シフトの管理

シフトと休日を設定するには?

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > シフトの追加に移動してください

  • シフト名を入力してください
  • シフトの開始・終了時刻を入力してください
  • 休日に設定する日のチェックボックスを選択してください

  • 送信をクリックしてください。

シフトが作成され、「シフト」の欄で確認できます。なお、シフトごとに色を設定することが可能です。

メモ:休日を場所に応じて設定するようにした場合、「組織の情報」の休日のカレンダーの設定が反映されます。

シフトが適用された場合、既存の場所に応じた週末/休日はどのように処理されますか?

シフトを作成し、シフトに応じた休日を設定した場合、場所に応じた休日の設定が上書きされます。

例:

従業員が、複数のシフトで勤務しているとします。休日は、シフトに応じて設定されます。この場合、同じ場所で働いていても場所による休日が上書きされ、シフトによる休日が適用されます。

シフトを追加する際、シフトによる休日は場所による休日を上書きしますという内容が表示されます。

シフトに従業員を関連付けるには?

以下の手順で従業員をシフトに関連付けられます:

ユーザーのシフト:

  • 出退勤 > シフト > 従業員とシフトの関連付けに移動してください

  • 「従業員の関連付け」をクリックしてください
  • 従業員や場所の一覧から適用対象を選択してください
  • シフト名を選択してください
  • 開始日と終了日を入力してください

  • 送信をクリックしてください。

シフトのカレンダー:

  • 出退勤 > シフト > シフトのカレンダーに移動してください

「従業員の関連付け」のボタンが表示されますこのボタンをクリックすると、「ユーザーのシフト」で記載した内容を同じ画面が表示されます。

シフトによる休日が有効になるのはどのような場合ですか?

シフトが適用されている従業員については、シフトによる休日が適用されます。例えば、アメリカ向けのシフトで働いている従業員がいる場合、アメリカの休日が適用されますが、日本の休日は適用されません。シフトによって定められている休日のみ適用されます。

既存のデータに影響を与えずに、特定のシフトの時間を変更することはできますか?

シフトの編集のアイコンから、シフトの時間を編集することができます。ただし、変更すると、既存のシフトの時間のすべてのデータも影響を受けます。

特定の日のシフトをカレンダーから直接変更することはできますか?

はい。カレンダー上からシフトを変更できます。

以下のいずれかの方法で可能です:

ポップアップ

  • 出退勤 > シフト > シフトのカレンダーに移動してください
  • カレンダー上に、従業員のシフトが日付ごとに表示されます。

  • 変更対象の日付の欄のシフト名をクリックすると、シフトの選択肢が表示されます。
  • 変更後のシフトを選択してください。

該当の日付のシフトが変更されます。

編集ボタン

編集ボタンをクリックすると、次の画面が表示されます:

 

対象の日付のシフトのみを変更できます。

同じ月で複数のシフトが適用されている場合に、該当の従業員のシフト情報を確認するには?

従業員のシフト情報は2つの場所に表示されます:シフトのカレンダーとユーザーのシフトです。

シフトのカレンダー:

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > シフトのカレンダーに移動してください

部署、場所、従業員、日付の項目が表示されます。

  • フィルターのボタンをクリックしてください。
  • 従業員の項目で、対象の従業員を選択して検索してください。
  • 対象期間の開始日と終了日を入力してください。

該当の期間の従業員のシフトの詳細が表示されます。

従業員とシフトの関連付け:

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > 従業員とシフトの関連付けに移動してください

従業員が関連付けられているシフトの情報が表示されます。特定の期間の従業員のシフト情報を確認するには、フィルターを使用してください。

定期的にシフトを自動で変更することはできますか?

はい。シフトの定期処理の機能により可能です。設定した内容や頻度に応じて、従業員のシフトを自動で変更できます。この操作を行うには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > シフトのローテーション > ローテーションの設定に移動してください。
  • 詳細画面で設定の名前を入力してください。
  • 頻度を選択してください(毎月を選択すると、指定した日に毎月処理が実行されます)。
  • 処理を実行する時間を入力してください。
  • シフトのローテーションの詳細欄で、シフトの期間を選択してください。
  • 適用対象を選択してください(役職、部署、場所、ユーザー等から選択できます)。
  • ローテーションするシフトの内容を入力してください。
  • シフトを追加するには、「+」のアイコンを使用してください。

  • 送信をクリックしてください。

メモ:シフトが変更されると、変更内容が該当する従業員に対してメールで通知が送信されます。

以下のような例を考えてみます。

技術サポート部の従業員に関して、毎月1日から月末までの期間について、早番のシフトを適用していた従業員を中番に、中番のシフトを適用していた従業員を遅番に変更するとします。また、 毎月27日に、翌月分のシフトの変更の処理を行うとします。

この場合、次のような手順で設定を行います:

