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目的

従業員に対して定期的にメールで通知を送信する処理を自動化できます。例えば、毎月の提出書類や年ごとに実施するイベント等について通知できます(一度のみのメールを予約送信することも可能です)。設定した頻度や内容に応じて、従業員に対してメール通知が送信されます。

定期メールを作成するには

定期メールを設定するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > 定期処理 > 定期メールに移動してください。
  • 定期メールの追加をクリックしてください。
  • 名前を入力してください。例:経費精算のリマインド
  • 開始日時を入力してください。

メール送信を開始する日時です。

  • 頻度を設定してください。例:毎月

頻度は、一度のみ、日、週、月、四半期、半年、年のいずれかで設定できます。開始日時以降、四半期の場合は3カ月、半年の場合は6カ月ごとにメールが繰り返し送信されます。

  • タイムゾーンを選択してください。受信者のタイムゾーンを選択することができます。例えば、インドに駐在している従業員に対してメールを送信する場合、インド時間を選択して送信できます。
  • 差出人と宛先を選択してください。
  • 宛先は、ユーザーや役職から選択することも可能です。
  • 必要に応じて、CC、BCC、返信先を入力してください。
  • 件名を入力してください。

件名には、現在の月や日を挿入することも可能です。例えば、現在の月を表す${zoho.currentMonth}という差し込み項目を用いて「${zoho.currentMonth}の経費精算をお願いします」と設定すると、${zoho.currentMonth}がその月と置き換えて送信されます。

  • メッセージの作成をクリックしてください。

必要に応じて差し込み項目を挿入してメッセージを作成してください。

例:

「お知らせ:

${zoho.currentMonth}の経費精算を期日までに完了するようにお願いします」

${zoho.currentMonth}は、現在の月を表す差し込み項目で、送信時に実際の送信日時に置き換えられます。

  • 保存をクリックしてください。

設定した定期メールは、自動化 > 定期処理 > 定期メールの欄に表示されます。

  • 定期メール名
  • 開始日時(レポートの送信を開始する日時)
  • タイムゾーン
  • 頻度(レポートを送信する頻度)

再生のアイコンをクリックすると、すぐに送信の処理を実行できます。

定期メールを編集するには:

  • 対象の定期メールにマウスのカーソルを合わせてください。
  • 右側に表示される編集のアイコンをクリックしてください。
  • 詳細を編集してください。

  • 保存をクリックしてください。

定期メールを削除するには:

  • 対象の定期メールにマウスのカーソルを合わせてください。
  • 右側に表示される削除のアイコンをクリックしてください。

対象の定期メールが削除され、該当のメールは送信されなくなります。