仕入先ポータル
メモ：この機能は特定のZoho Inventoryプランでのみ提供されています。ご利用のプランで利用可能かどうかは、価格ページでご確認ください。
仕入先ポータルは、仕入先がZoho Inventoryでさまざまな操作を行うのに役立ちます。たとえば、購入注文の管理、受け取った支払いの確認、アップロードした請求書の受取請求書への変換などです。以下は、仕入先ポータルの利用例です。
利用例：
鈴木さんが経営するABC株式会社では、必要なすべての供給品を複数の仕入先から購入しています。複数の仕入先への注文について、個別に全ての仕入先と連絡を取らなくとも、仕入先にそれぞれの仕入先ポータルへのアクセス招待を送信するだけで、仕入先は、ポータルから購入注文を閲覧したり、請求書を提示したり、鈴木さんとコメントを通じてやり取りしたりすることができます。
仕入先ポータルの有効化
ポータルを有効にするには、ポータルへのアクセス権をZoho Inventoryに追加し、仕入先またはその連絡担当者に招待メールを送信する必要があります。以下に有効にする方法を示します。
- ［購入］→［仕入先］に移動します。
- ポータルを有効にする仕入先を選択します。
- 仕入先の詳細ページ右上にある［詳細を表示する］をクリックし、ドロップダウンメニューから［仕入先ポータルの設定］を選択します。
または
［その他の詳細］セクションの［ポータルのステータス］の上にカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。
- ポップアップ画面で、ポータルアクセス権を付与したい仕入先またはその担当者を選択します。
［保存する］をクリックすると、Zoho Inventoryは選択した仕入先に対してポータルへの招待メールを送信します。
各種設定セクションでポータルをカスタマイズすることができます。
招待状の承認
仕入先が招待を承認すると、すべての取引の表示・管理や、取引関連文書のアップロードを、よりかんたんに共同で作業することができます。仕入先がポータルに参加するには、以下の手順にしたがってください。
- 仕入先に送信した招待メールを開きます。
- ［招待状の承認］ボタンをクリックすると、ポータルのログイン画面に移動します。
- メールアドレスを入力し、パスワードを設定してサインインします。
これで、さまざまな機能を実行可能なポータルにログインされます。
仕入先ポータルの機能
仕入先ポータルで実行できる機能について見てみましょう。
ホーム
仕入先がポータルにログインすると、ダッシュボードに、自身の組織と仕入先の間で行われたすべての取引の概要が表示されます。仕入先は、以下の詳細を表示できます。
- 未払いの受取請求書：過去の取引に対して支払うべき合計請求額です。
- 利用可能なクレジット：仕入先が返金した金額や、クレジットノートを通じて支払うべき金額がZoho Inventoryにクレジットとして保存されます。クレジットを適切に管理し、は取引に適用することができます。
- 最新の支払いの受領：最近行った支払いです。
- 取引先の情報：仕入先の名前と連絡先詳細を確認し、編集できます。
- 顧客の連絡先詳細：顧客の連絡先情報です。
発注書の表示
- Zoho Inventoryで作成された文書で、特定の商品とそれらの価格と数量を仕入先に依頼するものが発注書です。仕入先はこれらの発注書を表示し、最終的な請求書を作成する前に価格を交渉したり、コメントを追加することができます。仕入先が発注書にアクセスするには、以下の手順を実行してください。ログインし、画面左側のメニューから［発注書］に移動します。
- 発注書をクリックし、その詳細を表示します。
- 発注書について疑問やメモを残す必要がある場合はコメントを追加します。
また、仕入先は［すべての発注書を表示］ドロップダウンをクリックして、発注書をステータスに応じて抽出することもできます。利用可能なフィルター,
「すべて」、「請求済み」、「一部請求済み」、「キャンセル済み」です。
発注書の承認と却下（仕入先向け）
仕入先は、Zoho Inventoryで作成された発注書を承認または却下するのにポータルを使用できます。Zoho Inventoryで発注書を作成して、仕入先に承認を依頼することができます。
仕入先が発注書を承認すると、仕入先から商品を購入することができます。仕入先が発注書を却下した場合、新しい発注書を作成して再確認を依頼することができます。
この機能は、仕入先から商品を購入する際、仕入先の同意が必要な場合に便利です。
発注書の機能を有効にする
ユーザーが発注書を承認用に送信する前に、管理者はこの機能を有効にする必要があります。手順は以下のとおりです。
- 画面右上にある設定アイコンをクリックし、ドロップダウンから［各種設定］を選択します。
- 次に、画面の左側から［ポータル］をクリックし、［仕入先ポータル］タブを選択します。
- 下にスクロールして、［仕入先に対して発注書の承認や却下を許可］にチェックを入れます。
発注書の承認を依頼する
Zoho Inventoryの管理者が発注書の承認機能を有効にすると、ユーザーは仕入先に承認を依頼できるようになります。手順は以下のとおりです。
- 画面左側のメニューから［購入］をクリックし、ドロップダウンから［発注書］を選択します。