  • 定期処理の詳細の欄の「頻度」の項目で、「毎月」を選択し、日付として「27」を選択します。
  • シフトの期間の開始日に「1」を選択します。

「1」を選択すると、シフトの期間が月末までの期間として設定されます(1日から月末まで)。

  • シフトの詳細の欄の「適用対象」の項目で、「部署」から「技術サポート部」を選択します。
  • シフトの内容の設定欄の最初の行で、1つ目の選択肢で「早番」、2つ目の選択肢で「中番」を選択します。
  • 「+」のアイコンをクリックして行を追加します。

  • 該当の行で、1つ目の選択肢で「中番」、2つ目の選択肢で「遅番」を選択します。

ヒント:シフトの設定の詳細についてはこちらをクリックしてください。

メモ:シフトの変更処理が毎月27日に実行されます。処理が実行された日のシフトに応じて、シフトの関連付けの設定が行われます。例:もし、ある従業員が27日に早番だった場合、該当の従業員のシフトは中番に変更され、中番だった従業員のシフトは遅番に変更されます(変更は翌月の1日から適用されます)。それぞれの従業員に対してメールが送信され、変更後のシフトや変更が適用になる日付の情報が通知されます。

シフトで勤務している従業員に対して手当を設定したいです。可能ですか?

シフトに応じた勤務体系をとっている場合、シフトによって給与が異なる場合があります。この場合、シフトによる手当を設定することが可能です。シフトの手当を設定すると、単価を設定でき、データをエクスポートすることも可能です。エクスポートしたデータをもとに給与計算が可能です。

シフトの手当を有効にするには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > シフトに移動してください。
  • 既存のシフトを選択するか、新しいシフトを追加してください。
  • 「シフトの手当」の欄で、「有効にする」を選択してください。
  • 該当のシフトの日単価を入力してください。

  • 送信をクリックしてください。

シフトの手当を適用する際に、必要な労働時間を設定するには、次の手順にしたがってください。

  • 出退勤 > 設定 > 一般設定に移動してください。
  • シフトの設定の欄で、手当を適用する時間数を入力してください。

  • 送信をクリックしてください。

こちらで設定した時間数以上働いた従業員に対してのみ、シフトの手当が適用されます。

従業員が出勤時刻の打刻を行いました。しかし、シフトの手当が適用されていないようです。なぜですか?

考えられる原因は2つあります。

  • 対象の日において、出勤と退勤の両方の記録が必要ですが、退勤の打刻がされていない可能性があります。
  • 設定でシフトの手当を適用するための時間数が設定されており、その時間数以上勤務していない可能性があります。上記の場合、シフトの手当は適用されません。

上司のみが従業員のシフトを編集できるようにしたいです。可能ですか?

出退勤の設定から可能です。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定に移動してください。
  • 「シフトの設定」の欄を表示し、「従業員とシフトの関連付けの表示」の項目で「ユーザー」を選択してください。
  • 「従業員とシフトの関連付けの編集」の項目で「上司」を選択してください。

これにより、ユーザー/従業員は、自分のシフトの詳細を確認できます。一方、上司のみが、自分の部下の従業員とシフトの関連付けを編集できるようになります。

組織の労働時間の設定

組織の労働時間はどこから設定できますか?

ホーム画面から、出退勤 > 設定に移動してください。

労働時間は以下の2つのいずれかの方法で設定できます:

最低労働時間なし:出勤として記録するのに必要な最低限の労働時間を設定しません。出退勤の記録があれば、労働時間に関係なく出勤したと記録されます。

最低労働時間あり:出勤として記録するのに必要な最低限の労働時間を設定します(全日、半日それぞれの最低労働時間を設定可能です)。設定した労働時間以上勤務した場合のみ、出勤として記録されます。

一般:

基本的な設定が可能です。

  • 開始日:

    設定した内容が、選択した日付以降に有効になります。

     

  • 標準のシフトの時間:

    組織の標準のシフトの時間を設定します。

     

労働時間:

  • 労働時間の計算方法:

労働時間の合計の計算方法として、最初の出勤&最後の退勤、または、すべての有効な出勤&退勤のいずれかを選択できます。

最初の出勤&最後の退勤:

こちらを選択すると、最初の出勤時刻と最後の退勤時刻の差から休憩時間を除いた時間が、合計労働時間として算出されます。出勤、退勤を複数回記録することが可能ですが、最初の出勤と最後の退勤以外の記録は、労働時間の算出時には考慮されません。

すべての有効な出勤&退勤:

有効な出勤、退勤の値をもとに、労働時間が算出されます。例:9:00 AMに出勤、11:00 AMに退勤、12:00 PMに出勤した場合、9:00 AMから11:00 AMの2時間のみが労働時間に含まれ、11:00 AMから12:00 PMの時間は含まれません。12:00 PM以降、いずれかの時間で退勤すると、12:00 PMからその時点までの時間が労働時間に加算されます。

休憩時間:

休憩時間を固定の値で設定できます。

出勤の判定:

