メールの保持とeDiscovery
データが最も大切なリソースであることに、疑問の余地はありません。ビジネスについて言えば、この重要な情報の多くはメールのやり取りに含まれています。Zoho MailのeDiscoveryは、必要なときに必要なデータを追跡、保持、検索、発見するのに役立ちます。
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eDiscoveryが必要な理由
コンプライアンスでは、わずかなミスも許されません。堅牢なeDiscoveryポータルを設定すれば、業界標準やメール保持に関する法律に準拠できます。ビジネスデータを、潜在的な訴訟や証拠の改ざん、知的財産の窃盗から保護します。Zohoは、お客さまのメールボックスのセキュリティーを保証するように、保持するメールのセキュリティーとプライバシーも厳格に維持します。
- データ保持ポリシーを設定
- ポリシーに従ってメールを保持
- 調査を開始
- 検索で結果を絞り込む
- 検索に一致するメールをホールド
- 発見したメールをエクスポート
- アクティビティの監査ログ
- 開示手続きに応じて調査を終了
- 重要なものを保護
- データ保持ポリシーをカスタマイズ
- お好みのポータル、お好みのルール
- 強力な検索機能
- 監視の継続
- すべてのアクションを記録
重要なものを保護
Zoho Mailにより、メール管理者は組織全体のメールを保持、保護するデフォルトのデータ保持ポリシーをかんたんに作成できます。保存期間は無制限にすることも期間を決めることもできます。
データ保持ポリシーをカスタマイズ
デフォルトのポリシーがすべてのニーズに対応するとはかぎりません。条件を設定することで、特定の要件に合わせたカスタムデータ保持ポリシーを作成できます。作成したポリシーはデフォルトのものより優先され、条件に合うすべてのメールに適用されます。
お好みのポータル、お好みのルール
詳細な精査プロセスを実現する柔軟なデータ保持ルールにより、保持する対象を制御できます。特定のフォルダーのメールのみを保持するか、特定のドメインから送信されたメールのみを保持するか、迷惑メールを含めるか除外するかなどを選択でき、さらにポリシーを適用するメールアカウントも選択できます。
検索 — パワフルな検索で必要なものを取得
eDiscovery検索ツールにより、探しているものが短時間で正確に見つかります。期間を指定し、迷惑メールや削除済みメールを含めるか除外するかを選び、組織全体または特定のアカウントのみを対象に検索できます。また多種多様な条件リストから選んで、検索クエリを作成することも可能です。
監視の継続
信頼できるデータ保持ポリシーがあれば、いつ法務調査の対象になっても慌てる必要はありません。必要に応じて、クエリ条件を設定して準備を整え、必要なものを検索できます。検索結果をホールドし、解除されるまであらゆるポリシーより優先させることができます。
あらゆるアクションを記録
eDiscoveryポータルのアクティビティはすべて追跡可能で、必要に応じて監査レポートをプレビュー、ダウンロードできます。ホールドで保持されている検索結果やメールも、証拠提出用にエクスポートできます。
よくある質問
「メールの保持」、「eDiscovery」とはなんですか？
メールの保持とは、事前に定義された期間、組織内のすべてのメールのコピーを保持することです。eDiscoveryは電子的な検索手段であり、保持しているすべてのメールを検索してアクセスするプロセスを指します。
eDiscoveryソリューションが重要なのはなぜですか？
メール保持ポリシーとeDiscoveryは、企業がデータ保持に関する法律に準拠し、訴訟や起訴に対応し、証言の改ざんを防ぎ、情報の窃盗や契約上の紛争を調査するうえで役立ちます。
疑わしいアカウントからのメールは保持されますか？
定義したデータ保持ポリシーに従い、疑わしいアカウントや機能停止しているアカウントからのメールも保持されます。ただし、削除されたアカウントのデータは、デフォルトの設定期間が過ぎた後でシステムから削除されます。