新しく入社した従業員の対応

目次

目的

新しく入社した従業員の対応業務をワークフローで自動化します。従業員が新しく入社した時、パソコンや携帯、入館証などの貸与機器の準備、座席の手配、システムの設定、データベースの更新、各種保険手続き、社内へのアナウンスなど、様々なことを行う必要があります。ワークフローの機能は、これらの業務を抜け漏れなく効率的に行うのに役立ちます。

ワークフローの設定

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > データのテンプレート > テンプレートの追加に移動してください。
  • 一覧から従業員のフォームを選択してください。
  • テンプレート名を入力してください(例:入社時の案内資料)。
  • テンプレートの種類をデータのテンプレートとして選択してください。
  • 差し込み項目を選択してください。
  • 必要に応じて、組織のロゴ、組織名、住所その他の項目を挿入してください。
  • 保存をクリックしてください。

必要に応じて、テンプレートを編集、複製、削除できます。詳細はこちらで確認してください。

入社時の案内資料を従業員に送信するには:

  • ホーム画面から、組織 > 従業員に移動してください。
  • 対象の従業員名をクリックしてください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「PDF形式でダウンロード」を選択してください。
  • テンプレートの一覧から、テンプレートを選択してください(例:入社時の案内資料)。
  • 横向き表示か縦向き表示かを選択してください。
  • ダウンロードをクリックしてください。
  • ダウンロードしたファイルをメールに添付して送信してください。

新しく従業員が入社した時にやることのチェックリストを作成するには:

  • 設定(歯車のアイコン) > 自動化 > チェックリスト > チェックリストの追加をクリックしてください。
  • チェックリスト名を入力してください(例:入社対応)。
  • 一覧から従業員のフォームを選択してください。
  • 保存をクリックしてください。
  • タスク名を入力してください(例:座席の決定)。
  • 必要に応じて、詳細や期間を入力してください。
  • タスクの担当者を設定してください。部署やフォームの項目(フォーム内のルックアップ項目)などから選択できます。従業員のメールアドレスを直接指定することも可能です
  • メッセージの欄で、この操作を実行する人を選択してください。
  • 宛先を選択してください(例:タスクの担当者)。
  • 件名を入力してください(例:座席の決定のお願い)。
  • 本文を入力し、保存をクリックしてください。
  • 新しいタスクの追加をクリックし、同様の手順にしたがって設定を行ってください。タスクの例は以下のとおりです。
    1. 社会保険の手続き(担当者:総務部)
    2. 入社オリエンテーション(担当者:人事部)
    3. パソコンの貸与(担当者:情報システム部)
    4. システムの設定(担当者:情報システム部)
    5. 携帯電話の貸与(担当者:総務部)
    6. 入館証の貸与(担当者:総務部)

メモタスクに階層を設定し、タスクを完了する順番を指定できます。例:「パソコンの貸与」の子/サブタスクとして「システムの設定」を設定する。この場合、まずパソコンの貸与の作業を行って該当のタスクを完了にする必要があります。完了すると、子/サブタスクの担当者である総務部に通知が送信されます。なお、チェックリストの登録時に関連するすべてのタスクが登録されます。タスクを階層化して設定している場合、親タスクを完了すると、子/サブタスクを処理できるようになります。

ヒントタスクとサブタスクは、ドラッグ&ドロップで並べ替えられます。

入社対応のワークフローの処理を設定するには:

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
  • 一覧から従業員フォームを選択してください。
  • ワークフロー名を入力してください(例:入社対応)
  • ワークフローのステータスを有効に設定し、詳細を入力してください。
  • 「操作に応じて実行」を選択してください。
  • 「作成」を選択してください。
  • 処理のチェックリストの欄で、フォルダーのアイコンをクリックし、チェックリストを選択してください(例:入社対応)。
  • 保存をクリックしてください。

上記により、新しい従業員の入社時にやることのリストアップを自動化し、対応状況を確認できるようになります。

研修の日時の備忘用通知(リマインダー)

