Zoho ピープル - 事例 - タル

Zoho ピープルは、私が人事担当者として今まで出会ってきた中で最高の人事業務ソフトウェアの1つと言えるでしょう。

プリンス・フランシス タル・リーディング・エッジ 人事部長

事業概要

タル社は1990年にインドの開発課題に関する専門知識をもつ組織として設立されました。主に気候変動と災害リスク管理、政府機関、自然資源管理、社会開発、都市開発、水と衛生の6つの分野に精通しています。州、中央政府だけでなく、草の根団体、NGO、多国籍機関がクライアントです。コンサルティングサービスにおいて、品質や正確さ、簡潔さを大切にしています。

課題

タル社の人事部にとっての主な課題の1つは、従業員の情報を手作業で管理していることでした。手作業での管理のために、人事部は多くの作業で逼迫しており、担当者の数を増やすしかありませんでした。

従業員の管理に時間を割くため、その他の重要な人事業務を放棄しなくてはなりませんでした。出退勤の管理、従業員への重要な通知の送信などの基本的な業務はぞんざいに行われ、効率が悪い状態でした。

休暇の申請は、管理者と従業員間で複数回にわたるメールのやりとりの中で行われていました。そのため担当者は手作業でメールから探し出して残りの有給日数を確認しなければなりませんでした。

また、組織的なお知らせはメールか口頭で伝えなくてはなりませんでした。従業員がメールを見逃したり、タイムリーにメールが受け取れないことによって担当者は情報を確認できないことが度々ありました。

「人事部は従業員データの管理と情報の記録にかなりの比重をかけていました」(人事部長 プリンス氏)

導入概要

タル社は2年前にZoho ピープルを使い始め、従業員データベース、セルフサービス機能、休暇管理、通知設定、承認、レポートなどの複数の機能を利用しています。

Zoho ピープルによって、基本的な全ての人事部の定型業務は自動化されました。紙とエクセルシート媒体は必要なくなりました。これにより、企業の時間とお金を節約できました。

今では、従業員はポータルを使って休暇申請を送ると、該当する管理者に通知が送られます。休暇の履歴は自動的にシステムに記録され、人事担当者が必要とした際にレポートとして書き出すこともできます。

Zoho ピープルで何か投稿するとすぐに従業員のフィードに表示されます。承認と通知は自動的にフィードに表示され、従業員はメールを使わなくてもポータルの中でコメントし話しあえます。

「Zoho ピープルによって人事業務全般が自動化されました。従業員のデータベースの管理がより簡単になり、セルフサービス機能を利用することで従業員は自分で個人情報を変更でき、休暇も申請できるようになりました。正確でわかりやすいレポートを作成でき、経営意思決定の助けとなっています」(プリンス氏)

導入効果

Zoho ピープルを使うことで、タル社では簡単かつ自動的に申請ができるようになりました。これにより、価値のある人的資源をほかの重要な活動に配分できました。

「Zoho ピープルを使うと、カスタマイズ、他のアプリケーションとの連携、独自のフォームの作成が予算内で簡単にできました。組織が次のレベルに進み、よりよい意思決定ができるようになりました」(プリンス氏)