Zoho Invoice - QuickBooksOnlineの連携
営業には会計ソフトウェアが必要です。これにより、キャッシュフローを追跡し、予算の割り当てなど財務上の重要な決定を下すことができます。中小企業向けのクラウドベースの会計ソフトウェアであるQuickBooksOnlineは、会計プロセスを自動化し、財務管理を簡単にします。また、Zoho InvoiceをQuickBooksOnlineと連携させることで、すべての販売取引を自動的に計上することができます。これにより、売上高の追跡やキャッシュフローの予測などの重要な財務情報を簡単かつ正確に把握することができます。
注：QuickBooksとの連携は、Zoho Invoiceの米国版と英国版にのみ利用できます。
QuickBooksOnlineとの連携でできることは次のとおりです。
- Zoho Invoiceにアカウントと顧客をインポートして、顧客の情報に1か所でアクセスできるようにします。
- 請求書と貸方票を支払い情報とともにQuickBooksにエクスポートして、自動的に会計処理できるようにします。
- 損益レポートなど、ビジネスの財務状態に関する詳細なレポートを生成します。
- 手動の簿記を排除し、正確な財務データを取得します。
前提条件：
- QuickBooks Onlineで有効なアカウントを持つ必要があります。
- Zoho Invoice組織と複数のQuick Books組織を接続することはできません。
- 連携するQuickBooks組織の国は、米国または英国である必要があります。
- 両方の組織の基本通貨が同じであることを確認してください。
- Zoho Invoiceで複数の通貨で顧客に請求する場合、QuickBooksで複数の通貨を有効にする必要があります。
連携の設定
Zoho Invoiceアカウントにログインしてください。
［Settings］（設定）→［Integrations］（連携）→［Accounting］（会計）に移動してください。
QuickBooksの欄にある［Connect to QuickBooks］（QuickBooksに接続）ボタンをクリックしてください。
QuickBooks Onlineのサインインページに移動します。認定情報を入力して連携を続行してください。
QuickBooksにサインインした後、複数の組織がある場合は、Zoho Invoiceと接続する組織を選択する必要があります。
組織を選択したら、［Connect］（接続）をクリックして連携を完了します。
その後、Zoho Invoiceアカウントに移動し、連携の構成を設定することができます。
連携の構成
Zoho InvoiceをQuickBooks Onlineと連携すると、QuickBooks Onlineとの間でインポートおよびエクスポートするデータを選択できます。
QuickBooks Onlineからのインポート
Zoho Invoiceで取引を計上する必要があるため、QuickBooksにある取引先と顧客 （存在する場合）をインポートする必要があります。
Accounts（取引先）： QuickBooksからのすべての取引先が初期設定でZoho Invoiceにインポートされます。Zoho Invoiceで商品を作成するとき、これらの取引先が利用でき、QuickBooksでその商品に関するすべての販売取引を追跡する取引先を選択できます。
Customers（顧客）： QuickBooksに顧客がいる場合、それらをZoho Invoiceにインポートすることを選択して、その顧客に対して取引を作成できます。このオプションを有効にすると、QuickBooksのすべての顧客の連絡先の詳細が、Zoho Invoiceに新しい顧客として作成されます。Zoho Invoiceの既存の顧客はそのまま保持されます。
QuickBooks Onlineへのエクスポート
QuickBooksは会計ソフトウェアであるため、Zoho Invoice取引をQuickBooksにエクスポートして、適切に計上することができます。
- Zoho InvoiceからQuickBooksにエクスポートするモジュールを選択します。請求書と貸方票を支払い情報とともにエクスポートできます。
- 請求書は、支払い済みと未払いの両方が、QuickBooksで売上の下にエクスポートされます。請求書の下書きもエクスポートされます。
- Zoho Invoiceの貸方票は、売上の下のクレジットメモとしてエクスポートできます。
- 請求書の銀行手数料、損金処理、調整を記録する口座を選択してください。