目次

目的

研修の参加を忘れないように、研修の日時をもとに備忘用の通知(リマインダー)を送信できます。以下、設定の手順をご紹介します。従業員に対して、研修日時に応じて、確認することややることの一覧をチェックリストで登録できます。同様の手順で、他の通知も設定できます(例:誕生日、契約満了日、ビザの期限等の通知)。この例では、日付と時間を基準にした処理を設定します。

ワークフローの設定

日付を基準にした処理による設定について記載します。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
  • フォーム名の項目で、研修のフォームを選択してください。
  • ワークフロー名を入力してください(例:研修日時の通知)。
  • ワークフローのステータスを有効に設定し、詳細を入力してください。
  • 実行条件として、「日付に応じて実行」を選択してください。
  • 項目の一覧から、開始日を選択してください。
  • 実行日を設定してください。
  • 開始日に次の前を選択し、日の欄に「5」と入力してください。
  • 終了日に該当の日時を選択してください。
  • 実行時間を「09.00 AM」と選択してください。
  • 処理の欄のフォルダーのアイコンをクリックし、メール通知を関連付けてください。
  • 保存をクリックしてください。

時間を基準にした処理による設定について記載します。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
  • フォームを選択してください(例:研修の参加申請)。
  • ワークフロー名を入力してください(例:研修の備忘用通知)。
  • ワークフローのステータスを有効に設定し、詳細を入力してください。
  • 実行条件として、「操作に応じて実行」を選択してください。
  • 「作成/編集」を選択してください。
  • 「時間基準の処理の追加」をクリックしてください。
  • 名前を入力し、実行時間の欄で、開始日の5日前に実行するように設定してください。
  • フォルダーのアイコンをクリックして既存のメール通知を選択するか、新しくメール通知を作成してください。
  • 保存をクリックしてください。

長期休暇時にサインインを無効にする

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目的

長期休暇時に、サインインを無効にした上で休暇の終了後に有効にする処理を自動化できます。例えば、傷病や育児休暇により1年間の長期休暇を従業員が取得するとします。このような場合に、サインインを自動で無効にし、休暇終了後に従業員が復帰したら改めて有効にできます。

ワークフローの設定

まず、長期休暇の種類を追加する必要があります。

ヒント:休暇の設定については、新しい種類の休暇の追加に関するヘルプを参照してください。

従業員が「長期休暇」の種類の休暇の申請時に、該当の従業員のステータスを「無効」に変更するワークフローを設定します。また、同じワークフローで、長期休暇の終了時にステータスを「有効」に変更するように設定できます。

このワークフローを設定するには以下の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
  • フォーム名の欄で、休暇のフォームを選択してください。
  • ステータスは有効のままにして、必要に応じて詳細を入力してください。
  • 「実行条件」として「操作に応じて実行」を選択してください。
  • 条件で、最初の項目に「休暇の種類」、2番目の項目に「次の値を含む」、3番目の項目に「長期休暇」を選択してください。
  • 新しい条件を追加するには、「+」のアイコンをクリックしてください。
  • 新しい行が追加された後、「または」を選択してください。
  • 次の条件で、最初の項目に「休暇数」、2番目の項目に「超える」、3番目の項目に「365」を選択してください。

この設定により、365日を越える長期休暇の場合にワークフローが実行されます。

  • 処理の欄で「時間基準の処理」を選択してください。
  • 名前を入力してください。
  • 実行時間の最初の項目に「0」、2番目の項目に「日」、3番目の項目に「次の後」、4番目の項目に「開始日」を入力してください。

この設定により、長期休暇の開始日に処理が実行されます。長期休暇の開始日に、該当の従業員のステータスが無効になります。

  • 項目の更新を選択し、「+」のアイコンをクリックして新しい設定を追加してください。
  • 新しい設定の名前を入力してください(例:サインインの無効化)。
  • 更新する項目として「従業員のステータス」を選択してください。
  • 項目の選択の欄で、「無効」(Disabled)と選択してください。
  • 保存をクリックしてください。
  • ワークフローの設定画面に戻り、該当の項目の更新の処理を関連付けてください。
  • 保存をクリックしてください。

