調査と記録保全
電子証拠開示ポータルへの登録が完了すると、組織のデータを管理するためにポータルが提供するすべての機能にアクセスできるようになります。また、ユーザーの有効化／無効化や新しい保管ポリシーを作成することが可能になるだけでなく、ポータル設定のカスタマイズも可能になります。
調査
調査または訴訟とは、特定のメールのやりとりや文書に対する法務的な捜査ことです。メールのやりとりに関連する法務の訴訟、捜査、調査がある場合、組織はそれらが完了するまで、関連するすべてのメールを保管する必要があります。Zoho Mailでは、調査を以下の3つのカテゴリーに分類しています。
- 未完了：進行中の調査
- 完了：完了した調査
- 削除済み：管理者によって削除された調査
電子証拠開示管理者は、調査サイクル全体を管理するために新しい調査を作成します。します。場合によっては、内部調査の目的でも調査が必要になることがあります。
Zoho Mailでの調査の作成
新しいメールの調査を作成するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［調査］セクションに移動し、調査を表示または作成します。
- ［調査を作成する］ ボタンをクリックします。
- ［調査名］と詳細説明を入力します。
- ［保存する］をクリックします。調査が作成されます。
作成した調査で次の操作を実行できます。
検索
Zoho Mailでは、管理者は必要な条件に基づいて複数の検索を作成できます。検索機能を使用すると、保存された検索条件を組織のデータに適用し、結果をプレビューし、記録保全を作成する前にこれらの検索の妥当性を検証できます。電子証拠開示の検索方法の詳細については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
記録保全
各［調査］では、調査に必要な記録保全に基づいて、メール、メッセージ、ファイルを保管します。［記録保全］では、特定の条件に基づいて調査に必要なデータが保管されます。条件次第でさまざまなデータセットの保管が必要になることがあります。そのため、各調査には複数の［記録保全］が作成されることがあります。記録保全の詳細については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
エクスポート
管理者は、必要に応じて保管されたデータをエクスポートすることができます。管理者が行ったエクスポート操作の一覧は、現在のステータスとともに［エクスポート］タブに表示されます。詳細については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
タグ
調査要件に基づき、メールをグループ化するためのタグを作成できます。特定の調査では、検索プレビューや記録保全プレビューからメールにタグを付けることができます。詳細については、タグを作成するのヘルプ記事をご参照ください。
調査の監査ログ
特定の調査で管理者が行った操作は、その調査の［監査ログ］タブで表示できます。詳細については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
メールの復元
メールの復元は、管理者がなくなってしまったメールや誤って削除されたメールをアーカイブから復元するための機能です。管理者として、必要に応じて、アーカイブされたメールを受信トレイに復元／元に戻すには、［すべてのユーザーアカウント］または［特定のユーザーアカウント］を選択します。
電子証拠開示からメールを復元する手順
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［データ管理］セクションの［復元］を選択します。
- ［メールを復元する］タブの該当する訴訟に関連する［名前］を入力します。
- 希望のアカウントの種類を選択します。
- すべてのアカウント：すべてのユーザーアカウントと共有メールアカウントにあるメールを復元します。
- 特定のユーザーアカウント：管理者は、［ユーザーの受信トレイ］欄にユーザーを追加することで、選択したユーザーの受信トレイを復元することができます。
- 特定の共有メールアカウント：管理者は、［共有メールアカウント］欄にアドレスを入力することで、特定の共有メールアカウントを復元することができます。
- ドロップダウンメニューをクリックして、メールを復元したい範囲または［カスタム範囲］を選択します。
- ［カスタム範囲］を選択した場合、復元の［開始日と終了日］を指定します。
- ［条件文］の下に検索条件を入力します。
メールを復元したいフォルダー名を入力します。
メモ：
復元条件を満たすメールは、その新しいフォルダー内の「eArchiveRestored」フォルダーに復元されます。入力されたフォルダー名のフォルダーがすでに存在する場合、そのフォルダーにメールが復元されます。
- 必要な要件を満たすチェックボックスを選択します。
- 迷惑メールを含める：入力したメール復元のための条件文を迷惑メールにも適用する場合、このチェックボックスにチェックを入れます。
- 削除されたメールのみ：条件文を一致する削除されたメールのみ復元します。
- 検索条件が一致するかどうかを確認するには、［結果のプレビュー］を選択します。
- メールをユーザーの受信トレイに復元するには、［復元する］をクリックします。
メモ：
電子証拠開示からメールを復元すると、そのメールはユーザーの受信トレイに復元され、同時にコピーがアーカイブに保存されます。ただし、そのメールのコピーはバックアップから削除されます。
復元履歴
すべての復元操作とその詳細は［復元履歴］タブに時系列で保存されています。履歴は、初期設定においては90日後に削除されます。ただし、削除までの期間は、管理者が［設定］タブで変更できます。
メールの削除
メールの削除は、管理者がユーザーの受信トレイから特定のメールを削除できる機能です。管理者は、ウイルスやフィッシングメール等の場合、ユーザーからのリクエストの有無にかかわらず、メールを削除することができます。
電子証拠開示からメールを削除する方法
メールを削除するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［データ管理］の［削除する］を選択します。
- ［メールの削除］タブで、削除に関連する［名前］を入力します。
