
ファイルの共有場所、ファイルを共有するユーザー（チーム内のみまたはチーム外）を選択できます。Zoho Directory連携、パスワードポリシーの設定、2段階認証の有効化、不要なIPの制限などにより、アカウントに新たなセキュリティレイヤーを追加します。
データをかんたんに移行
WorkDriveを初めて利用するユーザーでも数分で使い始めることができます。チームのデータをデスクトップやクラウドサービスから即座に移行、またはセルフサービス型の使いやすい移行ツールを使用して、G Suite、Dropbox、OneDriveの情報を転送できます。
