グループレポート
グループセクションでは、組織内のすべてのグループの概要、グループステータス、組織内外からのグループの受信メール状況が確認できます。 グループが受信したメールのサイズに応じて、受信状況を確認することもできます。
グループレポートの利用
［グループ］レポートを利用するには、以下の手順に従ってください。
- Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［レポート］を選択します。［管理レポート］画面が新しいタブで開きます。
- ［グループ］を選択します。初期設定では、［グループの概要］が表示されます。
概要
概要レポートには、以下の詳細が表示されます。
グループの概要
グループの概要レポートには、グループ名、アドレス、アクセス権限に関する情報、アクセスレベル、ユーザーの合計数が表示されます。また、ストリームが有効になっているかどうかも表示されます。グループの概要レポートには、以下の情報が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とアドレスが表示されます。
- アクセス権限：グループのアクセス権限の設定が表示されます。
- メンバーの合計数：グループのユーザーの合計数が表示されます。
- 最後に受信したメール：最後に受信したメールの日時が表示されます。
- 有効にしたストリーム：グループに対してストリームが有効になっているかどうかが表示されます。
- 承認：承認待ちのメールの件数が表示されます。
グループ概要レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。
- 画面上部にある［フィルター］から以下の基準でレポートデータを抽出します。
- グループ（メンバーなし）
- メールのグループ
- IAMのグループ
- ストリームが有効なグループ
- アクセス権限（管理者、組織メンバー、グループメンバーまたは誰でも）
- グループメンバーの詳細を表示するには、画面上部の検索バーを使用します。
- すべての有効なフィルターは検索バーの隣に表示されます。
- グループをクリックすると、該当のグループメンバーの詳細が表示されます。
- 名前：グループのメンバー名が表示されます。
- 役割：グループメンバーに割り当てられた役割が表示されます。
- 承認投稿：ユーザーがグループにメールを送信する際に実行される処理が表示されます。
- 失敗数：ユーザーが失敗したメール配信数が表示されます。設定したしきい値に達すると、グループメール配信はスキップされます。
- ステータス：ユーザーが有効になっているかどうかが表示されます。
- メンバーの詳細から利用可能な操作は、以下のとおりです。
- 検索をクリックすると、ユーザーの名前／メールアドレスを入力して、対象データをすばやく見つけることができます。
- エクスポートをクリックすると、メンバーの種類（全員、管理者、メンバー、外部メンバー、無効なメンバー）に応じてグループレポートをエクスポートできます。
- 編集をクリックすると、管理画面のグループメンバーに移動し、メンバーの詳細を編集できます。
- グループの概要をエクスポートするには、画面上部の［エクスポートする］をクリックします。
- ［グループの概要］画面で必要な項目を選択します。
- メンバーを含めない
- 複数のファイルにメンバーを含める（ZIP）
- 一つのファイルにメンバーを含める（CSV）
- データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化する］を選択することが可能です。
- ［エクスポートを予約する］ボタンをクリックします。エクスポートが予定され、バックグラウンドで実行されます。
- エクスポートを表示するには、画面右上の予約したエクスポートアイコンをクリックします。
ブロックされたグループの概要
ブロックされたグループの概要レポートには、ブロックされたグループに関する情報とブロックされた理由が表示されます。ブロックされたグループの概要に表示される詳細は以下のとおりです。
- グループ詳細：グループ名とグループのメールアカウントのアドレスが表示されます。
- ブロックした日時：グループがブロックされた日時と時間枠が表示されます。
- 種類：グループに対してブロックされた受信／送信メール、ユーザーへのPOP／IMAPアクセス、メールへのWebアクセスが表示されます。
- 詳細：アカウントがブロックされた理由の詳細が表示されます。
結果を絞り込んでグループの詳細を表示するには、画面上部にある検索バーを使用することができます。
グループのステータス
グループのステータスレポートには、以下の詳細が表示されます。
休止中のグループ
休止中のグループレポートには、すべての無効なグループの一覧、各グループの最終活動日時とそのグループの休止中の日数が表示されます。休止中のグループのレポートには、以下の詳細が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とグループのメールアドレスが表示されます。
- 休止中の日数：グループが無効になってからの日数が表示されます。
- 作成日：グループの作成日が表示されます。
- 最終メール受信日時：グループで受信したメールの最終の日時が表示されます。
休止中のグループのレポートを管理するには、以下の手順に従ってください。
- 画面上部のメニューからのドロップダウンで対象の期間を選択します。
- 結果を絞り込んだ後、グループのメールアドレスを検索バーに入力して、Enterキーを押します。
- CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部から［エクスポートする］をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化］を選択することが可能です。
アクセスなしのグループ
アクセスなしのグループのレポートには、作成日から一度もアクセスされていないすべてのグループの一覧が表示されます。また、グループが無効になっている日数も表示されます。アクセスなしのレポートには、以下の情報が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とグループのメールアドレスが表示されます。
- 無効になっている日数：グループが無効になっている日数が表示されます。
- 作成日：グループの作成日時が表示されます。
結果を絞り込んだ後、グループのメールアドレスを検索バーに入力して、Enterキーを押します。CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部から［エクスポートする］をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化］することが可能です。
メモ：
この機能は、有料プランをご利用の組織でのみ利用可能です。
グループ状況
受信状況
グループの受信状況には、グループ内で受信したメールの詳細情報が表示されます。グループの受信状況レポートには、以下の情報が表示されます。
- グラフ：受信したメール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
- 受信数：選択した期間内にグループが受信したメールの合計数が表示されます。
- 内部メールの件数：選択した期間内に組織内からグループが受信したメールの合計数が表示されます。
- 外部メールの件数：選択した期間内に組織外からグループが受信したメールの合計数が表示されます。
受信状況レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。
- レポートを表示したい期間を選択するには、［日付フィルター］をクリックします。
- 画面上部にある検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
- CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の［エクスポートする］をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化］することが可能です。
- 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。
受信状況 - サイズ別
グループの受信状況レポートにアクセスするには、以下の手順に従ってください。
受信状況 - サイズ別のグループレポートには、以下の詳細が表示されます。
- グラフ：受信したメール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
- 受信サイズ（MB）：選択した期間にグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。
- 内部サイズ（MB）：選択した期間に組織内のグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。
- 外部サイズ（MB）：選択した期間に組織外のグループが受信したすべてのメールの全体サイズが表示されます。
受信状況 - サイズ別レポートを管理するには、以下の手順に従ってください。
- レポートを表示したい期間を選択するには、［日付フィルター］をクリックします。
- 画面上部にある検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
- CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の［エクスポートする］をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化］することが可能です。
- 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。
迷惑メール（スパム）の割合
迷惑メールの割合レポートには、受信したメールの合計数のうち、迷惑メールとして分類されたメールの件数が表示されます。迷惑メールの割合レポートには、以下の詳細が表示されます。
- グラフ：受信した迷惑メール数に対して、グループの上位10位が表示されます。
- グループの詳細：グループ名とグループに関連するメールアドレスが表示されます。
- 受信数：選択した期間にユーザーによる受信したメールの合計数が表示されます。
- 迷惑メールの件数：迷惑メールとして分類されたメールの合計数が表示されます。
迷惑メールの割合のレポートを管理するには、以下の手順に従ってください。
- レポートを表示する期間を選択するには、［日付フィルター］をクリックします。
- 画面上部の検索バーを使用して、名前またはメールでデータを絞り込みます。
- CSV形式のファイルとしてレポートをエクスポートするには、画面上部の［エクスポートする］をクリックします。データへの不正アクセスを防止するため、［パスワードで暗号化する］ことが可能です。
- 必要に応じて、画面右側からそれぞれのアイコンをクリックして、ダッシュボードにグラフを展開、エクスポート、追加することができます。