差し込み文書拡張機能
概要
差し込み文書は、1つのソース（スプレッドシートまたはフォーム）からデータを収集し、そのデータをドキュメント（この場合はメールテンプレート）に挿入してカスタマイズし、一度に複数の受信者にメールとして送信する方法です。
例えば、メールに名前が書かれている複数の人々に、そのメールテンプレートを送信します。スプレッドシートやフォームで、メールアドレスを含む［宛先］列の他に［名前］列を別に作成し、その列に入力した値を［宛先］列のメールアドレスに関連付けられます。
メモ：
- 初期設定では、差し込み文書は有効になっており、Zoho MailのeWidgetから使用できます。
- この機能は、すべての有料プランで利用可能です。
- 差し込み文書を使用して、Mail Liteユーザーは、1日に最大250人の受信者にメールを送信できます。また、Mail Premiumユーザーは、1日に最大500人の受信者にメールを送信できます。
前提条件：
- ドキュメント - この場合はメールテンプレート。
- ソースファイル - スプレッドシートやフォームなど、変数値を持つデータファイル。
ソースファイルには、「宛先」という名前の項目または列があり、そこに受信者のメールアドレスが含まれている必要があります。メールにその他のカスタマイズを追加する場合は、そのソースファイルに列/項目をタイトルとともに追加して、対応する詳細を入力する必要があります。その後、テンプレートの適切な場所に項目タイトルを2組の中括弧を使って{{タイトル}}と入力すると、これらの項目が挿入されます。
例えば、一斉メールを送信する際に、宛先を各受信者の名前にしたい場合は、ソースデータファイルに「名前」というタイトルの列または項目を追加し、受信者の名前をそれぞれのメールアドレスの横に追加できます。メールを送信する際には、受信者の名前を挿入するために、テンプレートの適切な場所に{{名前}}と入力します。
Zoho Mailでの差し込み文書の使用
- Zoho Mailアカウントにサインインします。
- eWidgetアイコンに移動し、アプリケーションメニューから［差し込み文書］を選択します。
- ［テンプレートの挿入］をクリックし、目的のテンプレートを選択します。（または、［新しいテンプレートを作成］オプションをクリックして、新しいテンプレートを作成することもできます）。
- 使用するデータソースを選択します。Zoho SheetまたはZoho Formsを使用するか、端末からCSV、XSLファイルをアップロードします。
- 一覧表示されたオプションから適切なファイルを選択します。ファイルの上にマウスを合わせると、プレビューすることもできます。
- ファイルを選択したら、［インポート］をクリックします。
- メールテンプレートのプレビューが表示されます。（プレビューオプションには、使用される最初のメールのみが表示され、他の受信者宛てのメールは表示されません）。
- ［テンプレートの編集］オプションを使用して、テンプレートを編集できます。データファイルに他の項目がある場合は、項目の挿入オプションを使用してテンプレートに挿入できます。
- ［差し込み文書を実行］をクリックすると、Zoho Mailから一斉メールの送信が開始されます。
また、テストメールを自分に送信したり、［差し込み文書プレビュー］ウィンドウからメールを受信者に送信したりすることもできます。［差し込み文書のプレビュー］オプションをクリックすると、プレビューウィンドウが開きます。
差し込み文書履歴：
［差し込み文書履歴］オプションを使用して、送信した一括送信メールの概要レポートを表示できます。レポートのタイトルは、メールの件名です。該当するレポートをクリックすると、件名、受信者数、送信済みメール数、キュー内メール数、送信エラーメール数など、レポートの統計概要が表示されます。フィルターを使用して、送信済み、遅延、送信エラーのメールを表示することもできます。差し込み文書を使用して送信されたメールはすべて、メールボックスの［送信済みフォルダー］に一覧表示されます。