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メールの免責事項

メールの免責事項は、組織全体で適用される脚注であり、組織から送信されたすべてのメールの末尾に追加されます。

メールの免責事項

メールの免責事項とは法的通知と守秘義務通知の組み合わせで、条文またはテキストの一部をメールの下部に付加したものです。また、メールフッター、組織の署名、メール定型文とも呼ばれ、組織全体で共通のものです。

各ユーザーの署名に対してZoho Mailで免責事項を設定する利点は、Zoho SMTPサーバーを使用して他のPOPまたはIMAPメールクライアントから送信した場合でも、その免責事項がメールに追加できることです。Zoho Mailは、免責事項のリッチテキスト形式をサポートしています。ユーザーがテキストの追加を忘れたり、誤字脱字エラーが発生したり、形式に一貫性がなくなる可能性があります。

Zoho Mailに免責事項を追加する手順

  1. http://www.zoho.com/mailに管理者としてサインインしてください。
  2. [コントロールパネル]>>[組織の設定]をクリックしてください。
  3. [免責事項]タブを選択してください。
  4. 免責事項を追加するドメインで[追加]を選択してください。
  5. リッチテキスト形式オプションを使用して、免責事項のテキストを入力、構成できます。
  6. 組織内の複数のドメインにカスタマイズした免責事項を設定できます。

サーバーレベルで免責事項テキストが追加されることをユーザーに必ず通知してください。そのため、ユーザーが署名に免責事項のテキストを独自に追加している場合は、Zoho Mailで免責事項が適用されたら、独自に追加したテキストを削除する必要があります。

免責事項のサンプルテキスト

免責事項の例を以下に示してください。

このメッセージには機密情報が含まれており、指定の個人のみを対象としています。指定された受信者でない場合、このメールを配布、配信、コピーすることはできません。メールの添付ファイルを使用または転送することはできません。誤ってこのメールを受信した場合は、送信者にメールで直ちに通知し、システムからこのメールを削除してください。Company X, Suite# 1, Street, City, Country, www.company.com

注:

ドメインに免責事項を追加すると、組織内の長いメールチェーン内のメール末尾に複数の免責事項が表示される場合があります。一度追加された免責事項はメールの一部となり、返信時や転送時に自動的に削除されないため、このような事態は回避できません。同じメールが再度返信または転送されると、末尾に別の免責事項が追加されます。これに比例して複数の免責事項がメール内でより多くのスペースとサイズを占めるようになります。そのため、免責事項は簡潔かつコンパクトにまとめてください。メールのサイズは、追加した免責事項テキストと一緒に計算されます。

  • 免責事項は、組織全体のドメインレベルで追加されます。
  • 署名はユーザーレベルで設定されるもので、通常はユーザー名、担当業務、拠点情報などの詳細が含まれ、Web画面にのみ適用されます。

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