- 希望のアカウントの種類を選択します。
- すべてのアカウント：すべてのユーザーアカウントと共有メールアカウントを削除に含めます。
- 特定のユーザーアカウント：管理者が［ユーザーの受信トレイ］欄にユーザーを追加することで、その特定のユーザーアカウントを削除できます。
- 特定の共有メールアカウント：管理者が［共有メールアカウント］欄にアドレスを追加することで、その共有メールアカウントでメールを削除できます。
- ［迷惑メールを含める］を選択すると、検索に迷惑メールも含めます。
- 検索の［開始日と終了日］を設定し、検索条件を記載します。
- ユーザーのアーカイブからメールを抽出するには、［条件検索］を実行します。
- 抽出されたメールを表示するには、［結果のプレビュー］をクリックします。
- 結果が一致した場合、［削除する］をクリックしてユーザーの受信トレイからメールを削除します。
メモ：
削除機能を使用すると、メールはユーザーの受信トレイから削除されます。ただし、メールのコピーはアーカイブに保管されます。
削除の履歴
すべての削除操作とその詳細は、［削除の履歴］タブに時系列で記録されています。
エクスポートと消去
［データ管理］の［エクスポートと消去］では、管理者が実行したすべてのエクスポートと消去の操作と、その現在のステータスが表示されます。管理者はここから新しいエクスポートと消去を作成できます。ファイルサイズによっては、この操作が完了するまでに時間がかかることがあります。エクスポートされたファイルのダウンロード可能になると、ステータスは完了と表示されます。ファイルをクリックして、詳細とダウンロードリンクを表示します。エクスポートされたファイルは90日後に削除されまるため、その期限前までにダウンロードされることをお勧めします。
［エクスポートと消去］は、電子証拠開示ポータルからデータを完全かつ不可逆的に削除し、コピーを残さないため、ファイルを適宜ダウンロードすることを強くお勧めします。また、記録保全中のメールや保存期間がまだ終了していないメールも削除されるため、注意して使用する必要があります。
メモ：
エクスポートと消去の操作は、ユーザーの電子証拠開示のストレージ管理するために使用できます。ユーザーのストレージ容量が上限に近づいた場合、追加のストレージを購入するか、古いメールをエクスポートして消去することでストレージ容量を増やすことができます。新しいエクスポートと消去を作成するには、電子証拠開示ストレージの管理に移動します。
電子証拠開示の監査ログ
こちらのポータルにおける管理者のすべての操作は、監査ログセクションに記録されます。こちらでは、特定の調査に特化した活動だけでなく、電子証拠開示ポータルのすべての活動を表示できます。詳細については、該当するヘルプセクションに移動します。
メモ：［サービス名］の［すべて］を選択すると、すべてのWorkPlaceサービスの監査ログを表示することができます。
Mailの監査ログ
電子証拠開示ポータルでMailに対して実行した管理者の操作を表示するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［監査ログ］を選択して、サービス名の下にある［Mail］を選択します。
- ［開始日］と［終了日］を選択します。
- 特定のユーザーのログを表示するには、該当するユーザーアカウントを選択します。
- ログを表示したい操作を選択します。選択可能な操作は以下のとおりです。
- すべての操作を選択
- 保管
- 調査
- 保存した検索
- 記録保全
- エクスポート
- エクスポートと消去
- 検索
- タグ
- 復元する
- 消去する
- 監査
- フィルター
- eDiscovery設定
- 役割
- アーカイブの検索
- ログを表示するには、［監査のプレビュー］をクリックします。
- ［監査データをダウンロードする］をクリックして、パソコンにログを保存します。
- 必要に応じて、データへの不正アクセスを防ぐためにファイルをパスワードで保護するには、［監査をダウンロードする］をクリックします。
CSV形式で電子証拠開示のMailログがダウンロードされます。
Cliqの監査ログ
電子証拠開示ポータルで、Cliqに対して行われた管理操作を表示するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［監査ログ］を選択して、サービス名の下にある［Cliq］を選択します。
- ［開始日］と［終了日］を選択します。
- 特定のユーザーのログを表示するには、該当するユーザーアカウントを選択します。
- ログを表示したい操作を選択します。選択可能な操作は以下になります。
- すべての処理を選択
- 保管
- eDiscovery設定
- 保存した検索
- 検索
- 記録保全措置
- エクスポート
- 監査
- ログを表示するには、［監査のプレビュー］をクリックします。
- ［監査データをダウンロードする］をクリックして、パソコンにログを保存します。
- 必要に応じて、データへの不正アクセスを防ぐためにファイルをパスワードで保護するには、［監査をダウンロードする］をクリックします。
CSV形式で電子証拠開示のCliqログがダウンロードされます。
WorkDriveの監査ログ
電子証拠開示ポータルでWorkDriveに対して行われた操作を表示するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインし、画面左側の［電子証拠開示］を選択します。
- ［監査ログ］を選択して、サービス名の下にある［WorkDrive］を選択します。
- ［開始日］と［終了日］を選択します。
- 特定のユーザーのログを表示するには、該当するユーザーアカウントを選択します。
- ログを表示したい操作を選択します。選択可能な操作は以下になります。
- すべての処理を選択
- 保管
- eDiscovery設定
- 保存した検索
- 検索
- 記録保全措置
- エクスポート
- 監査
- ログを表示するには、［監査のプレビュー］をクリックします。
- ［監査データをダウンロードする］をクリックして、パソコンにログを保存します。
- 必要に応じて、データへの不正アクセスを防ぐためにファイルをパスワードで保護するには、［監査をダウンロードする］をクリックします。
CSV形式で電子証拠開示のCliqログがダウンロードされます。