これまでの採用システム
従来の会社では、応募者情報、クライアント、求人情報、クライアントの担当者情報など、採用に必要な情報を複数の分断されたデータベースに切り分けて管理していました。分断されたそれぞれのデータベースで最新情報を保つことは、採用担当者にとって過酷な作業です。
まずは採用に関連する情報を集約することで、採用担当者は手作業のプロセスから解放され、効率的に業務を行える環境を整えましょう。
その理由は？
これまでのベンダーは、特定の機能に重点を置いたオンプレミスツールを提供していました。たとえば採用に関するシステムでは、応募者の絞り込み、管理、選考、新人研修、クライアント管理などの多くの機能が必要なものの、ベンダーが用意するものは上記の機能の1つに特化するもので、一元管理されたシステムはありませんでした。このため、複数サービスの併用が余儀なくされたのです。
従来のツールを使用する場合の問題点
これまでの採用システムでは、採用活動の労力の大半をクライアントや応募者とのコミュニケーションではなく、システムの操作時間に費やす必要がありました。
従来のツール自体の問題
膨大にコストが膨らむ、もはや負の遺産と化したシステムの使用ではなく、採用効率を大幅に改善するテクノロジーへのニーズが高まるのは必然でした。
テクノロジーとSaaS
2000年頃には、多くの組織が採用の場としてインターネットを利用するようになり、ベンダーは採用に特化したSaaS（またはクラウドコンピューティング）の提供を始めました。SaaSベースの採用サービスでは、採用担当者の採用プロセスを改善するために、採用担当者に重点が置かれていました。
採用プロセスでSaaSモデルを使用するメリット：
このようなSaasが導入されるようになっても、ベンダーは1つの機能に特化したサービスの開発を続けていました。採用担当者は再び、日々のタスクをこなすために複数のクラウドサービスを行き来しなければならなくなりました。
採用担当者が使用した代表的なクラウドサービス
求人掲示板：
従来の応募者を獲得する方法では、高額のコストがかかりました。当時は、世界中から応募者を探すためにオンラインで求人を投稿できる求人掲示板が使用されていました。
XLS形式の応募者データベース：
採用担当者は日々たくさんの履歴書を受け取ります。かつては、応募者の詳細はXLSファイルに手動で追加し管理されていました。しかし、この作業には非常に時間と労力がかかります。これを回避できるツールがあれば、かなりの時間が節約できたでしょう。
メール：
採用ビジネスでは、適切なコミュニケーションが重要です。Outlookや他のメールクライアントが導入され、メールは重要なコミュニケーション手段となり、従来の電話対応に取って代わりました。
カレンダー：
採用担当者は、カレンダーを使用して面接の予約や予定を管理していました。
CRMツール
クライアントと応募者を効率的に管理できれば、その時は採用に至らなかった場合でも今後マッチする求人が登場した際に非常にプラスです。優れた応募者管理ツールは、新しいクライアントを生み出すことがあります。CRMツールを使用することで、クライアントや応募者との関係をより効果的に管理できます。かつては、テクノロジーの進歩やメールの普及が採用担当者の採用活動やプロセスをどのように変えるか、誰も予測できませんでした。大量のメールを送信するのではなく、クリックするだけで多数の応募者とつながることができます。
これらのツールにはそれぞれメリットや優れた機能が備わっていますが、すべて独立した異なるツールであり、連携できませんでした。
SaaSは異なるツールを連携させるには絶好の機会となりましたが、それでも、多くのベンダーが提供した連携機能は満足いくものではありませんでした。ごくわずかなツールだけが、製品内に小さなタブを構築することで、ニーズに応えるように進化しました。これらの拡張機能によって、採用管理システムは強力になったように見えましたが、メール、カレンダー、文書エディターなどの機能は劣っていました。
これらの機能がすべて統合されたシステムがあれば、採用活動の作業効率は大幅に改善されます。
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