2つの方法から選択できます。

  • 最低勤務時間あり:半日、または、全日の勤務として必要な労働時間を設定できます。設定した時間に応じて、自動で半日、または、全日の出勤として記録されます。
  • 最低勤務時間なし:最低の労働時間を定めない方法です。例えば、所定の労働時間を8時間として設定します。この方法では、労働時間数に関わらず、有効な出退勤の記録があれば出勤したものとして扱われます。

過不足の表示:

有効にすると、労働時間の過不足が表示されます。

最低労働時間ありで、全日出勤が8時間、半日出勤が4時間とした場合で、7時間のみしか出勤していない場合、半日出勤で半日不在として記録されます。1時間分は、不足分として表示されます。5時間のみ出勤した場合、半日出勤で半日不在、3時間分不足として記録されます。一方、10時間出勤した場合、全日出勤で2時間分が超過として記録されます。

最低勤務時間なしの場合、有効な出退勤の記録があれば労働時間に関わらず出勤として記録されます。1日あたりの労働時間を8時間とした場合、9時間出勤すると1時間分が超過として記録されます。

最大時間:

労働時間の上限を設定します。半日、全日のそれぞれについて上限を設定できます。労働時間の上限を設定する必要がある場合のみ使用します。標準では、最大時間の設定は無効になっています。設定するには、チェックボックスをクリックして有効にしてください。

メモ最大時間の設定を有効にしている場合、上限を超える時間は時間外労働として扱われません。

過去の出退勤データの編集:

過去の出退勤データの編集をクリックすると、過去のデータを編集できます。1日あたりの労働時間に変更があった場合、過去のデータにも変更内容が適用されます。

特定のユーザーのみについて出退勤の設定を変更できますか?

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > ユーザー固有の設定 > 設定の追加に移動してください。
  • 対象のユーザーを選択し、労働時間、権限、その他の設定を行ってください。

  • 保存をクリックしてください。

    過去の出退勤のデータも編集する場合、過去の出退勤データの編集のメニューをクリックし、期間を選択し、適用をクリックしてください。

     

フレックスタイムに対応するため、最低労働時間なしの設定はできますか?

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > 一般設定に移動してください。
  • 労働時間の欄で、最低労働時間あり、最低労働時間なしのいずれかを選択する設定が表示されます。
  • 「最低労働時間なし」を選択してください。

  • 送信をクリックしてください。

「最低労働時間なし」で1日あたりの労働時間を8時間とした場合、8時間を超える労働時間は時間外の労働時間として記録され、8時間に満たない時間は不足分として記録されます。

最低勤務時間ありとなしの違いは何ですか?

最低勤務時間ありの場合、組織で設定した時間以上働いた場合のみ、時間に応じて全日または半日の出勤として扱われます。最低勤務時間なしの場合、出退勤を記録すると、時間に関わらず常に出勤として扱われます。

最低勤務時間ありで、全日の労働時間を8時間、半日の労働時間を4時間として設定した場合、5時間の勤務は半日として扱われます。超過の1時間分は考慮されません。時間外としては記録されません。最低勤務時間ありで時間外を有効にすると、労働時間が8時間を超えた場合のみ時間外として扱われます。最低勤務時間ありの場合、不足分は考慮されません。

最低労働時間なしで1日あたりの労働時間を8時間とした場合、8時間を超える労働時間は時間外の労働時間として記録され、8時間に満たない時間は不足分として記録されます。

出退勤が打刻された場所を確認するには?

Zoho Peopleでは、出退勤が打刻された場所を確認できます。場所は、モバイル、または、 Webで打刻された場合に記録されます。Webの場合はブラウザーで位置情報の記録を許可する必要があり、大まかな位置のみが記録されますが、モバイルの場合はより詳細な住所が記録されます。打刻情報の場面で、アイコンをクリックすると地図を表示できます。 打刻された場所を確認するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 一覧に移動してください。
  • 場所を確認したい打刻のデータをクリックしてください。
  • 打刻された時刻の上にマウスのカーソルを合わせてください。

打刻された場所の概要を確認できます。また、「地図の表示」をクリックすると地図を表示できます。Web(ブラウザー)からの打刻の場合、場所はIPアドレスをもとに記録されます。

支払日/時間の計算の設定は何に使用しますか?

給与計算の対象となる支払対象の日/時間に、休日や休暇を含むかどうかを設定できます。

休日や休暇を含むように選択すると、支払日/時間に休日や休暇が含まれます。

支払日/時間の設定内容は、所定の支払対象日/時間に反映されます。例えば、1週間の労働日が5日とします。また、1カ月間の所定の支払対象日が20日とします(5日×4週間)。支払対象日に休日を含むと、所定の支払対象日の1カ月の合計は1カ月の日数と同じになります。また、支払対象日に休暇を含むと、有給の休暇も支払対象に含まれます。ただし、支払は実際の労働に応じて行われます。このため、支払対象日は、労働日と有給の休暇の合計となります。

例えば、1週間の労働時間が8時間とします。支払対象時間に休日を含むと、1カ月が30日の場合の所定の支払対象時間は240時間となります(8時間×30日)。240時間分の労働に対して給与が会社から支払われることになります。ただし、支払は実際の労働時間に応じて行われます。このため、支払対象時間は、実際の労働時間と有給の休暇の時間の合計となります。

所定の労働時間と実際の労働時間を比較して表示することはできますか?

