新しいプロジェクトの作成
左サイドバーに［工数表］タブが初期設定で表示されていない場合は、各種設定で有効にする必要があります。有効にするには、次の手順を実行します。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［一般設定］を選択します。
- ［有効にするタブを選択してください］で［工数表］にチェックを入れます。
- ページ下部の［保存］をクリックします。
新しいプロジェクトを作成するには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーの［工数表］タブに移動し、［+ 新しいプロジェクト］をクリックします。
- ［プロジェクト名］項目にプロジェクト名を入力します。
- プロジェクトの説明を必要に応じて追加し、［顧客名］のドロップダウンからプロジェクトの対象となる顧客を選択します。
- ドロップダウンに表示される請求方法から、プロジェクトの［請求方法］を選択します。* ［プロジェクトの固定費］* ［プロジェクト工数に基づく］* ［タスク工数に基づく］* ［スタッフ工数に基づく］* ［日額に基づく］
選択した請求方法に応じて、次の内容を設定します。
プロジェクトの固定費
プロジェクトの完了まで請求額が固定されている場合は、固定費を選択します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| プロジェクトの総費用 | 顧客に請求するプロジェクト費用を入力します。 |
| ユーザー | プロジェクトを担当するユーザーを選択します。［ユーザーの追加］をクリックして、別のユーザーを追加することもできます。 |
| タスク | プロジェクトの完了に必要なタスクを入力します。［タスクの追加］をクリックすると、さらにタスクを追加できます。 プロジェクトの作成後にタスクを追加することもできます。 |
プロジェクト工数に基づく
プロジェクトの作業時間に基づいて顧客に請求する場合は、この方法を選択します。
［ユーザー］項目と［タスク］項目は、上記のセクションと同じです。
1時間あたりの単価：このプロジェクトの作業1時間あたりの単価を入力します。プロジェクトの完了時に、プロジェクトの記録済みの工数に基づいて顧客に請求できます。
タスク工数に基づく
各タスクの作業時間に基づいて顧客に請求する場合は、この方法を選択します。
［ユーザー］項目は、上記のセクションと同じです。
タスク：タスクと、そのタスクを完了するための単価を入力します。プロジェクトの完了時に、完了したタスクに基づいて顧客に請求できます。
スタッフ工数に基づく
スタッフの作業時間に基づいて顧客に請求する場合は、この方法を選択します。
［タスク］項目は、セクション（i）と（ii）と同じです。
ユーザー：ユーザーによる作業1時間あたりの単価を入力します。プロジェクトの完了時に、プロジェクトでユーザーが記録した工数に基づいて顧客に請求できます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| プロジェクトの総費用 | ［請求方法］が［プロジェクトの固定費］に設定されているプロジェクトには適用できません。 プロジェクト全体の費用が予算を上回ると、［プロジェクトの概要］レポートに通知が表示されます。  |
| プロジェクトの総工数、タスクごとの工数、スタッフごとの工数 |  プロジェクトの総工数  タスクごとの工数  スタッフごとの工数 記録済みの工数が予算工数を上回ると、［プロジェクトの概要］レポートに通知が表示されます。 |
- この情報はプロジェクトのダッシュボードに表示されます。レポートは、［レポート］→［プロジェクトと工数表］にある［プロジェクトの概要］レポートで確認できます。
日額に基づく
この方法では、時間単価ではなく日額に基づいてプロジェクトの費用を請求できます。日額制プロジェクトの工数は日単位（［終日］または［半日］）で記録され、請求書の数量も日数で表示されます。
利用例：コンサルティング会社のプロジェクトマネージャーであるCharlesは、コンサルタントを日単位でクライアントのプロジェクトに割り当てています。クライアントは、時間単位の詳細な内訳ではなく、各コンサルタントが作業した日数が記載された請求書を求めています。Charlesは、Zoho Invoiceで［日額］の請求方法を使用してプロジェクトを作成し、コンサルタントごとに異なる日額を設定できるように［ユーザーごとの単価］を選択します。チームは工数を［終日］または［半日］として記録します。Charlesがクライアントに請求する際、数量はクライアントの要望どおり日数で表示されます。
メモ：
- 日額の請求方法でプロジェクトを作成すると、時間単価に変更できません。時間単価から日額への変更もできません。
- 日額制プロジェクトの工数表と時間単価制プロジェクトの工数表をまとめて請求することはできません。
