社内ナレッジベースとは
新規タスクが割り当てられると、従業員はタスク完了に役立つ情報の検索を始めます。過去のメールや共有フォルダーを探して、他の従業員に頼らずに答えを見つけようとします。
複数のソースでナレッジを検索して集める作業には時間がかかり、探しているものが見つからないことも少なくありません。適切な情報を従業員に提供し、常に最新情報を把握してもらうには、組織内の誰もがナレッジを作成、共有、更新できるナレッジプールを作成することが不可欠です。
社内ナレッジベースとは、社内用に設定されたナレッジベースです。チームのナレッジすべてを一元化し、必要な情報を従業員に提供して共通認識を形成するのに役立ちます。組織全体のナレッジを従業員と共有できる一元化された包括的なシステムであり、検索も可能です。
社内ナレッジベースツールがない場合に従業員が直面する課題
貴重な情報の喪失
ナレッジ面で従業員同士の協力がないと、従業員間の情報の流れが滞ります。また、従業員の退職時にナレッジが持ち去られることになり、情報が組織外に流出していないことを確認する術はありません。
事実確認のための一括情報源の欠如
ナレッジがメールやデジタルフォルダー等の複数のソースに分散していると、従業員は信頼できる組織の情報源を確保できません。同じドキュメントのコピーが複数あるために、手元にある情報が最新のものか確信を持てないケースも生じるでしょう。
コラボレーションの不足
問題を早く解決できる手段を見つけられないと、従業員は仕事に身が入らなくなり、組織の生産性全体にも影響しかねません。また、組織内の従業員は全員同じ場所で仕事をしているわけではありません。社内ナレッジベースが整備されていないと、従業員同士が協力してフィードバックを提供し合いすべての情報の正確性を確認することができない場合もあります。
従業員にとっての社内ナレッジベースソフトウェアのメリット
会社の情報用の社内ナレッジ共有ツールがあれば、従業員のコラボレーション、フィードバックの提供、探しやすい組織リソースの生成が可能なワークスペースが実現します。
しっかりとした社内ナレッジベースを構築することで、従業員の自立度が高まり、学習プロセスが日課の一部となります。また、社内の全従業員が一つにまとまり、アイデアのブレインストーミングを行い、集団体験に基づき問題を解決できる環境が整います。
情報にすぐにアクセスできれば、従業員は特定の情報を探すべき場所がすぐにわかり、情報に基づいて日常業務に関する決定を下せるようになります。
社内ナレッジベースツールとしてのZoho Learn
社内ナレッジベースソフトウェアとしてZoho Learnを使用することで、適切な情報を適切な時に利用できる環境が整います。従業員が協力してナレッジを作成して共有し、活用できるプラットフォームになります。情報にすばやくアクセスできるので、時間の節約につながり、職場での生産性が向上します。
リッチエディターでコンテンツを作成
コラボレーションを促進するZoho Learnのエディターには、豊富な書式設定オプションが揃っているので、魅力的で読みやすいコンテンツを従業員が協力して作成できます。時間と手間を省くために、既製テンプレートを利用することも、オリジナルテンプレートを作成して再利用することも可能です。また、コンテンツの変更履歴を記録して、いつでも以前のバージョンに戻せます。
見つけやすい構造でナレッジを整理
Zoho Learnには、コンテンツ間を移動しやすいようにコンテンツを整理する階層が標準で組み込まれています。Zoho Learnでは、ナレッジは記事形式となります。関連記事をマニュアルにグループ化できます。さらに、マニュアル内の章に記事を整理できます。こうした階層構造と強力な検索ツールにより、従業員は問題の解決策をすぐに見つけられます。
同僚とナレッジを共有してコラボレーション
Zoho Learnなら、組織のナレッジを安全に共有し、情報漏洩対策を徹底できます。役割や責務に応じて、従業員向けのマニュアル権限を設定できます。Zoho Learnのソーシャルナレッジ共有機能により、従業員はコメントや返信を活用してディスカッションを行い、お互いの知識を高め合うことができます。アクティビティータイムラインと標準の通知機能で、組織内の各従業員の共通認識を形成します。
ナレッジプールから回答を取得
Zoho Learnなら、従業員は必要な情報を手間なく探せます。強力な検索機能により、検索ワードやフレーズでかんたんに検索し、適切な記事を見つけられます。また、検索ワードの完全一致、同義語、スペルミス、その他の変形が含まれる記事やファイルを見つけ、検索ワードに一致するマニュアルやスペースの候補を確認できます。