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定期レポートの機能を利用すると、レポートを特定の宛先に定期的に自動で送信できます。データをとりまとめて定期的に繰り返し送信するような業務がある場合、その業務を自動化できます。Zoho Peopleの出退勤、休暇、工数、評価などの標準機能には、標準でレポートが用意されています。これらの他に、分析タブで独自のレポートを作成できます。項目や抽出条件は任意に設定できます。これらのレポートを自動的・定期的に送信することが可能です。

定期レポートを作成するには

次の手順にしたがってください：

  • ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > 定期処理 > 定期レポートに移動してください。
  • 定期レポートの追加をクリックしてください。
  • 定期レポートの名前を入力してください。
  • 開始日時を入力してください。

開始日時とは、定期レポートの送信を開始する日時を表します。

  • 送信頻度を選択してください（例：毎日、毎月、毎年）。
  • タイムゾーンを選択してください。

関連付け：

  • レポートの関連付けの欄で、対象のレポートを選択してください。

メモ：複数のレポートを関連付けることが可能です。複数のレポートをまとめて同じ頻度で送信する際に便利です。

メッセージ：

  • 差出人を設定してください。
  • 宛先を設定してください（項目から選択するか、手動で入力できます）。
  • 必要に応じて、CC、BCC、返信先を入力してください。
  • 件名を入力してください。
  • メッセージの作成をクリックしてください。
  • 必要に応じて差し込み項目を使用し、メッセージに挿入してください。

メモ：メッセージの内容は都度設定する必要があります（ワークフローの設定のようにテンプレートから選択することはできません）。また、テンプレートを作成することもできません。メッセージについては、定期レポートの設定ごとに作成する必要があります。

  • 保存をクリックしてください。

設定した定期レポートは、自動化 > 定期処理 > 定期レポートの欄に表示されます。

以下の詳細を確認できます：

  • 定期レポート名
  • 開始日時（レポートの送信を開始する日時）
  • タイムゾーン
  • 頻度（レポートを送信する頻度）
  • レポートの数（関連付けられているレポートの数）

    再生のアイコンをクリックすると、すぐに送信の処理を実行できます。レポートの送信テスト用にも使用できます。手動で実行をしても、自動での定期実行には影響しません。

定期レポートを編集するには：

  • 対象の定期レポートにマウスのカーソルを合わせてください。
  • 右側に表示される編集のアイコンをクリックしてください。
  • 詳細を編集してください。

  • 保存をクリックしてください。

定期レポートを削除するには：

  • 対象の定期レポートにマウスのカーソルを合わせてください。
  • 右側に表示される削除のアイコンをクリックしてください。

定期レポートの設定が削除され、処理の予定はキャンセルされ実行されなくなります。

利用例 - 工数の週次レポート

工数のレポートを毎週自動で送信できます（毎週の工数のレポートを使用）。

関連するレポートの詳細については、こちらをクリックしてください。

毎週の工数の記録を指定した宛先に送信する設定の手順は以下のとおりです。

  • ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > 定期処理 > 定期レポートに移動してください。
  • 定期レポートの設定名を入力してください（例：毎週の工数の記録のレポート）。
  • 開始日時を入力してください。例：10 am
  • 頻度を毎週として選択し、送信する曜日を選択してください。例：金曜
  • タイムゾーンを選択してください。
  • レポートの関連付けの欄で、毎週の工数の詳細のレポートを選択してください。
  • 差出人を入力するか、この操作を実行する人として選択したままにしてください。
  • 宛先のメールアドレスを入力してください。
  • 必要に応じて、CC、BCC、返信先を入力してください。
  • レポートの件名を入力してください。例：今週の工数のご報告

システムの項目から選択して値を挿入することも可能です。例：今週の工数のご報告 - ${zoho.currenttime}（※${zoho.currenttime}は差し込み項目を表します）。上記のように設定した場合、${zoho.currenttime}の部分が、レポートの実際の送信日時の値に置き換えて送信されます。

  • メッセージの作成をクリックしてください。
  • メッセージにもシステムの項目を挿入できます。

例：「お知らせ

今週の工数のレポートです（送信日時：${zoho.currenttime}）。

よろしくお願いします。」

${zoho.currenttime}は、現在の日時を表す差し込み項目で、送信時に実際の送信日時に置き換えられます。

  • 保存をクリックしてください。

上記の設定に応じて、工数の記録のレポートが毎週自動で送信されます。

メモ：上記の設定では工数の記録は各週のデータをもとにして作成されます。レポートには、送信時点の週のデータが反映されます。