支払期間を設定することによって、所定の労働時間と実際の労働時間を比較して表示できます。

支払期間を設定すると、設定した期間の実際の労働時間を出退勤 > 一覧 > 時間外の一覧から確認できます。

  • 開始/終了 - 開始日と終了日を表します。
  • 前の期間の残高 - 前の月/週の残高です。
  • 所定時間 - 従業員に対して定められている労働時間です。(これは、出退勤 > 一般設定 > 労働時間 > 1日あたりの労働時間の設定に応じて計算されます。例えば、1日あたりの労働時間として8時間として設定した場合、支払対象日に8をかけた数が所定時間の合計として算出されます)
  • 支払対象時間 - 労働時間の合計です。出退勤の記録から算出されます。
  • 支払時間 - 実際の支払に用いる時間の合計です。

ヒント支払時間の計算方法は以下のとおりです。

所定時間 = 支払対象時間 → 支払時間 = 支払対象時間

所定時間 > 支払対象時間 → 支払時間 = 支払対象時間

所定時間 < 支払対象時間 → 支払時間 = 所定時間もし支払対象時間に対して支払を行いたい場合、支払時間の値を手動で変更できます。

  • 調整時間 - 残高を調整するための値を手動で入力できます。

例:所定時間 = 150:00、かつ、支払対象時間 = 160:00の場合、10:00の超過があります。この時間が、差し引き時間の欄に表示されます。もし、この超過時間に対して支払を行わない場合、調整時間に「-10」を入力すると、残高を0にできます。

  • 差し引き時間 - 支払時間の最終的な過不足を表します。

例:支払期間が毎月20日から翌月19日までとします。

また、所定の労働時間を8時間として設定したとします。

利用例1:

前の期間の残高が0とします。この場合、所定時間と実際の労働時間は同じです。ここで、調整時間と差し引き時間は以下のように計算されます。

前の期間の残高

所定時間

支払対象時間

支払時間

調整時間

差し引き時間

0:00

240:00(支払期間が30日
×1日あたりの労働時間が8時間)

240:00

240:00

0:00

0:00

利用例2:

支払対象時間が所定時間より少ないとします。この場合、以下のように計算されます。

前の期間の残高

所定時間

支払対象時間

支払時間

調整時間

差し引き時間

0:00

240:00

230:00

230:00

0:00

0:00

利用例3:

支払対象時間が所定時間より多いとします。この場合、以下のように計算されます。

前の期間の残高

所定時間

支払対象時間

支払時間

調整時間

差し引き時間

0:00

240:00

250:00

240:00

0:00

10:00

残高を翌月に繰り越した場合、以下のように計算されます。

前の期間の残高

所定時間

支払対象時間

支払時間

調整時間

差し引き時間

10:00

240:00

230:00

240:00

0:00

0:00

実際の労働時間に対して差し引き時間が適用されるため、支払時間と所定時間が同じになります。このため、支払時間は230+10=240時間です。

ケース3-2:

差し引き時間を繰り越さない場合、以下のようにします。

前の期間の残高

所定時間

支払対象時間

支払時間

調整時間

差し引き時間

0:00

240:00

250:00

240:00

-10:00

0:00

調整時間を手動で入力して、差し引き時間を0にできます。

これらの内容の確定後、給与計算にデータを使用します。

振替休日&時間外労働

振替出勤とは?

振替出勤とは、休日に行われた労働を指します。振替出勤を行った場合、振替休日を取得できます。

振替出勤を行った日/時間の数に応じて、振替休日を取得可能です。

振替出勤と時間外労働の違いは何ですか?

時間外労働は、所定の労働時間を超えて行った労働です。

振替出勤とは、本来休日である日に行われた労働です。

振替出勤を行った日については、振替休日を取得できます。

振替出勤を行った日数を確認するには?

  • ホーム画面から、出退勤 > レポートに移動してください。
  • 日単位の集計のレポートに移動してください。

振替出勤の欄に、取得した日数が表示されます。

入力制限

Webからの打刻を制限することはできますか?

はい、Webからの打刻を制限することができます。

  • ホーム画面から、出退勤 > 一般設定 > 権限に移動してください。

Web出勤/退勤

有効にすると、Web画面からの出勤/退勤の打刻が可能になります。Web画面からの打刻を不可にしたい場合は、この選択肢を無効にしてください。

オフィス等の指定の場所以外からの打刻を制限することはできますか?

