メールのテンプレートとは?

各種申請をはじめ、何かデータの追加や編集があったタイミングでメールで通知することが可能です。送信するメールの内容は、あらかじめテンプレート(ひな形)として設定しておけます。

テンプレートを作成するには:

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > メールのテンプレート > テンプレートの追加に移動してください。
  • フォーム名を選択し、テンプレート名を入力してください。
  • 必要に応じて差し込み項目を使用し、メッセージを作成してください。

  • 保存をクリックしてください。

データのテンプレートとは?

データのテンプレートとは、フォームのデータをもとに保存や印刷用のファイルを出力する際に使用するテンプレート(ひな形)です)。出力するデータの内容やレイアウトを設定しておくことができ、様々な書類や帳票を作成できます(例:入社時の案内、給与明細、労働者名簿)。

フォームのデータを用いたデータのテンプレートを作成した上で、対象のデータの画面から、データのテンプレートをもとにしたファイルをPDF形式で出力できます。

差し込み項目を使用することで、該当のデータの内容をテンプレートに反映することも可能です。

データのテンプレートを作成するには?

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > データのテンプレート > テンプレートの追加に移動してください。
  • フォーム名を選択し、テンプレート名を入力してください。
  • メッセージを入力してください(差し込み項目も使用できます)。

  • 保存をクリックしてください。

メールのテンプレートとデータのテンプレートの違いは?

メールのテンプレートは、メールの通知に用います。例えば、休暇の申請や承認の通知などのタイミングでメールを送信できますが、その際のメールの内容を設定できます。データのテンプレートは、特定のデータの詳細を出力する際に用います。例えば、新入社員に対して入社時の案内の書類を作成することができます。同じような書類を何度も作成したり、ファイルを複製して書き換えたりする手間を省けます。

データの明細をPDF形式で出力(エクスポート)するには?

データのテンプレートを作成することにより、データの明細をPDF形式で出力できます。データの明細をPDF形式で出力するには、次の手順にしたがってください(以下、従業員のデータの例)。

  • ホーム画面から、組織 > 従業員に移動してください。
  • 従業員名をクリックして、該当の従業員のフォームに移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「PDF形式でダウンロード」を選択してください。
  • テンプレートの一覧から、テンプレートを選択してください(例:入社時の案内資料)。
  • 横向き表示か縦向き表示かを選択してください。

  • ダウンロードをクリックしてください。

メールに添付して送信することも可能です。

データのテンプレートを編集するには?

テンプレートは必要に応じて後から編集できます。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレートに移動してください。
  • 目的に応じて、メールのテンプレート、または、データのテンプレートをクリックしてください。
  • 対象の項目にマウスのカーソルを合わせ、編集のアイコンをクリックしてください。

  • テンプレートを編集し、完了したら保存をクリックしてください。

メール/データのテンプレートを複製するには?

同じような内容のテンプレートを作成する際に、元のテンプレートを複製できます。元のテンプレートを複製して必要な変更を加えるだけでテンプレートを作成でき、一から作成する手間を省けます。

テンプレートを複製するには:

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレートに移動してください。
  • 対象のメール/データのテンプレートにマウスのカーソルを合わせてください。
  • 複製のアイコンをクリックして、必要な変更を加えてください。

  • テンプレート名に別の名前を入力し、保存をクリックしてください。

組織情報を反映したデータのテンプレートを作成するには?

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > データのテンプレート > テンプレートの追加に移動してください。
  • 一覧から従業員のフォームを選択してください。
  • テンプレート名を入力してください(例:入社時の案内資料)。
  • テンプレートの種類をデータのテンプレートとして選択してください。
  • 差し込み項目の一覧で、システムの項目を選択してください。
  • 組織に関する項目(ロゴ、名前、住所、電話番号、Webサイトなど)を選択して挿入してください。

  • 保存をクリックしてください。

差し込み文書のメリットは?利用方法は?

契約、送付状、その他の定型文書を作成する際に差し込み文書の機能を活用すると、複数の宛名に対する文書を一括で作成できます。文書のテンプレート(ひな形)を作成し、指定した場所に指定した項目の値を差し込めます。

Zoho Peopleと、クラウド型文書作成サービス「Zoho Writer」の連携機能により、文書をオンラインで編集できます。

試用期間の完了の通知を従業員に送信する例で説明します。

差し込み文書を使用するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > テンプレート > 差し込み文書に移動してください。
  • 差し込み文書の追加をクリックしてください。
  • テンプレート名を入力してください(例:試用期間の完了の通知)。
  • フォームを選択してください(例:従業員フォーム)。

  • 保存をクリックしてください。

Zoho Writerのページに移動し、差し込み文書のテンプレートを作成できます。

例:

[姓名の差し込み項目]さん

[入社日の差し込み項目]に入社されてから本日までの勤務により、試用期間が完了しました。

引き続きよろしくお願いします。

人事部

保存すると、差し込み文書のテンプレートが作成されます。変更を加えた場合、テンプレートの更新のメニューをクリックしてください。

文書を従業員に送信するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、組織 > 従業員に移動してください。
  • 送信先の従業員を選択してください。
  • 差し込み文書のテンプレートのアイコンをクリックしてください。

  • テンプレートを選択し、差し込みをクリックしてください(例:試用期間の完了の通知)。

差し込み項目が実際の値に置き換えられて表示されます。

  • 右側の欄から対象のデータを選択し、データのメール送信のメニューをクリックしてください。

メモフォーム内に、メールアドレスの項目が複数ある場合、送信先として適切な項目を選択してください。

差し込み文書で作成したファイルをダウンロードするには?

差し込み文書のテンプレートを元にして作成したファイルは、ダウンロード可能です。差し込み文書の画面で、「ダウンロード」のアイコンをクリックするとダウンロードできます。また、対象のデータの詳細画面からダウンロードすることも可能です。

  • ホーム画面から、組織 > 従業員に移動してください。
  • 対象のデータをクリックしてください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「差し込み文書」を選択してください。
  • テンプレートを選択してください。
  • 形式を選択してください。

  • ダウンロードをクリックしてください。

ファイルがダウンロードされます。