Zoho Mailユーザーガイド

 タスクとは何ですか?

タスクとは、個人またはグループに割り当てられた一連のやることです。タスクにより、割り当てられた作業、業務、問題が解決されます。タスクは、グループレベルまたは個人レベルで使用できます。ここでは、タスクを次の2つのカテゴリーに区別します。

  1. 個人タスク
  2. グループタスク

 タスクの作成

  1. [タスクの追加]をクリックして、新しいタスクを作成してください。
  2. タイトルを追加し、開始日と期限を設定してください。
  3. ステータスと優先度を適宜設定してください。

 期限に基づいたタスクの作成

Zoho Tasksでは、時間に基づいて作成する1日タスクを追加できます。商談の約束、会議、電話会議、製品デモなどの、1日タスクを作成できます。また、ポップアップやメールでリマインダー通知を設定して、次のタスクを通知することもできます。

1日タスクを作成するには:

  • [タスクの追加]をクリックしてタスクを作成してください。
  • チェックボックスをオンにして、開始時刻と終了時刻を設定してください。
  • 必要に応じて、ステータス、優先度、カテゴリー、リマインダー通知を設定してください。

注:

  • 時間基準のタスクは1日タスクです。そのため、開始日と期限は同じです。

 タスクのリマインダー通知の設定

タスクの一覧を作成し、作業中に適切なタイミングでタスクをリマインダー通知してください。Zoho Tasksでは、作成するすべてのタスクにリマインダー通知を設定できます。これは非常に便利で、ビジネス用途に適した使いやすいリマインダー通知です。 

 ポップアップとメールによるリマインダー通知:

リマインダー通知を作成して、設定した時刻になったら、ポップアップメッセージまたはメールで通知できます。

 タスクへのタグ付け

Zoho Tasksのタグも便利な機能で、カテゴリー別にタスクの一覧をかんたんに整理できます。Zoho Tasksでは、複数のカスタムタグをサポートしています。たとえば、「マネージャーとのミーティング」タスクは、「ミーティング」カテゴリーと「To Do一覧」カテゴリーに分類できます。

 新しいタグの追加とタスクへのタグ付け

  • 新しいタグを追加するには、タグの横にある[+]をクリックしてください。特殊文字(/ \ | * ?, : ; " > < % & #)は使用できません。上部バーの[タグ]の下に新しいタグを追加することもできます。

  • タスクにタグを付けるには、タスクを選択し(チェックボックスをクリック)、上部バーにある[タグ]一覧からタグを割り当ててください。[タグ]一覧にあるタグアイコンをクリックして、タグを直接追加/削除/割り当てることができます。

  • 複数のタグを1つのタスクに割り当てたり、1つのタグを複数のタスクに割り当てたりすることができます。そのためには、タスクを選択し、タグを1つずつ割り当ててください。
  • 共通のタグを複数のタスクに割り当てるには、複数のタスクを選択して、タグをすべてまとめて割り当ててください。

  • タスクのツールチップにマウスポインターを合わせるだけで、タスクタイトル、割り当て先、タグ名、ステータス、割合などのタスクの詳細を表示することもできます。

 ドラッグ&ドロップ

Zoho Tasksの機能が強化され、ドラッグ&ドロップ機能を使用してタスクにタグ付けできるようになりました。これにより、従来の方法よりもかんたんにすばやくタスクにタグ付けできます。タスクにタグを付けるには、タスクをドラッグして、[タグ]一覧の下のタグの上にドロップするだけです。一度に複数のタスクを選択して、タグの上にドロップすることもできます。

注:

  • 別のユーザーによって割り当てられたサブタスクまたはタスクをドラッグ&ドロップすることはできません。

 タグの色分け

他のタグと区別するために、タグを色分けして独自の色を付けることができます。色分けにより、タグを1つずつ検索する必要がなくなり、一目でかんたんに見つけることができます。タグを色分けする方法は次のとおりです。

  • タグの正方形のボックスをクリックしてください。
  • カラーパレットから色を選択してください。

 グループタグ

グループタグは、個人タグと同じように、グループ内のタスクにタグを割り当てることができます。また、複数のタグを1つのタスクに割り当てることもできますが、個人タグと少し異なることがあります。

  • グループメンバーは、タスクにタグを割り当てることができますが、グループメンバーは割り当てたタグを編集または削除することはできません。
  • グループ管理者/モデレーターのみが、タグを削除または編集する権限を持ちます。

 タグの名前変更と削除

  • タグを右クリックして適切なオプションを選択するだけで、タグの名前を変更したり削除したりできます。タグを削除すると、関連付けられていたタスクからもタグが削除されます。

 繰り返しタスク

繰り返しタスクとは、定期的に発生する一連のタスクを繰り返したものです。業務で週/月/年ごとに実行する一連のタスクがある場合は、それらのタスクを自動的にリマインダー通知するオプションがあると便利です。

Zoho Tasksの繰り返しタスクのオプションは、タスクが完了すると、自動的に同じタスクを生成します。タスクは、最初のタスクに設定されたものと同じタイミングで生成されます。繰り返しタスク機能を使用できる一般的な利用例を以下に示します。