IPアドレスによる制限が可能で、これにより、打刻できる場所を制限できます。

オフィスに割り当てられているIPアドレスがある場合、そのIPアドレスからアクセスした場合のみ打刻できるようにできます(それ以外の場所からは打刻できなくなります)。IPアドレスは、場所や部署に応じて設定可能です。

  • 設定 (歯車のアイコン) > アクセス制限 > 許可するIP > IP制限の追加をクリックしてください。
  • IPアドレスの範囲を設定してください。
  • 制限する機能を選択してください。

  • 適用対象を場所や部署から選択し、保存をクリックしてください。

IPアドレスによって制限できる機能は、出退勤、工数の記録、ファイルの3つです。

メモIPアドレスによる制限を設定する場合、固定のIPアドレスを指定するようにしてください(動的なIPアドレスは変更される可能性があるため)。固定のIPアドレスを持っていない場合、取得してから設定するようにしてください。ご不明な点については、 support@zohopeople.com までお問い合わせください。

位置情報をもとに、打刻できる範囲を指定することはできますか?

はい。位置情報をもとにした制限が可能です。地図上の範囲を指定して、その範囲内のみで打刻できるようにし、範囲外からの打刻ができないように設定できます。特定の部署や職位に対して設定することも可能です。

次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > アクセスの制限 > 地域制限に移動してください。

  • 地域制限の追加をクリックしてください。

標準では、現在の位置情報が表示されます。

  • 任意の場所を検索することもできます。

  • 描画ツールを用いて、地域の範囲を指定してください(円、長方形、五角形等の形で指定できます)。
  • 地図上で移動した後に、メニューから現在地に戻ることも可能です。
ヒント:選択済みの範囲を削除したい場合は、描画のツールバーから削除のメニューを選択してください。削除の操作後、保存をクリックしてください。
  • 設定に対して名前を入力し、適用対象を部署、場所、ユーザー等から選択してください。
  • 「機能」の欄で、制限する機能を選択し、送信をクリックしてください。

IPアドレスの設定では、アクセスを許可するIPアドレスのみを設定できます。これに対し、地域制限では、アクセスを許可する場所の範囲を地図上から設定できます。

メモIPアドレスによる制限と、地域による制限の両方を適用することが可能です。

オフィスと自宅の両方から打刻を許可したいです。可能ですか?

はい。地域制限を2件設定することによって対応できます。

  1. オフィス
  2. 自宅

複数の地域についての制限を設定する場合、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > アクセスの制限 > 地域制限に移動してください
  • 任意の場所を検索することもできます。
  • 描画ツールを用いて、地域の範囲を指定してください(円、長方形、五角形等の形で指定できます)。
  • 地図上で移動した後に、メニューから現在地に戻ることも可能です。
  • 名前を入力してください。例:場所2
  • 「適用対象」の欄で、該当のユーザーを選択してください。
  • 「機能」の欄で「出退勤」を選択してください。
  • 送信をクリックしてください。

もう1件の地域(自宅)を設定する場合も同じ手順にしたがって、自宅の地域の範囲を設定してください。

設定が完了すると、オフィスと自宅の2つの地域からのみ出退勤が可能になります。

地域制限を編集/削除することはできますか?

はい。既存の地域制限の設定を編集することが可能です。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > アクセスの制限 > 地域制限に移動してください。
  • 対象の地域制限の設定に、マウスのカーソルを合わせてください。

  • 変更後、送信をクリックしてください。

削除するには:

  • ホーム画面から、設定(歯車のアイコン) > アクセスの制限 > 地域制限に移動してください。
  • 対象の地域制限の設定に、マウスのカーソルを合わせてください。

従業員が打刻を忘れる場合があります。その場合、自動で処理する方法はありますか?

従業員が出勤の記録をしなかった場合、定期的な自動処理によって自動で不在として記録できます。これにより、従業員の勤怠状況の一覧に「不在」として表示されます。従業員は、該当のデータを確認して休暇に変換できます。

定期処理の設定を行うには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > 不在データの処理 > 定期処理の追加に移動してください。

  • 処理の名前や時間等の詳細を入力してください。
  • 現在/処理時点の日付から何日前の日付について、処理を行って不在として記録するかを設定してください。

例えば、1日前/前日のデータについて処理したい場合、「1」を選択してください。

  • 適用対象の欄で、部署や役職を選択してください。

メモ何も選択しなかった場合、組織全体に対して処理が実行されます。

  • 送信をクリックしてください。

これにより、指定した日のデータが「不在」として記録され、「休暇」や「出張」に変換できるようになります。

今月から不在データの定期処理の使用を開始しました。しかし、先月の日付のデータに関してもこの処理を実行したいです。可能ですか?

はい。可能です。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > 不在データの処理 に移動してください。
  • 対象の設定の実行のアイコン(再生のアイコン)をクリックしてください。
  • 処理を実行する対象の日付を選択し、実行をクリックしてください。

先月の日付のうち、選択した日付のみに対して処理が実行され、打刻されていない日付については「不在」として記録されます。

メモ適用対象として設定した内容と同じ範囲に対して適用されます。

従業員が自分の出退勤(打刻)のデータを編集することはできますか?

