はじめに

組織の設定の完了後、従業員の設定を行います。従業員をユーザーとして追加することで、Zoho Peopleにサインインできるようになります。ユーザーの追加方法は3通りあります。以下は、それぞれの手順です。 

 

I - 認証済みのドメインによる追加:

Zoho Peopleのアカウントの登録時に使用したメールアドレスに関わらず、自社で管理するドメインを設定できます。

ドメインを認証するには? 

アカウントの登録後、以下の手順でドメインを設定し、認証できます。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 組織 > ドメイン > ドメインの追加に移動してください。
  • ドメインを入力し、保存をクリックしてください。

ドメインの認証の処理が開始します。通常24時間以内に完了します。ドメインの認証が完了すると、通知されます。

認証されたドメインを用いてユーザーを追加できます。ユーザーの追加の手順は次のとおりです。

1.ユーザーを直接追加する

この方法では、認証済みのドメインを用いてユーザーを直接追加できます(各ユーザーの招待と承認の手順を省けます)。ユーザーの追加は、1名ずつ、または、複数名まとめて行うことが可能です。これを行う手順は次のとおりです。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「追加」をクリックし、「ユーザーを直接追加」または「複数のユーザーを直接追加」をクリックしてください。
  • メールアドレスやパスワード(仮)を入力し、ドメインを選択してください。
  • 複数追加する場合は、「新しく追加」をクリックしてください。
  • 保存をクリックしてください。

ユーザーが追加されます。設定したメールアドレスとパスワードを該当の従業員に連絡し、サインインを依頼してください。サインイン後、それぞれのユーザーがパスワードを変更できます。

大量のユーザーを一括で追加する場合、インポートが可能です。

ユーザーを直接追加する利点は何ですか?

ドメインを認証せずにユーザーを追加する場合、ユーザーに招待メールを送信して承認してもらう必要があります。ドメインを認証してユーザーを直接追加することで、この手間を省けます。

2.ユーザーを直接インポートする

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「インポート」をクリックして、「ユーザーのインポート」をクリックしてください。
  • ファイルを選択してください(ファイルの内容は、サンプルの形式として表示されている内容に沿うように適宜整形してください)。
  • 送信をクリックしてください。

ユーザーがインポートされます。

サンプルのファイル:(詳細を確認するにはクリックしてください)

  

II - ユーザーの招待

組織のドメインを持っていない場合や認証できない場合でもユーザーを追加できます。この場合、メールでユーザーを招待する必要があります。手順は次のとおりです。

ユーザーの招待:

この方法では、ユーザーに対して招待メールを送信します。招待を承認すると、組織のページに移動し、パスワードを設定できます。ユーザーを招待するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「追加」をクリックし、「ユーザーの招待」または「複数のユーザーの招待」をクリックしてください。
  • 招待するユーザーのメールアドレスや情報を入力し、「招待」をクリックしてください。

招待メールが送信されます。招待メールの有効期限は7日間です。もし7日間以内に承認の処理が完了しなかった場合、再招待してください。

ユーザーのインポート:

招待するユーザーの情報を一括でインポートすることも可能です。   

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「インポート」をクリックして、「ユーザーのインポート」をクリックしてください。
  • 「ファイルのアップロード」をクリックし、ファイルを選択してください。 
  • 項目を関連付けて、重複データの処理を選択し、「次へ」をクリックしてください。

サンプルのファイル

それぞれのユーザーのメールアドレスに対して招待メールが送信されます。招待を承認すると、組織に正式に登録されます。サインイン後、各自でパスワードを変更できます。

III - 他のサービスとの連携:

G Suite、Office 365、Zoho メールなどのサービスと連携してユーザーを追加することができます。次の手順にしたがってください。

Zoho メール:

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「同期」をクリックし、「Zoho メールからインポート」を選択してください。
  • 対象のユーザーを検索するか一覧から選択し、「ユーザーのインポート」をクリックしてください。

Zoho Peopleに該当のユーザーが追加され、従業員 > ユーザーのメニューで確認できます。

G Suiteからインポート:

G Suite(Google Apps)を利用している場合、G SuiteのユーザーをZoho Peopleにインポートできます。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「同期」をクリックし、「G Suiteからインポート」を選択してください。
  • ユーザーを選択し、「ユーザーのインポート」をクリックしてください。

Zoho Peopleに該当のユーザーが追加され、従業員 > ユーザーのメニューで確認できます。 

メモユーザーは、Office 365で使用しているメールアドレスと同じメールアドレスでZoho Peopleに登録する必要があります。 

組織のドメインが認証されている場合、G Suiteからのインポートと同時にユーザーとして登録されます。組織のドメインが認証されていない場合、ユーザーはZohoアカウントを作成するように促されます。

メモこの機能を利用するには、G SuiteのマーケットプレイスからZoho Peopleをインストールする必要があります。

Office 365からインポート:

Office 365を利用している場合、Office 365のユーザーをZoho Peopleにインポートできます。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > ユーザーに移動してください。
  • 「同期」をクリックし、「Office 365からインポート」を選択してください。
  • ユーザーを選択し、「ユーザーのインポート」をクリックしてください。

Zoho Peopleに該当のユーザーが追加され、従業員 > ユーザーのメニューで確認できます。

メモユーザーは、Office 365で使用しているメールアドレスと同じメールアドレスでZoho Peopleに登録する必要があります。

メモこの機能を利用するには、OfficeのストアからZoho Peopleをインストールする必要があります。

従業員情報:

従業員をユーザーとして登録する以外に、従業員の情報のみを管理することもできます。Zoho Peopleにはサインインする必要はないが、従業員としての情報は管理しておきたい場合に便利です(例:契約社員の情報の管理)。サインイン不要な従業員の情報は、Zoho Peopleでは「従業員情報」として登録できます。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > 従業員情報に移動してください。
  • 「従業員情報の追加」をクリックし、詳細を入力し、「追加」をクリックしてください。

従業員の情報が追加されます(該当の従業員によるアクセスはできません)。インポートにより、従業員情報(非ユーザー)を一括で追加することも可能です。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 従業員 > 従業員情報に移動してください。
  • 「従業員情報のインポート」をクリックしてください。
  • ファイルをアップロードしてください。 
  • 項目を関連付けて、重複データの処理を選択し、「次へ」をクリックしてください。

従業員情報がインポートされます。

組織の階層:

従業員の所属する部署や上司の設定に応じて、組織の階層をツリー形式で表示できます。部署や上司を変更すると、変更内容は自動で組織の階層の表示内容に反映されます。 

部署の管理者や上司を設定/変更するには:

人事異動や採用のタイミングなど、必要に応じて組織の管理者や上司を変更することができます。組織の管理者の設定は、従業員の役割の設定によって可能です。組織の管理者として設定する従業員のデータの編集画面を開き、役割として「管理者」を選択してください。「管理者」の役割が設定されたユーザーが、Zoho Peopleの設定を管理できるようになります。同様に、いずれかの従業員の上司を変更することも可能です。従業員のデータの編集画面で「上司」の項目を選択し、新しく上司となる従業員を選択して保存してください。