ワークフローの視覚化と設計
タスクプロセスがどれだけ単純であっても複雑であっても、Zohoのブループリントエディターではドラッグ＆ドロップ機能を使用してかんたんにワークフローを設計できます。タスクのステータスを設定し、各ステージの責任者となる人物を特定し、常に正しいプロセスに従うようにします。
適切な人物に情報を提供
ほとんどのタスクでは、多くの異なるチームの人々が関与します。そのため、タスクのステータスが次の段階に移行した場合、タイムリーな通知を送信することが重要です。特定のステージでの責任者を選定し、移行の決定権限を持つ人物を指定します。
操作を自動化
タスクのステータスが次の段階に移行する際に、特定の項目の更新やメールアラートの送信が必要になります。メール通知の設定や次の段階に移行する際に更新する必要のある必須項目の作成といった操作を自動化し、時間を節約することができます。
ブループリントが必要な理由
もっとやりたいことに時間を費やす
必要だが平凡なタスクを自動化することで、もっと有意義な仕事ができます。日常業務にはかなりの時間が費やされるため、より複雑でやりがいのある仕事にかける時間や気力が残らないことがしばしばあります。メール通知やメッセージを設定すれば、創造性や時間を有効に活用することができます。
正しいプロセスに従う
プロジェクトの途中で、新しいメンバーがチームに加わることがあります。新メンバーは、組織やチームの作業方法のコツを学ぶことに加えて、実施中のプロセスワークフローを理解する必要があります。ブループリントを設定していれば、全員がかんたんに常に正しいプロセスに従うことができます。
プロジェクト遅延を減らす
複数のチームがプロセスに関与している場合、タスクが進むにつれて遅れが生じることがあります。その理由として、プロセスの透明性があまり高くないことや、チームがタスクの進捗状況について即時に知らされていないことが考えられます。通知やメールアラートを自動化することで、そのような遅れを減らせます。
正しい承認を得る
プロセスの一部に複数の人々が割り当てられている場合でも、ミスを避けるために正しい人物からの承認を得るまではタスクを次のステージに移行させるべきではありません。移行責任者を設定し、指定された責任者のみがタスクのステータスを次の段階に移行できます。