次の手順で、従業員に対して出退勤(打刻)のデータの編集を許可することが可能です。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > 一般設定に移動してください。
  • 権限の欄で、「自分のデータの編集」の項目をクリックし、有効にしてください。
  • 「通知」の項目にチェックを入れ、メールアドレスを入力すると、他の従業員等の任意の宛先に通知できます。

  • 「上司に通知」の項目にチェックを入れると、上司にメールで通知できます。

この機能を有効にすると、従業員が自分で出退勤のデータを編集できます。これとは別に、従業員による出退勤のデータを承認制にする機能があります。申請の機能を設定すると、設定した内容に応じて出退勤のデータの修正内容を確認し、承認/却下できます。承認すると、修正内容が出退勤のデータに反映されます。申請の設定を行うには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 修正の申請 > 申請の追加に移動してください。
  • 従業員名を選択してください
  • 出勤、退勤の時刻を入力してください。
  • 保存をクリックしてください。

承認制にする場合、承認経路を設定する必要があります。承認経路は、出退勤 > 設定 > 修正の申請 > 申請の追加から設定可能です。

承認と権限

上司が自分の部下の出退勤のデータを表示/編集できるようにするには?

  • 出退勤 >一般設定 >権限に移動してください。
  • 「すべての出退勤データの表示」の項目を有効にすると、中抜け等を含めたすべての出退勤のデータを確認できます。

  • 「部下のデータの編集」の項目で、自分の部下のデータを編集できるようにするかどうかを設定できます。

編集時に通知を送信するように設定することも可能です。

従業員自身が出退勤のデータを編集する際に、内容の反映を承認制にすることはできますか?

  • ホーム画面から、設定 > 承認に移動してください。
  • 承認の追加をクリックしてください。
  • 承認名を入力してください。

  • 必要に応じて条件を入力してください。追加のアイコンをクリックすると、複数の条件を追加できます。

申請・承認

承認経路を設定するか、条件を設定して自動で承認/却下するように設定できます。

承認経路を設定するには、次の手順にしたがってください。

  • 承認者の設定をクリックしてください。
  • 以下のいずれかから選択してください。

上司 - 上司が承認者になります。

サインインしているユーザーの部署の管理者 - 承認を申請しているユーザーの部署の管理者が承認者になります。

役職による承認者 - 選択した役職に該当するユーザーが承認者になります。

部署のトップ - 選択した部署のトップのユーザーが承認者になります。

部署のメンバー - 選択した部署のメンバーが承認者になります。

従業員 - 特定のユーザーが承認者になります。

プロジェクトの管理者 - すべてのプロジェクトの管理者が承認者になります。

従業員による承認者の選択を許可 - 従業員自身が承認者を選択できます。

メモ:承認は、5階層上の上司まで設定できます。

「この承認に備忘用の通知を有効にする」の項目にチェックを入れると、通知を有効にできます。

通知を有効にすると、1回のみ送信するか繰り返し送信するかや、何日後に送信するかを設定できます。

メールのテンプレートの設定の欄では、通知メールの内容を設定できます:

送信者としては、この操作を実行する人のメールアドレスか、任意のメールアドレスを設定できます。

宛先には、以下のいずれかを設定できます:

システムの項目

承認者 - 承認経路に応じて、設定された承認者にメールが送信されます。

この操作を行う人のチームのメールアドレス - 承認を申請した人が所属するチームのメールアドレス宛にメールが送信されます。

この操作を実行する人 - 承認を申請した人にメールが送信されます。

サインインしているユーザーの上司 - 承認を申請した人の上司にメールが送信されます。

ユーザーの一覧

すべてのユーザーの一覧が表示されます。メールの送信先のユーザーを選択できます。検索も可能です。

役職の一覧

すべての役職の一覧が表示されます。メールの送信先の役職を選択できます。検索も可能です。

部署の一覧

すべての部署の一覧が表示されます。一覧から部署を選択するか、検索できます。

その他、「全員に通知」の項目にチェックを入れると、組織の全員に対してメールを送信できます。

送信元と宛先の設定後、必要に応じてCCBCC返信先を入力できます。

メールの件名を入力してください。

差し込み項目の一覧から項目を選択すると、該当の項目の値を差し込むことも可能です。

保存をクリックしてください。

上記の手順に加え、出退勤に関する承認については、出退勤 > 設定 > 修正の申請 > 承認の追加のメニューからも設定可能です。

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > 修正の申請 > 申請の追加に移動してください。
  • 承認名を入力してください。
  • 条件を入力してください。設定した条件が満たされると、承認の処理が適用されます。
  • 出退勤の修正の申請については、出勤日、詳細、従業員番号、出勤時刻、退勤時刻、合計時間、ステータス等の項目を使用できます。
  • 条件に応じて、承認者を設定することも可能です。
  • 「この承認に備忘用の通知を有効にする」の項目にチェックを入れると、通知を送信できます。
  • 「メールのテンプレートの設定」から、承認の処理に関して送信するメールの内容を設定できます。

  • 保存をクリックしてください。

メモ:

不在として記録されている日付について出退勤のデータが承認されて登録された場合、該当の不在の記録は削除されます。

承認漏れがないように通知を送信することはできますか?

