目次

目的

フォームの項目の値の更新の処理を自動化できます。項目は、関連するフォームで該当の条件が満たされたときに新しい値で更新されます。データを毎回手動で更新する手間を省けます。

項目の更新の処理を追加するには

  1. 管理者としてサインインしてください。
  2. 設定 > 自動化 > 項目の更新 > 項目の更新の追加をクリックしてください。
  3. フォーム名を選択してください。
  4. 項目の更新の処理名詳細を入力してください。
  5. 項目の編集の欄で更新する項目を選択してください。関連するフォームの項目の値も更新できます。
  6. 更新するを入力してください。

7.保存をクリックしてください。

ワークフロー項目の更新の処理を関連付けるには

  1. 設定 > ワークフロー > 自動化をクリックしてください。
  2. ワークフロー > ワークフローの追加をクリックしてください。
  3. フォーム名を選択してください。
  4. ワークフロー名詳細を入力してください。
  5. ワークフローは、ステータスが有効な場合のみ実行されます。
  6. 操作に応じて実行を選択してください。
  7. 実行タイミングの欄で、項目の更新の一覧フォルダーのアイコンをクリックし、関連付けをクリックしてください。
  8. 保存をクリックしてください。

利用例:退職の処理

退職の詳細を入力するフォームと従業員フォームを連携させる例です。退職の詳細フォームにデータが入力されたタイミングで、該当の従業員のステータスを退職済みに変更できます。

  1. 管理者としてサインインしてください。
  2. 設定 > 項目の更新 > 自動化 > 項目の更新の追加をクリックしてください。
  3. フォーム名として退職の詳細を選択してください。
  4. 項目の更新の処理名として従業員のステータスの変更等と入力し、必要に応じて詳細を入力してください。
  5. 更新する項目として、従業員のステータスを選択してください。関連するフォームの項目の値も選択して更新できます。
  6. 更新するとして、退職(Resigned)と選択してください。
  7. 保存をクリックしてください。
  8. ワークフロー > ワークフローの追加をクリックしてください。
  9. フォーム名として退職の詳細を選択してください。
  10. ワークフロー名退職時に従業員を無効化等と入力し、必要に応じて詳細を入力してください。
  11. ワークフローは、ステータスが有効な場合のみ実行されます。
  12. 操作に応じて実行を選択してください。
  13. 実行タイミングの欄で、項目の更新の一覧フォルダーのアイコンをクリックしてください。
  14. 従業員のステータスの変更を選択し、関連付けをクリックしてください。
  15. 保存をクリックしてください。
  16. 組織 > 退職の詳細 > データの追加とクリックしてください。
  17. 従業員を選択し、退職日を入力してください。
  18. 設定 >従業員 > ユーザーとクリックしてください。
  19. 該当の従業員を表示するには、フィルターのステータスの欄でサインインが無効を選択してください。

メモ:

なお、同じ項目にもとづくワークフローのルールについて実行できるのは、1日あたり500件までです。こちらは重複処理や処理速度の低下を防ぐための措置です。