取引承認のワークフロー

取引承認のワークフローが設定されると、組織内のユーザーは取引を承認用に作成および提出できるようになります。売上および購入取引における取引の承認方法について確認しましょう。

売上タブでの取引の承認

［売上］タブで取引の承認を有効にすると、請求書、受注書、に対して有効になります。取引が承認された場合のみ、ユーザーは取引に対して以下の処理を実行できます。

請求書：請求書を送信済みとして設定、支払いの記録、クレジットの適用、輸出申告書の作成、損金処理、前払金請求書の使用、メールによる請求書の送信。

受注書：請求書に変換、発行済みに変換、メールによる受注書の送信。Zoho BooksアカウントがZoho Inventoryと連携されている場合、受注書のパッケージの作成と出荷の作成も可能です。

購入タブでの取引の承認

［購入］タブの取引承認を有効にすると、発注書、受取発注書に対して有効になります。取引が承認された場合のみ、ユーザーは該当の購入タブで以下の処理を実行できます。

受取請求書：支払いの記録

発注書：発行済みへの変換、受取発注書への変換、購入の受領の作成

在庫タブでの取引の承認

在庫タブの取引承認を有効にすると、在庫の調整、移動指示に対して、有効になります。

承認の提出

取引を作成して承認用に提出するための最初のステップです。

手順は以下のとおりです。

• 提出する必要のある取引を作成します。
• 取引を保存する場合は［下書きとして保存］をクリックします。承認用に取引を保存して提出する場合は［保存して提出］をクリックします。

• また、請求書の場合は、［保存して印刷］をクリックすると、取引を印刷することもできます。

• 取引が承認されると、通知が送信されます。

取引の承認

取引が提出されると、管理者と承認者は承認の設定に応じて、取引を承認できるようになります。

承認者または管理者が取引を承認するには、次の手順に従います。

• 承認する必要のある取引を開きます。
• ［承認する］をクリックしてください。

承認者は、自分が作成した取引も［保存して承認］クリックすると承認することができます。

• 承認用に取引を提出する場合は［保存して提出する］をクリックします。

取引が承認されると、組織のユーザーは上記に記載されている売上および購入タブに関連するすべての処理を実行できるようになります。

メモ：取引の承認操作は元に戻すことはできません。 ただし、取引を無効に設定し、後から下書きステータスに変換することはできます。

取引の却下

管理者と承認者は承認を求められた取引を却下できます。

これにより、取引の提出者は修正後、再び取引を提出して承認を受けることができます。

取引を却下するには：

• 却下する必要のある取引をクリックします。
• ［承認］ボタンの隣にあるドロップダウンをクリックし、［却下する］をクリックします。

• 取引を却下する理由を入力します。
• ［却下する］をクリックします。