指先でチーム管理

長い時間をかけて作成したチームファイルは、ビジネスのナレッジベースです。ファイルを失うことは大きな損失につながるため、組織内のファイル活動には慎重に目を配ってください。チーム活動の概要を管理ダッシュボードで把握したり、ファイル使用状況やユーザー活動に関する詳細な監査レポートを取得して深く考察したりしましょう。

チームにZoho WorkDriveをもたらしましょう

変更はかんたんなことではありません。多くの人がかかわっている場合には特にそうです。Zoho WorkDriveへの移動は、移行に時間がかからず、すぐに作業を始めることができます。 

Admin console

数分でセットアップ 

メールアドレスをインポートするか、SAML認証のActive Directoryをリンクして、招待リンクでチームメンバーをすぐに取り込むことができます。

機能グループの作成

チームメンバーの機能に基づいてグループを作成しましょう。含める機能グループを追加して、特定プロジェクト用のチームフォルダーをかんたんに作成できます。

役割と権限

各メンバーにチーム管理者またはチームメンバーとしての役割を割り当てます。管理者は、管理パネルを使用してチームのファイル活動を監視します。

チームプロファイルのカスタマイズ

Zoho WorkDriveを組織のポリシーに合わせましょう。チームフォルダーを作成できるユーザー、コンテンツを外部共有できるユーザー、ファイルを自分の端末にダウンロードできるユーザーを決定します。

チームを把握する

ファイルマネージャー内でチームの活動の概要を把握しましょう。よく実行されるアクション、ユーザーのアクション、最もアクティブなチームフォルダー、その他のストレージの詳細をすぐに確認できます。 

Admin dashboard

チームのニーズを予測する 

チームが大きくなるにつれ、チームのニーズも大きくなります。残りの合計ストレージ、使用ライセンス数、保留中のユーザー招待といった詳細に注意を払いましょう。また、アクティブなユーザー、アクティブなチームフォルダー、ユーザー活動などの詳細で、チームの進捗を監視します。

活動レポートと監査証跡

法的要請に備えましょう。ITチームが組織で作成されたファイルを探すのに悩まされるのはなぜでしょうか?法的な要請に備えて、ファイル活動ごとの詳細なレポートを取得しましょう。チームレベルとチームフォルダーレベルで、ファイルのアップロード、編集、ダウンロード、プレビューの回数を確認できます。

チームの効率性の管理

データのアクセシビリティを改善することは、多くの端末でデータを追跡することでもあります。管理者は、文書の行き先を把握する必要があります。 

Team management

ファイル所有権の転送

従業員が組織を離れるときにストレスを感じないでください。従業員を一時停止したり、従業員のファイルをチームの別メンバーに転送したりして、その従業員によるチームファイルへのアクセス権を取り消します。

端末の管理

役割に基づいてユーザーの端末へのアクセスを制限しましょう。Zoho WorkDriveモバイルアプリやデスクトップアプリへのアクセス権を付与することにより、休暇中でもユーザーがファイルにアクセスできるようにします。 

チームフォルダー設定の変更

チームフォルダーとその設定を1か所で確認できます。管理者は、ユーザーを追加したり、プライバシー設定を編集したり、活動を表示したり、チームフォルダーをごみ箱に入れたりできるほか、チームフォルダーの復元期間後6か月経ってからファイルを復元することもできます。