- Zoho Invoiceで請求書を損金処理する場合は、貸方票は自動的に作成され、QuickBooksの請求書と連携します。
- 入金が銀行手数料を含めて計上される場合、入金額はまず未入金の資金として計上され、銀行手数料とともに適切な銀行口座に預金が行われます。
- QuickBooksからインポートされた顧客に対して作成した取引をエクスポートすることができます。Zoho Invoiceの顧客の取引をQuickBooksへエクスポートする場合、顧客の名前、電話番号、メールアドレス、住所などの基本的な情報がQuickBooksに自動的に作成されます。
- Zoho Invoiceからエクスポートされる請求書に含まれる各商品は、製品やサービスとして、その場でQuickBooksに作成されます。
- 取引は、Zoho Invoiceで作成／更新／削除するたびに、QuickBooksに反映されます。
税金の関連付け
Zoho Invoiceから取引をエクスポートする際に、取引に関する税金がQuickBooksでの税金項目に正確に関連付けられるように、両方のアプリの税金項目の関連付けを設定することができます。
- 税金の関連付けを設定するには、Zoho InvoiceとQuick Booksオンラインの両方のアカウントで税金を有効にしていることを確認してください。
- Zoho Invoiceで既存する税金を選択、または新しい税金を作成して、QuickBooksから関連付ける該当の税金を選択してください。
注：税金の関連付けを行う際に、両方の税金の税率が同じであることを確認してください。
- 初期設定が完了したら、［保存］ をクリックして、詳細ページに戻ってください。
QuickBooks Onlineからの商品の追加
Zoho InvoiceからQuickBooksへ取引をエクスポートすることができます。取引の場合、エクスポートされた取引の商品のみが、QuickBooksに同期されます。それ以外の商品はQuickBooksに利用できません。
ZohoInvoiceは請求書のソフトウェアであり、QuickBooksで既存の商品（存在する場合）をZoho Invoiceに取り込むことができます。
QuickBooksの商品をインポートするには：
- QuickBooksのすべての商品をエクスポートします。
- Zoho Invoiceにそれをインポートします。
- 取引の商品を同期する際、エラーを回避するために、QuickBooksの既存の商品を無効として設定してください。
連携の詳細の表示
連携を設定した後、詳細ページに連携に関する詳細を表示できます。
- QuickBooksに新規で追加された顧客や鳥居引き裂きのリストが1日に1回行われる［自動同期］ によりZoho Invoiceアカウントに自動的に反映されます。
- QuickBooksでの更新をZoho Invoiceにすぐに反映させたい場合は、［すぐに同期］ ボタンをクリックしてください。
- ［設定を変更］ をクリックして、同期の設定をいつでも変更できます。
- 詳細ページから次の同期がいつ行われるか、最後に同期された時刻およびZoho InvoiceとQuickBooks Onlineの間でのすべての同期履歴を表示することもできます。
Zoho InvoiceとQuickBooks Onlineの同期
Zoho Invoiceでは、QuickBooksオンラインの取引と連絡先と同期します。以下に、同期の詳細を示します。
取引の詳細の同期
請求書とその支払いの記録などの取引は、Zoho Invoiceで作成すると同時にQuickBooks Onlineに転送され、同期されます。
次の表は、Zoho InvoiceとQuickBooks Onlineの間の取引がどのように同期されるかを示しています。
| Zoho Invoice | QuickBooks Online | 同期タイプ | 同時時間 |
|---|---|---|---|
| 新しい請求書 | 新しい請求書を作成 | 一方向同期 | 即時同期 |
| 請求書の更新 | 対応する請求書を更新 | 一方向同期 | 即時同期 |
| 請求書の削除 | 対応する請求書を削除 | 一方向同期 | 即時同期 |
| 請求書への支払いの記録の追加 | 対応する請求書の支払いを作成 | 一方向同期 | 即時同期 |
| 請求書への支払いの記録の削除 | 対応する請求書の支払いを削除 | 一方向同期 | 即時同期 |
対応する請求書の支払いを削除
Zoho Invoiceで作成された請求書は、その支払い情報とともにQuickBooks Onlineにエクスポートされます。