- 画面右上にある［ + 新しい発注書］をクリックし、新しい発注書を作成し、承認を依頼する提出したい仕入先を選択します。
- 必要な情報を入力し、［保存して送信］または［下書きとして保存］をクリックします。
- 発注書のメールを確認し、［発注書の送信］をあらためてクリックするか、右上にある［発行済みに設定］をクリックします。
発注書の承認または却下（仕入先向け）
仕入先は、Zoho Inventoryのユーザーから送信された発注書を承認または却下できます。手順は以下のとおりです。
- 仕入先ポータルにログインします。
- 画面左側から［発注書］をクリックします。
- 発注書を確認し、承認する場合は［承認］、却下する場合は［却下］をクリックします。発注書を却下する場合、理由を入力し、［却下］をもう一度クリックします。
発注書が承認されると、Zoho Inventoryで顧客に通知が送信されます。
請求書の管理
仕入先が商品を出荷した場合、請求書の画像をポータルにアップロードできます。それをZoho Inventoryで確認し、承認または却下できます。承認すると、それはZoho Inventoryで受取請求書として作成されます。
以下の操作が可能です。
文書のアップロード
ポータルに請求書をアップロードするには、仕入先は以下の手順を実行する必要があります。
- 請求書をダウンロード／印刷し、その請求書のスクリーンショットを撮ります。
- メールで提供されたリンクを使用してポータルにログインします。
- ［請求書］タブに移動し、［アップロードしたドキュメント］タブに移動して請求書を追加します。
- ドラッグ&ドロップまたは検索して請求書をアップロードします。
ヒント：仕入先は、請求書の画像とPDFをアップロードできます。各ファイルは、5MBまでアップロードできます。
請求書はアップロードされると、保留ステータスになります。Zoho Inventoryで承認されると、仕入先ポータル内の請求書に変換されます。請求書をクリックすると、コメントを追加できます。
請求書の表示
仕入先がアップロードした請求書は、確認後、承認または却下できます。請求書が承認されると、それはポータル内の請求書として作成されます。以下は、仕入先がポータルで請求書を表示する方法です。
- ポータルにログインし、［請求書］タブに移動します。
- 承認済みの請求書を表示するには、［請求書］タブに移動します。
- 請求書をクリックして、詳細を表示します。
- コメントを入力するには、［コメントの追加］をクリックします。
受領した支払いの管理
仕入先の請求書に対して、オンラインや現金で支払いを行ったとしましょう。支払いをZoho Inventoryで手動で記録すると、仕入先はその記録を表示できるようになります。支払いの記録には、金額、支払い方法、参照取引の詳細が表示されます。表示するには、仕入先は次の手順を実行する必要があります。
- ポータルにログインし、［受領した支払い］タブに移動します。これにより、Zoho Inventoryユーザーが行ったすべての支払いが表示されます。
- 支払い受領書をクリックすると、支払いの詳細が詳しく表示されます。
- PDFをダウンロードするか、印刷ボタンをクリックすると、コピーを保存できます。
取引明細の生成
取引明細は、仕入先との間で行われたすべての取引の一覧をまとめたものです。仕入先は、任意の期間でこの報告書を生成し、受け取った支払いと未払いの残高を表示できます。明細書を表示するには、以下の手順を実行します。
- ポータルにログインし、［取引明細］タブに移動します。
- 右上隅にある［日付範囲］を選択します。
- 明細書を生成するには、［表示］をクリックします。
- PDFをダウンロードするか、印刷ボタンをクリックして、明細書のコピーを保存できます。
請求書の作成
Zoho Inventoryユーザーは、仕入先がアップロードした請求書に基づいて受取請求書を作成できます。さらに、コメントセクションで仕入れ先とやり取りすることもできます。
- 仕入先が請求書をアップロードしたときにZoho Inventoryアカウントに送信された通知をクリックします。
または
［仕入先］タブに移動し、請求書をアップロードした仕入先を選択します。保留中の請求書を表示するには、請求書の受信トレイをクリックします。
- アップロードされたすべての請求書が表示されます。請求書の詳細を表示するには、請求書をクリックします。
- 画面右上から［受取請求書に変換］をクリックして請求書を承認します。必要に応じて請求書を却下または削除することもできます。
アドバイス：すぐに受取請求書を作成するには、請求書の上にカーソルを合わせ、［受取請求書に変換］をクリックします。
- 請求書を表示し、詳細を入力します。仕入先の名前は自動的に入力されます。
- ［下書きとして保存］または［発行済みとして保存］をクリックします。発行済みのステータスの取引のみが仕入先に表示されます。
アップロードされた請求書の自動スキャン機能の有効化
［ドキュメント］タブで［自動スキャン］機能を有効にした場合、請求書の主要な情報（日付、金額など）は、新しい取引のドキュメントの作成時に自動で請求書から取得され、入力されます。
メモ：実行できる自動スキャンの件数は、お申し込みのプランによります。必要に応じて、追加の自動スキャンアドオンを購入できます。