これで、ワークフローの前半部分の設定が完了しました。この設定により、従業員が長期休暇を申請した後、長期休暇の開始日にサインインが無効になります。

次に、長期休暇の終了時にサインインを有効にするワークフローの処理を設定します。

  • 「時間基準の処理の追加」をクリックしてください。
  • 名前を入力してください(例:サインインの有効化)。
  • 実行時間の最初の項目に「0」、2番目の項目に「日」、3番目の項目に「次の前」、4番目の項目に「終了日」を入力してください。

この設定により、長期休暇の終了日に処理が実行されます。長期休暇の終了日に、該当の従業員のステータスが有効になります。

  • 項目の更新を選択し、「+」のアイコンをクリックして新しい設定を追加してください。
  • 名前を入力してください(例:サインインの有効化)。
  • 更新する項目として「従業員のステータス」を選択してください。
  • 項目の選択の欄で、「有効」(Active)と選択してください。
  • 保存をクリックしてください。
  • ワークフローの設定画面に戻り、該当の項目の更新の処理を関連付けてください。
  • 保存をクリックしてください。

ワークフローの設定が完了します。これらの設定により、従業員が長期休暇を申請した後、長期休暇の開始日にサインインが無効になります。その後、長期休暇の終了日にサインインが有効になります。

部署異動時のデータ処理

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目的

部署異動時のデータの更新やメール通知を自動化できます。ワークフローを一度設定しておけば、後は設定に応じて自動で処理が実行されます。部署異動のフォームに必要な情報を入力すると、関連する従業員の部署の情報を連動して変更でき、あわせてメール通知を送信できます。部署異動が発生した際に、該当の従業員のデータの詳細を開いて1件ずつ更新し、メールの通知を送信する必要がなくなります。

ワークフローの設定

  • 設定(歯車のアイコン)>自動化 > ワークフロー> ワークフローの追加をクリックしてください。
  • 「部署異動」フォームを選択してください(予め作成する必要があります)。
  • ワークフロー名を入力してください(例:部署異動)。
  • ワークフローのステータスを有効に設定し、詳細を入力してください。
  • 「実行条件」として「操作に応じて実行」を選択し、「作成」をクリックしてください。
  • 「+」のアイコンをクリックして新しいメール通知を設定してください。
  • 詳細を入力し、メールの本文を入力してください。新しくメール通知を作成する方法については、関連するヘルプページを参照してください。
  • 保存をクリックしてください。
  • ワークフローのページに戻り、新しいWeb通知の追加のアイコンをクリックしてください。
  • 名前を入力してください(例:部署の変更)。
  • 通知先のURLとして、「https://people.zoho.com/people/api/forms/xml/employee/updateRecord」と入力してください。
  • メソッドとして「POST」を選択してください。
  • 一覧から部署異動のフォームを選択してください。
  • 標準形式のパラメーターの欄で、パラメーター名として「recordId」と入力して「ID(Zoho ID)」を選択してください。
  • 独自に設定した形式のパラメーターの欄で、パラメーター名として「inputData」と入力して値の詳細に部署の更新用のデータを入力してください(例:${Department_To.ID}${Reporting_To.ID})。
  • 独自のパラメーターを追加する欄で、パラメーター名として「authtoken」、値にAPI用の認証トークンを入力してください(例:0d843f01bd2486e33a0cdd2aa6f4b425)。
  • URLの再読み込みをクリックして保存してください。
  • ワークフローのページに戻ってメール通知の欄に移動してください。
  • 部署異動のメール通知を作成または選択して関連付けてください。
  • Web通知の欄で、先ほど作成したWeb通知の設定を選択してください。
  • 保存をクリックしてください。