請求方法として日額を選択すると、次の3種類の単価から選択できます。
- プロジェクトごとの単価— プロジェクトに適用される1日あたりの単価です。
- タスクごとの単価— 各タスクに適用される1日あたりの単価です。
- ユーザーごとの単価— 各ユーザーに適用される1日あたりの単価です。
プロジェクトごとの単価（日額）
- 請求方法で［プロジェクトごとの単価］を選択します。
- ［1日あたりの単価］項目に日額を入力します。
- ［1日あたりの時間］項目に、1営業日を構成する時間数をHH:MM形式で入力します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 1日あたりの単価 | このプロジェクトの作業に対して請求する日額です。 |
| 1日あたりの時間 | このプロジェクトで1営業日を構成する時間数です。 |
タスクごとの単価（日額）
- 請求方法で［タスクごとの単価］を選択します。
- ［1日あたりの時間］項目に、1営業日を構成する時間数を入力します。
- ［プロジェクトのタスク］で、各タスクの［タスク名］と［1日あたりの単価］を入力します。
- タスクの費用を請求書に含めるには、［請求対象］のチェックボックスにチェックを入れます。
ユーザーごとの単価（日額）
- 請求方法で［ユーザーごとの単価］を選択します。
- ［1日あたりの時間］項目に、1営業日を構成する時間数を入力します。
- ［ユーザー］で、プロジェクトに割り当てられた各ユーザーの［1日あたりの単価］を入力します。
ポイント：
- 日額制プロジェクトでは、ユーザーごとに1日1件のみ工数を記録できます。工数は終日または半日として記録されます。終日は設定された1日あたりの時間、半日はその半分に相当します。
- 記録した時間が、設定された［1日あたりの時間］の半分以下である場合は、半日として計上されます。半分を超える場合は、終日として計上されます。たとえば、［1日あたりの時間］を08:00に設定して3時間を記録すると、半日として記録されます。5時間を記録すると、終日として記録されます。
- 日額制プロジェクトの請求書を作成する際、請求書の数量は時間ではなく日数で表示されます。ただし、ダッシュボードとレポートでは、記録済みの工数が引き続き時間単位で表示されます。
プロジェクトの完了時に、プロジェクトで記録した日数に基づいて顧客に請求できます。
プロジェクトへのタスクの追加
- ［プロジェクト］画面で、作成したプロジェクトを選択します。
- ［その他］をクリックし、ドロップダウンから［タスクの追加］を選択します。
- ［タスク名］、［1時間あたりの単価］、［説明］を入力し、［保存］をクリックします。
- これは、請求方法が［タスク工数に基づく］に設定されているプロジェクトに新しいタスクを追加するためのフォームです。その他の請求方法を使用するプロジェクトでは、［タスク名］と［説明］のみ設定できます。また、［請求対象］は、［プロジェクトの固定費］を除くすべての請求方法で利用できます。
プロジェクトへのユーザーの追加
プロジェクトでの作業開始後にスタッフを追加しても、そのスタッフにプロジェクトへのアクセス権限がなく、工数を記録できない場合があります。この場合、スタッフをプロジェクトのユーザーとして追加できます。追加するには、次の手順を実行します。
ユーザーがすでに組織に所属しているものの、プロジェクトには追加されていない場合は、次の手順を実行します。
- プロジェクトを選択します。
- 右上の［その他］ドロップダウンをクリックし、［ユーザーの追加］を選択します。
- ［ユーザー］を選択し、［ユーザーの追加］ボタンをクリックします。
- ユーザーが組織に登録されていない場合は、［+ 新しいユーザーの追加］をクリックし、そのユーザーを組織とプロジェクトの両方に招待します。
プロジェクト、タスク、工数表のインポートとエクスポート
インポート機能を使用すると、外部ソースからZoho Invoiceにプロジェクト、タスク、工数表のデータをインポートできます。Zoho Invoice内の別のプロジェクトに属するタスクもインポートできます。
外部ソースからインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーの［工数表］タブに移動します。
- 右上にある歯車アイコン（［+ 工数の記録］ボタンの横）をクリックし、要件に応じたインポート方法を選択します。
- CSV/TSV/XLS形式のファイルをアップロードし、ファイル内の項目とZoho Invoiceの項目を関連付けます。
- 一致しない項目がある場合、エラーメッセージが表示されます。ファイルを修正して、もう一度アップロードしてください。
- すべての項目のインポート準備が完了したら、［インポート］ボタンをクリックします。
同様に、［工数表］タブからデータをエクスポートする場合は、右上にある同じ歯車アイコンをクリックします。
