タスク

Zoho Mailのタスクは、To Do一覧を把握するのに便利です。個別タスクとグループタスクの両方を作成して追跡できます。 

 個別タスク

個別タスクとは、個別に実行する必要があるタスクです。個別タスクは、［自分のタスク］で作成して追跡できます。タスクを作成するときに、タスクの期限、リマインダー通知、優先度を設定できます。

［タスクのステータスの変更］アイコンをクリックすると、一覧表示から直接、タスクを完了として設定したり、完了したタスクを再開したりできます。一覧表示から任意のタスクにサブタスクを追加することもできます。 

 グループタスク

グループの下にタスクを作成すると、そのグループのすべてのメンバーがアクセスできます。グループの任意のメンバーにタスクを割り当てることができます。グループタスクは、グループに属していない任意の組織メンバーにも割り当てることができます。

プロジェクトの下に複数のタスクを作成し、各メインタスクの下に複数のサブタスクを作成できます。タスクを作成するときにプロジェクトを選択したり、［タスクの追加］ビューから新しいプロジェクトを直接作成したりできます。プロジェクトは、グループタスクでのみ使用できます。 

すべてのグループメンバーは、任意のタスクにコメントや「いいね！」を付けることができますが、グループタスクの編集権限のレベルは、グループ内のユーザーの役割によって異なります。次の表は、同じ内容の概要です。

*親タスクとサブタスクの編集権限には、タスクの詳細、件名、期限、優先度、繰り返しオプションの編集が含まれます。

招待者をタスクに追加する権限は、そのタスクで［招待者を拒否］を選択しているかどうかによって決まります。

グループタスクを作成すると、タスクをプロジェクトの下にグループ化できます。これにより、関連するすべてのタスクをかんたんに追跡できるようになり、グループ全体のプロジェクトタスク、保留中の項目、進行状況、最終的な目標を視覚的に把握できます。また、グループ全体で明確な目標を掲げて、タスクの可視性を高めることで、チーム全体の関心を同じ方向に向けることができます。 

グループタスクは、［その他のオプション］メニューの該当のオプションを選択して、別のストリームグループにコピーまたは移動できます。［コメントを含める］チェックボックスをオフにすると、コピーまたは移動するときに、元のタスクのコメントを除外するように選択できます。

繰り返しタスク

1回限りのタスクではなく、特定の頻度で繰り返されるタスクもあります。これらのタスクは、繰り返しタスクと呼ばれます。Zoho Mailでは、レポートの作成、請求書の支払い、タイムシートの送信などのタスクに対して繰り返しタスクを作成できます。［繰り返し］アイコンをクリックして、タスクの繰り返しパターンを設定してください。

［毎日］、［毎週］、［毎月］、［毎年］の繰り返しを選択できます。また、繰り返しパターン/時刻などを選択するサブオプションもあります。

 サブタスク

大きいタスクは、多くの場合、複数のサブタスクに分割できます。グループタスクには、多くの場合、チームのさまざまなメンバーのタスクが含まれ、それぞれが異なるサブタスクを担当します。 

タスクのチートシート

Zoho Tasksでは、タスクをかんたんに管理できるように、便利な機能を予めいくつか提供しています。指定した形式で自分にメールを送信して、メールボックス内のタスクを追加して管理できます。

メールの件名は「タスクの件名」として追加され、メールの内容は「タスクの詳細」として追加されます。タスクの最初の50文字のみがタスクの詳細として追加されます。

個人アカウントユーザーの場合は、ドメイン名の代わりに「zoho」と入力してください。

自分にメールを送信したタスクは自分に割り当てられますが、グループのメールアドレスにメール送信されたタスクはグループタスクとして追加されます。メールボックス内からタスクアプリケーションを開き、必要に応じてタスクを編集できます。

Zoho Projects連携

Zoho ProjectsとZoho Mail連携により、タスクアプリからプロジェクトポータルとそれぞれのタスクにかんたんにアクセスできます。Zoho Projectsで新しいタスクを直接作成したり、メールの受信トレイから目的のプロジェクトポータルの下にタスク/バグとしてメールを追加したりできます。Zoho Projects連携の詳細については、こちらを参照してください。