次の表に、Zoho InvoiceとQuickBooksの請求書の間で関連付けが可能な項目を示します。
| Zoho Invoice | QuickBooks Online |
|---|---|
| 請求書番号 | 請求書番号として同期 |
| 請求書日付 | 請求書の日付として同期 |
| 通貨コード | 通貨コードとして同期 |
| 為替レート | 外貨両替として同期 |
| 商品名 | 製品／サービスとして同期 |
| 商品の説明 | 説明として同期 |
| 商品の単価 | レートとして同期 |
| 商品の数量 | 数量として同期 |
| 割引率 | 割引として同期 （ QuickBooks Online は商品レベルでの割引をサポートしていません。すべての商品レベルの割引をまとめ、請求書の合計割引として表示されます） |
| 税金 | 税金として同期 |
| 配送料 | 出荷として同期 |
| Adjustment | 調整として同期 （別の項目として追加されます） |
顧客の詳細の同期
顧客の詳細は、QuickBooks OnlineからZoho Invoiceに同期されます。QuickBooksで「顧客」として作成された連絡先はZoho Invoiceに新しい「顧客」としてインポートされます。QuickBooksで顧客が追加、編集または削除されるたびに、1日に1回行われる自動同期または即時同期のオプションにより、Zoho Invoiceに更新されます。
次の表は、各顧客の詳細がQuickBooks OnlineからZoho Invoiceにどのように反映されているかを示しています。
| QuickBooks Online | Zoho Invoice |
|---|---|
| 表示名 | 顧客の表示名として同期 |
| メール | 顧客のメールとして同期 |
| 電話番号 | 顧客の電話（電話番号）として同期 |
| 携帯電話番号 | 顧客の電話（携帯電話）として同期 |
| Webサイト | Webサイトとして同期 |
| Fax | Faxとして同期 |
| 請求先住所 | 請求先住所として同期 |
| 納品先住所 | 納品先住所として同期 |
| 通貨コード | 通貨として同期 |
アドバイス：連携詳細ページの下にある履歴部分から顧客と取引が正確に同期されていることを確認できます。同期できなかった取引はここにリスト表示されます。
連携の削除
会計業務にQuickBooks Onlineの利用を停止したい、またはZoho Invoiceとの連携を切断したい場合、連携を削除できます。そうすると、両方のアプリの間、取引と顧客情報の同期が停止されると共に、連携の情報も削除されます。
QuickBooks Onlineとの連携を無効するには：
- Zoho Invoiceアカウントにログインしてください。
- ［Settings］（設定）→［Integrations］（連携）→［Accounting］（会計）に移動してください。
- 右上のハンバーガーメニューをクリックし、［Delete Integration］（連携を削除する）を選択してください。
- 次のポップアップで、［Delete Integration］（連携を削除する）をもう一度クリックして操作を確定してください。
上記の手順で、連携は削除されますが、QuickBooksからすでに同期されているすべてのアカウントと顧客は、Zoho Invoiceで有効のままになります。
アドバイス：別のZoho Invoice組織をQuickBooksと連携する場合は、現在の連携を削除して、新しい組織で再度設定できます。
連携を完全に削除する代わりにデータ同期のみを一時停止したい場合は、連携を無効にすることができます。連携の詳細は削除されず、いつでも連携を有効にできます。
連携を無効にするには：
- Zoho Invoiceアカウントにログインしてください
- Navigate to［Settings］（設定）→［Integrations］（連携）→［Accounting］（会計）に移動してください。
- 右上のハンバーガーメニューをクリックし、［Disable Integration］（連携を無効にする）を選択してください。
- 次のポップアップで、［Disable Integration］（連携を無効にする）をもう一度クリックして操作を確定してください。
連携が無効になり、取引を会計することができなくなります。［Enable Integration］（連携を有効にする）ボタンをクリックして、連携を再度有効にすることができます。