承認を忘れないように、備忘用の通知を設定することが可能です。

  • 設定(歯車のアイコン) > 承認に移動してください。
  • 承認の追加をクリックしてください。

通知を有効にすると、1回のみ送信するか繰り返し送信するかや、何日後に送信するかを設定できます。

端末連携、レポート、インポート/エクスポート

Zoho Peopleの出退勤の機能と、出退勤の記録用の端末を連携させることはできますか?ユーザーIDの関連付けとは何ですか?

Zoho PeopleのAPIを通じて、勤怠管理用の端末やシステムとZoho Peopleを連携させられます。端末やシステムのデータとZoho Peopleのデータを同期する際に、ユーザーのデータを関連付けることが必要になります。関連付けのキーとして、従業員番号やメールアドレスを用いることができます。もしこれらの2つの項目が使用できない場合、任意のIDを設定して使用できます。

出退勤のデータをZoho Peopleと連携させる際に使用するAPIの一覧はこちらです。

任意のユーザーIDを関連付ける手順

  • ホーム画面から、出退勤 > 設定 > ユーザーIDの関連付け > ユーザーIDの関連付けの追加に移動してください。
  • 従業員番号/従業員名、関連付け用IDを入力してください。

  • 追加をクリックしてください。

特定の日における勤怠のレポートを印刷したいです。可能ですか?

印刷するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 日のレポートに移動してください。
  • フィルターから対象の日付を選択してください。
  • ユーザー&従業員情報の一覧から、対象の従業員の種類を選択してください。

選択した種類に該当する従業員の勤怠データが表示されます。

  • 「…」のアイコンをクリックすると印刷のメニューが表示され、「印刷」をクリックするとレポートを印刷できます。

特定の日に遅刻した従業員に関するレポートをエクスポートするには?

遅刻/早退のレポートで該当するデータを表示できます。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 遅刻/早退のレポートに移動してください。
  • フィルターから対象の日付を選択してください。

  • 検索をクリックしてください。

最初の出勤時刻、最後の退勤時刻、シフトなどの詳細を確認できます。また、出勤時の早出または遅刻、退勤時の早退または残業のデータを確認できます。

  • 「…」のアイコンをクリックし、「エクスポート」を選択してください。

メモエクスポートは.xls/.csv形式でのみ可能です

特定の場所の特定のシフトで遅刻した人のレポートを表示することはできますか?

レポートを表示するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 遅刻/早退のレポートに移動してください。
  • フィルターから対象の日付を選択してください。
  • 対象の場所を選択してください。

  • 対象のシフトを選択し、検索をクリックしてください。

従業員ごとに遅刻のデータを確認できます。

特定のチームの有効なユーザーについて、1カ月間の勤怠の詳細のレポートを確認したいです。可能ですか?

出勤状況のレポートによって可能です。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 出勤状況のレポートに移動してください。
  • フィルターをクリックし、部署を選択してください。
  • 「詳細」をクリックし、「ユーザー&従業員情報」の項目で「ユーザー」を選択してください。
  • 開始日と終了日を選択してください。

  • 検索をクリックしてください。

特定の部署の特定の月における労働時間の合計を確認することはできますか?

時間単位のレポートで確認できます。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 時間単位のレポートに移動してください。
  • フィルターから対象の部署を選択してください。
  • 時間の種類を選択してください(「支払対象時間」または「労働時間」)。

メモ「労働時間」は、従業員が実際に勤務し、出退勤を記録した時間です。「支払対象時間」は、労働時間に加え、休日や休暇も含む時間です(含まれる範囲は設定によります)。

 

  • 開始日と終了日を選択し、検索をクリックしてください。

特定の月で特定の従業員が出勤した日数を確認したいです。可能ですか?

確認するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 日単位のレポートに移動してください。
  • フィルターをクリックしてください。
  • 「従業員」の項目で、対象の従業員を検索してください。

  • 開始日と終了日を選択し、検索をクリックしてください。

対象の月における対象の従業員の出勤日数を確認できます。

メモ所定支払日 - 該当の期間において必要な労働日数を表します。

支払日 - a.労働日 - 従業員が実際に労働した日数を表します。出退勤の記録から算出されます。

b.有給休暇 - 有給の休暇を表します。設定に応じて算出されます。詳細は設定で確認できます。

c.合計 - 労働日数と有給日数の合計です。

所定労働日 - 該当の月において必要な労働日数を表します。支払日/時間の設定に応じて算出されます。詳細は関連するヘルプページを確認してください。

労働日 - 「出勤」と「出張」に分かれます。合計の欄にその合計が表示されます。

有給休暇 - 有給の休暇を表します。

無給休暇 - 「不在」として記録された日数と、無給休暇の日数を表します。

特定の場所の従業員の勤務時間の合計のレポートをダウンロードしたいです。可能ですか?

