フォルダーのアーカイブ
日常業務に追われ、メールフォルダーが大量のメールで埋まってしまうことがあります。アーカイブは、古いメールや頻繁に使用しないメールを指定フォルダーに移動することで、受信トレイを整理する実用的な方法です。Zoho Mailには、アーカイブされたすべてのメールが保存可能な専用のアーカイブフォルダーが用意されています。アーカイブにより受信トレイが整理されると、重要なメールが埋もれることなく、すぐに見つかります。特定の条件を設定すると、アーカイブの処理を自動化する独自のアーカイブポリシーを作成することもできます。これにより、Zoho Mailアカウントを他のメールクライアントでPOPアカウントまたはIMAPアカウントとして設定すると、アーカイブされたすべてのメールにアクセスできます。
メモ：
- この新しい単一フォルダーのアーカイブ機能は段階的にリリースされ、当初は新規ユーザーのみ初期設定で有効になります。
- 新しいアーカイブ機能がまだ有効でない場合も、Zoho Mailの設定から手動で設定できます。詳細はこちら。
単一フォルダーのアーカイブ設定
Zoho Mailでは、新しい単一フォルダーのアーカイブ機能を利用することができます。この機能を利用すると、すべてのアーカイブ済みのメールを1か所にまとめることができます。単一フォルダーのアーカイブ機能は新規ユーザー向けに段階的に導入されています。すぐに利用したい場合は、Zoho Mailの設定から手動で設定できます。有効にすると、使いやすさを向上させるため、以下のいくつかの変更が適用されます。
- システムのアーカイブポリシーが削除されます： 独自のアーカイブポリシーのみが表示されるため、要件に合わせてメールのアーカイブ方法をカスタマイズできます。
- フォルダー専用の「アーカイブ済みのメールを表示する」機能が削除されます：すべてのアーカイブ済みのメールは、一元化されたアーカイブフォルダーに保存されます。
- メールの画面左側の「すべてのアーカイブ済み」表示が削除されます：アーカイブフォルダーからすべてのアーカイブ済みメールに直接アクセスできるようになります。
メモ：
- 単一フォルダーのアーカイブ機能を手動で設定する機能は、初期設定で有効になっていない場合、段階的に展開されます。まだ機能が表示されていない場合も、まもなく利用可能になります。
- 新しい単一フォルダーのアーカイブ機能を設定すると、以前のすべてのアーカイブ済みのメールは、一元管理されたアーカイブフォルダーに移動されます。今後、新しくアーカイブされたメールもこのフォルダーに保存されます。この変更は、永久的なものであり、元に戻すことはできませんのでご注意ください。
新しい単一フォルダーのアーカイブ機能を手動で設定する場合は、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mailにログインします。
- ［設定］→［アーカイブのポリシー］の順に移動します。
- 設定画面左下にある新しい単一フォルダーのアーカイブ処理を設定する機能に移動します。
- ［設定する］ボタンをクリックします。
- ［はい、続けます］を選択して、処理を確定します。
設定後、さまざまなフォルダーに保存されていたメールは、一元管理されたアーカイブフォルダーに移動されます。
メールのアーカイブ
メールをアーカイブするには、一覧からアーカイブするメールを選択し、画面上部の［アーカイブ］機能をクリックします。一覧からメールを［アーカイブ］フォルダーに移動します。アーカイブ処理では、メールはアカウント内に残ったままになるため、アカウントの使用済みのストレージ容量は減少しません。
すべてのアーカイブ済みのメールは、画面左側の［アーカイブ］フォルダーからアクセスできます。
アーカイブの解除
メールのアーカイブを解除するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mailにログインします。
- 画面左側の［アーカイブ］フォルダーを選択します。アーカイブ済みのメールが一覧表示されます。
- アーカイブを解除するメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- 上部のメニューの［移動する］をクリックします。
- アーカイブを解除されたメールを移動するフォルダーを選択します。
選択したすべてのメールがアーカイブフォルダーから指定したフォルダーに移動されます。
アーカイブポリシー
Zoho Mailのアーカイブポリシーでは、日付、メールの件数などの特定の条件に基づいて、自動的にメールをアーカイブできます。これらのポリシーは、手動で処理する必要がないため、受信トレイやフォルダーを常に整理した状態に保つことができます。
メールは、Zoho Mailアカウントで設定されたアーカイブポリシーに従ってアーカイブされます。アーカイブされたメールは、メールアカウントの画面左側からアクセスできる専用のアーカイブフォルダーに移動されます。個別のメッセージだけでなく、フォルダー全体を手動でアーカイブすることもできますが、アーカイブしてもメールアカウントが使用するストレージ容量は変わりません。
独自のアーカイブポリシー
独自のアーカイブポリシーを使用すると、特定の要件に基づいて、メールをアーカイブするためのカスタマイズされた条件を作成できます。
独自のアーカイブポリシーを作成するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mailにログインします。
- ［設定］→［アーカイブのポリシー］に移動します。
- 独自の値で新しいポリシーを作成するには、［独自のポリシー］ の横にある［追加する］アイコンをクリックします。
- 独自のポリシーの［名前］を入力します。
- 設定された機能から適切なアーカイブ条件を選択します。
- ＿か月より前のメール：この機能は、期間に基づいてメールをアーカイブします。「n」か月以前に受信したメールをアーカイブするには、この機能を選択します。
- 最新ではないメール：この機能は、件数に基づいてメールをアーカイブします。最近受信した「n」件のメールをフォルダーに保存し、残りのメールをアーカイブすることができます。
- アーカイブ条件を選択後、［作成する］をクリックします。
- ［フォルダーを追加する］をクリックして、この独自のポリシーに関連付けるフォルダーを選択します。
