Cliqデータの保管

保管設定を有効にして、Zoho Mail電子証拠開示に規定の保管期間を設定すると、組織はユーザーの削除したCliq上の会話を保管できます。保管設定を有効にすると、管理者は監査と複数の記録保全を作成して、目的のユーザーのメッセージを保管できるようになります。

新しい調査を作成する

新しい調査を作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側のパネルの［電子証拠開示］を選択します。
2. ［調査］に移動します。作成した調査が表示されます。
3. ［調査を作成する］ボタンをクリックします。
   
4. ［調査名］や詳細な説明を入力します。
   
5. ［保存する］をクリックします。調査が作成されます。

作成した調査で次の処操作を実行できるようになります。

• 検索：特定の基準に基づいて、Cliqの会話を検索します。記録保全の作成する前に、何回でも検索を保存できます。
• 記録保全：調査の必要に応じて、さまざまな条件に基づいて、1件以上の記録保全を作成します。調査により［記録保全］された削除済みメッセージ、グループ、チャンネルは、［標準］または［独自の保管ポリシー］で設定された保管期間が過ぎても削除されません。
• エクスポート：指定した期間のユーザーのチャットデータをエクスポートします。
• 監査ログ：特定の調査で管理者が実行したアクティビティは、その調査の［監査ログ］ タブで確認できます。

Cliqで検索を作成する

複数の検索を作成して、条件クエリ付きの検索を保存できます。保存した検索条件を使用すると、組織内のユーザーが送信したたメッセージをかんたんに見つけられます。記録保全を作成する前に、保存したさまざまな検索条件をCliqデータに対して試してみたり、結果をプレビューしたり、検索条件を検証したりするのに役立ちます。Cliq検索を作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側のパネルの［電子証拠開示］を選択します。
2. ［検査］に移動して、新しい検査を作成します。または、既存検査を選択します。
3. ［検索］タブ→［すべてのサービス］ドロップダウンから［Cliq］を選択して、［新しい検索］をクリックします。
   
4. ［サービス名］ドロップダウンから［Cliq］を選択します。
5. 検索名を入力します。
6. 間隔を標準設定、または、［カスタム範囲］から選択します。
7. カスタム範囲の場合、開始日と終了日を選択します。
8. 要件によって、［送信元］や［受信元］の欄にユーザーを追加します。

9. 該当する［条件文］を選択して、条件に応じて検索キーを入力します。利用可能な条件： 

   • ファイル名：記録保全／調査に対して必要になるファイル名を入力します。
   • ファイルの種類：記録保全に対して、必要になるファイルの種類（画像、テキスト、動画、音声、アプリ）を選択します。
   • リンク：会話で検索するリンクテキストを入力します。
   • 内容：会話で検索する優先テキストを入力します。

   メモ：［複数の条件を検索する］ことができます。その場合、検索に設定したすべての条件に一致する結果が表示されます。つまり、AND検索が実行されます。詳細については、［検索のヒント］セクションをご参照ください。

10. 要件に基づいて、［ファイルを含むメッセージのみ］または［リンクを含むメッセージのみ］を選択します。
11. ［結果をプレビューする］または［検索条件を保存する］をクリックします。
    

条件に一致するチャットの会話が調査に保存されます。 

Cliq記録保全を作成する

［記録保全］では、管理者に設定した条件に一致するCliqメッセージを保存します。単一の調査またはケースでは、ファイルの種類、名前、チャットで共有されたリンクなど、さまざまな条件の基づいて、異なるメッセージを保管しなければならない場合があるため、調査ごとに複数の［記録保全］が作成されることがあります。

［記録保全］が作成されると、記録保全の一部のメッセージは保管されます。Cliq記録保全を作成する方法は以下のとおりです。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側のパネルの［電子証拠開示］を選択します。
2. ［調査］に移動して、記録保全を作成する調査を開きます。
3. ［記録保全］タブ→［すべてのサービス］ドロップダウンから［Cliq］を選択して、［新しい記録保全］をクリックします。
   
