自動化の機能のメリットは?

自動化の機能により、あらかじめ設定した条件やタイミングに応じて、メール送信やタスクの登録、他のサービスやシステムへのデータの送信を自動的に行うことができます。総務人事業務の中で特に繰り返し行うような作業をシステムで自動化でき、業務を効率化できます。

自動化のワークフローを作成するには?

ワークフローという機能により、処理の自動化の設定を行います。ワークフローの設定手順は4つです。

手順1:基本情報を入力してください。

メモ:ワークフローは、フォーム単位で設定します。ワークフローを設定する際にフォームを選択する必要があります。

手順2:実行タイミング。2種類のタイミングで実行できます。
操作に応じて実行 - データの作成、編集、削除、承認、却下等の操作に応じて処理を実行できます。
日付に応じて実行 - 選択した日付の項目の値に応じて処理を実行します。

手順3:条件の設定

ワークフローを実行するための条件を設定できます(条件に合致する時のみ処理が実行されます)。

手順4:処理

処理内容を設定できます(メール通知の送信、チェックリストの作成、項目の値の更新、Web通知やカスタム関数の実行)。

時間基準の処理:通常の処理のタイミングとは時間をずらして処理を実行することができます。

メール通知の設定において「この操作を実行した人」という選択肢があります。どのような意味ですか?

この操作を実行する人とは、操作内容に応じて、申請者(データの作成/編集)や承認者(承認/却下)を表します。

備忘用の通知については、「この操作を実行する人」は従業員のデータを表します。

チェックリストの使用方法は?

チェックリストは、総務人事業務においてやるべきことを一覧にし、抜け漏れなく完了するように確認するのに役立ちます。例えば、新しい従業員が入社した際にやることの一覧をチェックリストをして作成しておけます(座席の決定、PCの貸与、内線番号音付与等)。

同様に、退職時にやることについてもチェックリストを作成できます。保険の手続き、必要な書類の記入、貸与機器の返却など、従業員の退職時にやることを一覧化しておき、実際に従業員が退職することになったタイミングでチェックリストを作成して、対応状況を管理できます。

項目の更新の使用方法は?

あるフォームでのデータの追加や編集時に、特定の項目の値を更新できます。

利用例 1:従業員の退職の手続きで使用できます。

従業員の退職時に、退職の詳細フォームが送信された際に、従業員のデータで従業員のステータスを「退職」に変更できます。

利用例 2:部署異動の手続きで使用できます。

部署異動フォームにデータが追加された際に、対象の従業員の部署の項目の値を更新できます。

Web通知とは?

Web通知(Webhook)は、他のサービスやアプリケーションにデータを送信する仕組みです。システム的には、HTTPによってデータが送信されます。指定したURLに対して、指定したタイミングでデータを送信できます。Web通知(Webhook)の機能を通じて、Zoho Peopleのデータに追加や編集などの処理が実行された際に、他のサービスやアプリケーションにデータを送信して連携できます。

Web通知を設定するには?

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > 自動化 > Web通知に移動してください。
  • 新しいWeb通知をクリックしてください。
  • Web通知の名前を入力してください。
  • 詳細を入力してください。
  • 通知先のURLを入力してください。
  • メソッドを選択してください。POSTまたはGET
  • フォーム名を選択してください。
  • 送信するパラメーターの名前を入力してください。タブの項目から選択するパラメーターは10件まで設定できます。また、パラメーターを指定した形式で設定することも可能です。例:XML、JSONなど。独自の形式のパラメーター名を入力してください。独自のパラメーターは5件まで設定できます。
  • 保存をクリックしてください。

カスタム関数とは?

カスタム関数を設定すると、Zoho ピープルの中で実行する処理を予め設定しておき、設定した内容を再利用できます。設定したカスタム関数の一覧を確認したり、後で内容を編集したりすることも可能です。主に、データの更新や集計、他のサービスやアプリケーションとの連携等に用います。

カスタム関数を作成するには?

  • ホーム画面から、自動化 > カスタム関数 > カスタム関数の追加に移動してください。
  • フォーム名を選択してください。
  • 関数名を入力し、パラメーターの編集のメニューをクリックしてください。
  • メソッド名を入力し、引数を入力してください。
  • 保存をクリックしてください。
  • スクリプトを入力し、保存や実行を行ってください。
  • 必要な項目を入力し、実行をクリックしてください。
  • 実行が完了するとメッセージが表示されます。必要に応じてもう一度実行してください。

ワークフローにカスタム関数を関連付けるには?

  • ホーム画面から、ワークフロー > 自動化 > ワークフローの追加に移動してください。
  • 詳細を入力してください。
  • 処理の欄でカスタム関数をクリックし、既存の関数を選択する場合はフォルダーのアイコンを、新しい関数を追加する場合は追加のアイコンをクリックしてください。
  • 保存をクリックしてください。