時間の概要レポートで可能です。該当のレポートを作成するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > 時間の概要のレポートに移動してください。
  • フィルターをクリックして、対象の場所を選択してください。
  • 開始日と終了日を選択してください。
  • 「詳細」をクリックし、「ユーザー&従業員情報」の項目で従業員の種類を選択し、検索をクリックしてください。

設定した内容に応じてレポートが表示されます。

  • 「…」のアイコンをクリックするとPDF形式でダウンロードするためのメニューが表示され、レポートをダウンロードできます。

メモこのレポートでは

  • 所定の支払対象時間は、必要な労働時間数を表します。これは、支払対象日/時間の設定に応じて算出されます。例えば、労働時間の合計が8時間で週5日勤務の場合、1週間あたりの所定の支払対象時間は、8 x 5 = 40時間となります(週末を含まない場合)。もし週末を含むように設定している場合、所定の支払対象時間は、8 x 7 = 56時間となります。
  • 支払対象時間 - 給与支払の対象となる時間を表します。労働時間と有給休暇の時間の合計です。
  • 所定の労働時間 - 必要な労働時間数の合計です。例:8 x 5 = 40時間/週(週末に勤務しない場合)
  • 労働時間 - 「出勤」「出張」として記録された日の労働時間の合計です。
  • 有給の時間 - 有給の休暇の時間の合計です。
  • 無給の時間 - 無給として記録された時間の合計です。労働時間の不足分も該当します。例えば、1日あたりの労働時間が8時間なのに対し、2時間しか勤務しなかった場合、6時間分が不足となります。設定の内容に関わらず算出されます。
  • 時間外 - 所定の労働時間を越えて労働した時間数の合計です。設定の内容に関わらず算出されます。

特定の従業員について、特定の月の出勤、退勤、シフトの詳細等の勤怠の詳細を確認したいです。可能ですか?

ユーザーのレポートで確認できます。該当のレポートを作成するには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > ユーザーのレポートに移動してください。
  • 検索タブから、対象の従業員を検索してください。
  • フィルターから対象の日付の範囲を選択してください。

  • 検索をクリックしてください。

メモ「支払対象時間」は、支払対象日/時間の設定で支払対象として設定されている時間を表します。

レポートで勤怠の詳細が表示されます。

出退勤の詳細をインポートするには?

出退勤のデータを一括でインポートし、入力の手間を省くことができます。

  • ホーム画面から、出退勤 > 一覧に移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「インポート」を選択してください。

  • インポートするファイルを選択してください

  • 項目を関連付けて、重複データの処理を選択し、「次へ」をクリックしてください。

ファイルがインポートされます。

出退勤の詳細をエクスポートするには?

エクスポートするには、次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > 一覧に移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「エクスポート」を選択してください。
  • 形式を選択してください(.xls/.csv)。
  • すべての出勤/退勤のデータをエクスポートするには、「すべての出勤/退勤のデータを含める」メニューにチェックを入れてください。

  • 「エクスポート」をクリックしてください。

すべてのユーザーの出退勤のデータを一度にエクスポートすることはできますか?

はい。ユーザーのレポートから可能です。次の手順にしたがってください。

  • ホーム画面から、出退勤 > レポート > ユーザーのレポートに移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「エクスポート」を選択してください。
  • 「エクスポート対象にすべてのユーザーのデータを含める」という項目にチェックを入れ、エクスポートをクリックしてください。

メモエクスポートは.xls/.csv形式でのみ可能です

シフトの詳細をインポートするには?

個人ごとにシフトを設定しなくても、インポートにより一括でシフトを関連付けることが可能です。たくさんのユーザーに対してシフトを関連付ける際に便利です。インポートが完了すると、シフトにユーザーが関連付けられます。

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > 従業員とシフトの関連付けに移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「インポート」を選択してください。
  • 「ファイルのインポート」をクリックしてください。
  • インポートするファイルを選択してください。インポートできるファイルには制限があります。

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メモ:

ファイルはxlsまたはcsv形式である必要があります。

ファイルのサイズは5MB以下にしてください。

xlsファイルの場合、MS Excel 97 - 2003の形式のみ対応しています。

ファイルの最初の行は項目名と見なされます。

xlsファイルにコンボフィルター等の特殊なコントロールや画像が組み込まれている場合、エラーが発生する可能性があります。

インポート中に重複データがあった場合、すべてのデータが取り込まれない場合があります。

日付には組織の設定ページで設定したものと同じ形式を使用してください。

その他の日付の形式は無視されます。

インポートは、以下の方法でも可能です。

  • ホーム画面から、出退勤 > シフト > シフトのカレンダーに移動してください。
  • 「…」のアイコンをクリックし、「インポート」を選択してください。
  • 「ファイルのインポート」をクリックし、インポートするファイルを選択してください。