仕入先がアップロードしたドキュメントの自動スキャン機能を有効にするには、自動スキャン機能を有効にする必要があります。
仕入先がアップロードしたドキュメントの自動スキャンを有効にする方法は以下のとおりです。
- 画面右上の設定アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから［各種設定］を選択します。
- 次に、画面左側のメニューから［ポータル］をクリックし、ポータルとカスタムドメインの［仕入先ポータル］タブを選択します。
- 下にスクロールして、［アップロードされたドキュメントを自動スキャン］にチェックを入れます。
ヒント：［各種設定］セクションで自動スキャンを有効にすると、仕入先が仕入先ポータルにアップロードするすべてのドキュメントは、Zoho Inventoryの［ドキュメント］タブで自動的にスキャンされます。
ドキュメントが自動スキャンされると、次のようなドキュメントのステータスが確認できるようになります。
スキャン中：ドキュメントまたは領収書が現在スキャン中です。
処理済み：ドキュメントまたは領収書がスキャンされ、データが取得されます。
失敗：自動スキャンが失敗しました。これは、読み取り不可能なデータ、解釈できない画像、またはサポートされていない言語の場合に発生する場合があります。
仕入先がアップロードしたドキュメントがZoho Inventoryで自動スキャンされたると、［ドキュメント］タブでスキャンされたドキュメントを手動で請求書に変換できるようになります。
注意：仕入先がポータルにドキュメントをアップロードすると、自動スキャン可能なドキュメントの件数が減少します。
その他の操作
住所の編集
仕入先の住所としてZoho Inventoryに保存されている情報が仕入先に表示されます。住所を変更する場合、仕入先はポータルで住所を編集できます。編集するには、以下の手順で行います。
- ポータルにログインし、［ホーム］に移動します。
- ［マイアカウントの詳細］セクションに移動し、住所の横にある［編集］をクリックします。
- ポップアップ画面で住所を更新し、［保存する］をクリックします。
ヒント：Zoho Inventoryでメインの連絡先として保存したユーザーのみが住所を更新できます。
メールの送信
仕入先は、ポータルから直接メールを送信することができます。メールを送信するには、以下の手順で行います。
- ポータルにログインし、［ダッシュボード］に移動します。
- 下にスクロールすると、組織の詳細が表示されます。
- ［メールを送信する］ボタンをクリックしてメッセージを入力します。
- ［送信する］をクリックします。
パスワードの変更
仕入先は、ポータルからかんたんにパスワードを変更できます。変更の手順は以下のとおりです。
- ポータルにログインし、画面左側のメニューから［パスワードの変更］をクリックします。
- 旧パスワードを入力し、パスワードの要件に基づいた新しいパスワードを入力します。
- パスワードを再度入力し、［保存する］をクリックしてパスワードを更新します。
ログアウト
ポータルからログアウトするには：
- ポータルに移動します。
- 画面左側のメニューから［ログアウト］をクリックします。
仕入先ポータルの各種設定
各種設定セクションを使用してポータルを設定できます。
- 画面右上にある［設定］に移動します。
- ［各種設定］の［仕入先ポータル］を選択します。
設定可能なオプションは以下のとおりです。
ポータル名
ポータル名は自社の組織固有であり、顧客ポータルと仕入先ポータルのURLに使用されます。これは初期設定で自動生成されます。ただし、カスタマイズしたい場合は、ポータル名を編集し、［保存する］をクリックすることで、変更できます。
ポータルで行われるすべての活動について通知メールを送信する
仕入先がコメントを追加したり、カスタム項目を更新したり、ドキュメントをアップロードしたりすると、メール通知とアプリ内通知が送信されます。
ドキュメントに対してコメントまたは却下したときに仕入先に通知する
仕入先がアップロードしたドキュメントに対してコメントを追加したり、却下したりすると、メール通知が仕入先に送信されます。
仕入先のポータルでの連絡先に関する詳細情報の更新を許可
仕入先は、納品先／請求先住所、カスタム項目、その他の連絡先の詳細情報を追加、編集できます。
仕入先のドキュメントのアップロードを許可
仕入先は、購入に関する請求書をアップロードできます。アップロード後、Zoho Inventoryで確認して受取請求書に変換できます。
自動スキャンでアップロードしたドキュメント
仕入先によってドキュメントがアップロードされると、ドキュメントが自動でスキャンされ、内容がデータとして抽出されます。このデータを基に、受取請求書を作成することが可能です。
仕入先に対する発注書の承認や却下を許可
発注書は、作成して送信すると、ポータルで確認できるようになります。仕入先は発注書を確認して、承認や却下することができます。
バナーメッセージ
バナーメッセージは、仕入先ポータルのホーム画面に表示されます。たとえば、「Zylkerへようこそ。良い一日をお過ごしください！」などとすることができます。
- バナーメッセージを設定後、［保存する］をクリックします。