出退勤の自動登録

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目的

出退勤のデータを自動で登録できます。独自フォームを作成して、出退勤の時刻を従業員が個別に入力できるようにし、その内容を出退勤のタブのデータに反映できます。通常とは異なる場所や状況で出退勤の時刻を登録する際に対応する方法としても役立ちます。

ワークフローの設定

  • 設定(歯車のアイコン)>自動化 > ワークフロー> ワークフローの追加をクリックしてください。
  • 対象のフォームを選択してください。新しくフォームを作成する方法については、該当のヘルプページを参照してください。
  • ワークフロー名を入力してください(例:出退勤時刻の登録)。
  • ワークフローのステータスを有効に設定し、詳細を入力してください。
  • 「実行条件」として「操作に応じて実行」を選択し、「作成/編集」をクリックしてください。
  • 「+」のアイコンをクリックして、新しいWeb通知を設定してください。
  • 名前を入力してください(例:出退勤の登録)。
  • 通知先のURLとして、「https://people.zoho.com/people/api/attendance」と入力してください。出退勤のAPIに関しては、該当のヘルプページを参照してください。
  • メソッドとして「POST」を選択してください。
  • 対象のフォームを選択してください。
  • パラメーターを設定してください(checkIn、checkOut、emailIdにそれぞれ対応する出勤時刻、退勤時刻、メールアドレスの値を選択してください。)。
  • 独自のパラメーターを追加して、「authtoken」という名前のパラメーターの値に認証トークンの値、「dateFormat」という名前のパラメーターに「dd/MM/yyyy HH:mm:ss」を入力してください。
  • URLの再読み込みをクリックして保存してください。
  • ワークフローのページに戻ってWeb通知の欄に移動してください。
  • 上記で設定したWeb通知を選択してください。
  • 保存をクリックしてください。

データのテンプレートの添付(給与明細の送信)

目次

目的

毎月の給与明細をメールに添付して自動で送信できます。

ワークフローの設定

毎月の給与明細をメールに添付して送信する処理をワークフローで自動化できます。このワークフローを設定するには、予め給与明細のデータのテンプレートを作成する必要があります。

テンプレートを設定する手順は次のとおりです。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > データのテンプレート > テンプレートの追加に移動してください。
  • フォーム名の項目で、給与明細のフォームを選択してください(該当のフォームがない場合は給与明細のデータを管理するフォームを別途作成してください)。
  • テンプレートの名前を入力してください。
  • テンプレートの種類として、「データのテンプレート」を選択してください。
  • メッセージを入力してください。

メモ:メッセージの中に明細の内容を表形式で挿入することも可能です。

  • 保存をクリックしてください。

データのテンプレートの作成後、給与明細をメールに添付して自動で送信するワークフローを設定するには、以下の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
  • フォーム名の欄で、給与明細のフォームを選択してください。
  • ワークフローの名前を入力してください(例:毎月の給与明細の送信)。
  • ステータスは有効のままにして、必要に応じて詳細を入力してください。
  • 実行タイミングとして「作成」を選択してください。
  • 処理の欄で「メール通知」を選択してください。
  • 新しくメール通知を作成するか、既存の通知から選択してください。新しく作成するには、次の手順にしたがってください。
  • フォーム名の欄で、給与明細のフォームを選択してください。
  • メール通知の名前を入力してください。
  • 差出人やその他の項目を選択してください。

メモ:宛先の欄には、従業員番号を選択してください。従業員番号を選択しておくことで、それぞれの給与明細のデータに対応する従業員に対してメール通知が送信されます。

  • メッセージの欄で、新しいテンプレートを作成するか、既存のテンプレートを選択してください。
  • 新しいテンプレートを作成する場合、メッセージの内容を入力してください(差し込み項目を利用できます)。
  • 添付の欄で、予め作成したデータのテンプレートを選択してください。
  • 保存をクリックしてください。

このワークフローの設定後、給与明細フォームにデータが追加されると、従業員に対してメールで通知が送信されます。

メモ:上記はデータのテンプレートの添付の活用例の1つです。この機能はその他の用途にも活用できます。