ある企業の経理部では、毎月の最終営業日に従業員の給与を更新する必要がありました。8月31日(月曜日)にタスクを設定し、タスクのタイトルは「給与更新」にします。[詳細設定]を選択し、毎月の最終営業日にタスクを繰り返すように、タスクの繰り返しを[毎月]に設定します。タスクが完了すると、9月30日(翌月の最終営業日)に繰り返しタスクが生成されます。このタスクは毎月繰り返されます。

 タスク割り当て

組織内の任意のユーザーにタスクを割り当てることができます。タスクを別のユーザーに割り当てるには、[+]アイコンをクリックし、ユーザーを選択して[OK]をクリックしてください。タスクを編集または削除できるのは、タスク担当者のみです。

 CRM/Projectsとタスクの連携

これはZoho Mail Suiteユーザーのアドオンオプションです。ユーザーは、特定のアプリケーションにサインインしなくても、Zoho Mail SuiteタスクにCRMのタスクとProjectsのタスクを直接追加できます。

 タスクの分類:

ユーザーは、さまざまなカテゴリーを作成して、並べ替えることができるため、タスクの作成と分類がしやすくなります。

 タスクのステータス

さまざまなタスクステータスを使用して、タスクの進行状況を確認できます。Zohoでは、次の種類のステータスを定義できます。

  1. 対応が必要 - まだ開始されていないタスクは、[対応が必要]ステータスにグループ化されます。
  2. 進行中:開始済みで、対応のフローが継続しているタスクは[進行中]になります。これらのタスクは有効であり、作業中です。
  3. 完了:正常に完了したタスクは、[完了]タスクのステータスにグループ化されます。
  4. キャンセル:担当者がタスクのキャンセルを決定した場合、そのタスクは[キャンセル]タスクのオプションに分類されます。

参加者は、タスクのステータスを[キャンセル]に変更できます。

 タスクの優先度

タスクには5種類の優先度があり、[最高]、[高]、[中]、[低]、[最低]があります。初期設定の優先度は[中]です。優先度は、タスクの作成時とタスクの編集時に設定できます。タスクの優先度により、そのタスクの重要度が決まります。

次に、5種類の優先度と4種類のステータスをすべて示します。

 タスクの表示:

タスクでは、5種類の表示を使用できます。次の表示方法があります。

  1. 今日のタスク
  2. 遅延中のタスク
  3. 今後のタスク
  4. 今週のタスク
  5. 今月のタスク

タスクは、タスクのステータスに応じて表示できます。[すべて]、[保留中]、[完了]、[キャンセル]をクリックすると、タスクの欄にそれぞれのタスクが表示されます。各表示には、現在の表示設定のタスクと、そのタスクの詳細が表示されます。
タスクのステータスに応じてタスクを表示することもできます。[すべて]、[保留中]、[完了]、[キャンセル]をクリックすると、タスクの欄にそれぞれのタスクが表示されます。各表示には、現在の表示設定のタスクと、そのタスクの詳細が表示されます。

 タスクの作成

作成したすべてのタスクのレポートが作成されます。レポートは次の情報に基づいて作成されます。

  1. 開始日と終了日
  2. タスクのステータス([対応が必要]、[進行中]、[完了]、[キャンセル])
  3. タスクの優先度([最高]/[高]/[中]/[低]/[最低])
  4. タスクのカテゴリー

作成したすべてのタスクのレポートが作成されます。レポートは次の情報に基づいて作成されます。

 コメント

タスクにコメントを追加するには、タスク一覧のコメントアイコンをクリックしてください。

 サブタスクの追加:

既存のタスクにサブタスクを追加するには、次の図に示すように、タスク一覧の上にマウスポインターを置いて、[サブタスクを追加]アイコンをクリックしてください。このオプションは追加のオプションであり、ユーザーは毎回新しいタスクを作成することなく、複数のサブタスクを追加できます。

 インポートとエクスポート:

現在使用している別のアプリケーションから、さまざまなタスク一覧をZoho Tasksにかんたんにインポートできます。

タスクをインポートするには:

  • タスクのファイルを.icsまたは.csv形式で保存してください。エクスポートするファイルのエンコード形式は、UTF-8形式にしてください。
  • .csvファイルには、正しくフォーマットされたヘッダーが含まれる必要があります。Zohoにタスクをインポートするには、ヘッダーに少なくとも件名またはタイトルが含まれている必要があります。
  • [参照]をクリックして、.icsまたは.csvファイルを開きます。
  • [OK]をクリックしてください。
  • メインページに戻るには、[タスク]ページの右上にある[ホームに戻る]をクリックしてください。

タスクをエクスポートするには:

Zoho Tasksからタスクをエクスポートすることもできます。

  • エクスポートするタスクを選択し、[エクスポート]のドロップダウンメニューをクリックしてください。
  • 形式(.icsまたは.csv)を選択してください。
  • ファイルを保存してください。

 クイック追加:

タスクをかんたんにメモするには、[クイック追加]オプションを使用してください。メモはタスク一覧に追加されます。必要に応じて、後でタスクを変更できます。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohomail.com