4. ［サービス名］ドロップダウンから［Cliq］を選択します。
5. ［記録保全名］を指定して、以下のいずれかの条件クエリを選択します。
   • ファイル名：記録保全／調査に対して必要になるファイル名を入力します。
   • ファイルの種類：記録保全に対して、必要になるファイルの種類（画像、テキスト、動画、音声、アプリ）を選択します。
   • リンク：会話で検索するリンクテキストを入力します。
   • 内容：会話で検索する優先テキストを入力します。
6. ［チャットの種類］を選択します。
   • 個別メッセージ：組織のユーザー間の個別チャットの会話。
   • グループチャット：組織内におけるグループチャットの会話。
   • 非公開チャンネル：個人チャンネルで共有された会話。
   • 組織チャンネル：組織全体で使用されるチャンネルでの会話。
   • 外部チャンネル：外部メンバー（組織外のユーザー）を含むチャンネルでの会話。
   • チームチャンネル：チームチャンネル内の会話。
   • チャットスレッド：すべての会話におけるインラインチャットスレッド。
   • ボット：ボットが開始したチャット。
   • エンティティチャット：他のZohoのアプリから開始されたチャット。 
7. 必要に応じて、［ファイルを含むメッセージのみ］または［リンクを含むメッセージのみ］チェックボックスにチェックを入れます。
8. ［結果をプレビューする］または［記録保全を保存する］をクリックします。
   

エクスポート

Cliq上の会話のコピーを保存／ダウンロードしたい場合は、［エクスポート］機能を使用できます。

新しいエクスポートを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側のパネルの［電子証拠開示］を選択します。
2. ［調査］に移動して、既存の調査を開きます。
3. ［エクスポート］タブ→［すべてのサービス］ドロップダウンから［Cliq］を選択して、［新しくエクスポートする］をクリックします。
   
4. ［サービス名］ドロップダウンから［Cliq］を選択します。
5. エクスポート名を入力して、［すべてのアカウント］または［特定のユーザーアカウント］を選択します。
6. 特定のユーザーアカウントを選択した場合、ユーザーのメールボックスを追加します。
7. ドロップダウンから標準の範囲、または、カスタム範囲を選択します。
8. カスタム範囲を選択した場合、開始日と終了日を選択します。
9. チャットの履歴と一緒にエクスポートしたいデータを選択します。
   • ユーザー（ユーザーのデータが標準でエクスポートされます）
   • チーム
   • 役割
   • 部門
   • 職位
10. データへの不正アクセスを防ぐために、ファイルをパスワードで保護することができます。
11. ［Json］または、［Xml］を選択して、［エクスポートする］を選択します。エクスポートが予約設定され、完成すると、ダウンロードが可能になります。
    
12. エクスポート状況を確認には、更新アイコンをクリックします。
13. 完成したエクスポートをクリックして、［ファイル］タブに移動します。
14. エクスポートしたファイルにカーソルを合わせて、［ファイルをダウンロードする］をクリックします。

調査のため監査ログ

調査の作成後、その特定の調査の［監査ログ］タブですべての調査アクティビティを表示できます。

特定の調査に関する監査ログを表示する手順

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側のパネルの［電子証拠開示］を選択します。
2. ［調査］に移動して、関連する調査を開きます。
3. ［監査ログ］タブ→［サービス名］の［Cliq］を選択します。
4. ［開始日］と［終了日］を選択します。
5. 監査ログを表示するユーザーアカウントを入力します。
6. 目的の操作を選択します。
   • すべて選択
   • 保存した検索
   • 検索
   • 記録保全
   • エクスポート
   • 監査
7. 活動を表示には、［監査をプレビューする］を選択します。
   
8. ［監査をダウンロードする］ボタンをクリックします。
9. データへの不正アクセスを防ぐために、ファイルをパスワードで保護することができます。
10. ［監査をダウンロードする］をクリックして、監査ログを保存します。