タスク
タスクとは、自分とチームメンバーが完了すべき処理のことです。Zoho Inventoryでは、会計関連のタスクを作成し、チームに割り当て、優先度を指定したり、リマインダーで通知したりすることができます。
メモ：この機能は、特定のZoho Inventoryプランでのみ利用可能です。現在のプランで利用可能かどうかは、価格表をご確認ください。
利用例： Zylkerの財務部長である木村さんは、部下の渡辺さんに、支払期限の2日前に電話で顧客に請求書のフォローアップを行うよう依頼したいと考えています。そこで、木村さんは該当する請求書用のタスクを作成し、それを渡辺さんに割り当て、請求書の期限と同じ期日を設定し、期限の2日前にリマインダー通知を設定します。すると、渡辺さんはこのタスクが自分に割り当てられたことを示すメール通知を受け取ります。さらに、期限の2日前にリマインダーが届き、フォローアップの電話を行うよう促されます。
タスク機能のメリット
タスク機能を使用することで、組織内でのさまざまなタスクを円滑に行うことが可能になります。以下で、タスク機能を使用するメリットをご紹介します。
- 高、低、普通などの優先度レベル別にタスクを設定できます。
- リマインダーを設定して、メール、アプリ内通知、またはその両方でタスクの通知を送信できます。
- ユーザーに割り当てたタスクに関する情報をメールで通知できます。
- 独自のステータスを設定し、適切に割り当てることができます。
- 取引に関連するタスクを生成し、取引詳細ページでかんたんに確認できます。
タスクの有効化
タスクは、初期設定ではZoho Inventoryで利用できません。組織内で有効にする必要があります。手順は以下のとおりです。
- 画面右上の［設定］に移動します。
- ［各種設定］の［一般］を選択します。
- ［タスク］にチェックを入れます。
- ［保存する］をクリックします。
タスクの作成
前提条件：ユーザーと役割のセクションですべてのユーザーに必要なアクセス権限を提供していることを確認してください。
タスクを有効にし、組織内のユーザーに必要な権限を付与すると、タスクを作成し、ユーザーに割り当てることができます。
タスクを作成する方法は2つあります。
画面右上から
画面右上にあるタスクアイコンをクリックすることで、タスクを作成できます。このセクションで作成されたタスクは、特定の取引に割り当てられることはありません。
特定の取引のメニューバーから
特定の取引にタスクを関連付けたい場合は、取引に移動してそのメニューバーにあるタスクアイコンをクリックします。これらのタスクは、対応する取引ページでタスクアイコンをクリックして表示できます。
以下のタブから内容に応じてタスクを作成できます。
- 商品
- 顧客
- 受注書
- 請求書
- 貸方票
- 仕入先
- 経費
- 発注書
- 受取請求書
- 仕入先のクレジット
タスクを作成するには：
- 画面右上のタスクアイコンをクリックし、［+ 新しいタスク］をクリックします。
- 必要な詳細情報を入力します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 見出し | タスクの見出しまたは名前を入力します。 |
| 担当者 | タスクを割り当てたいユーザーを選択します。 |
| ユーザーへのメール通知 | ユーザーへタスクに関する通知をメールで送信したい場合は、このチェックボックスにチェックを入れます。 |
| 関連する連絡先 | このタスクに関連付けたい連絡先を追加します。 |
| 期限日 | タスクの完了を予定する日付を選択します。 |
| 優先度 | タスクの優先度を選択してください。非常に高い、高、中、低、非常に低いのいずれかを選ぶことができます。 |
| リマインダーの設定 | リマインダーを設定し、メール、アプリ内通知、またはその両方で通知を割り当てられたユーザーに送信できます。 |
- ［保存する］をクリックします。
［保存する］をクリックすると、タスクが作成されます。また、ユーザーへのメール通知にチェックを入れていた場合、ユーザーはタスクの詳細が含まれたメールを受け取ります。タスクの詳細は、画面右上にあるタスクアイコンをクリックすると表示されます。
タスクを完了すると、タスクのステータスを変更するドロップダウンメニューから［完了］として設定することができます。
タスクの各種設定
独自のステータス
タスクには［未着手］［進行中］［完了］といった標準ステータスがあります。他のステータスを作成したい場合は、独自のステータスを作成することができます。これら独自のステータスは、標準ステータスのサブステータスとして作成する必要があります。方法は以下のとおりです。
- ［設定］→［各種設定］→［タスク］の順に移動します。
- 画面右上にある［+ 新しい独自のステータス］ボタンをクリックします。
- このサブステータスを作成するステータスを選択し、ステータス名を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
［完了］の下にサブステータスを作成し、そのステータスがタスクに適用される場合、そのタスクに対して通知は送信されません。タスクが完了とみなされるためです。
ヒント : タスクのステータスを変更する権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、タスクを作成したユーザーのみです。
ユーザーへのアクセス権限の管理
ユーザーへのアクセス権限のレベルは、自由に設定することができます。初期設定では、管理者のみが完全なアクセス権を持ちます。他のユーザーにタスクが割り当てられる前に、管理者は他のユーザーにアクセス権を設定する必要があります。アクセス権を設定するには、以下の手順を実行します。
- ［設定］→［ユーザーと役割］に移動します。
- ［役割］のタブの下で、権限を設定したい役割を選択します。
- 完全なアクセス権、表示、作成、削除、編集のアクセス権を設定することができます。
- 他のユーザーのタスクへのアクセス権をユーザーに設定する場合、［その他の権限］をクリックし、［他のユーザーのタスクを管理］にチェックを入れます。
ヒント : ユーザーに権限（例：表示の権限）を設定した場合、そのユーザーは自分に割り当てられたタスクのみを表示できます。ただし、ユーザーが［表示］および［他のユーザーのタスクを管理］の両方の権限を持っている場合、他のユーザーのタスクも表示できます。これは、ユーザーと役割セクションの［タスク］ヘッダーの［表示］、［作成］、［編集］、［削除］などのすべての権限に適用されます。
他の操作
タスクの削除
メモ : 削除操作を行う権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、タスクを作成したユーザー、他のユーザーのタスクを管理する権限を持つユーザーのみです。
タスクを削除するには：
- ［タスク］タブに移動します。
- 削除したいタスクの隣にある矢印をクリックしましす。
- ［削除］をクリックします。
タスクの編集
メモ : 編集操作を行う権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、タスクを作成したユーザー、他のユーザーのタスクを管理する権限を持つユーザーのみです。
タスクを編集するには：
- ［タスク］タブに移動します。
- 編集したいタスクの隣にある矢印をクリックします。
- ［編集する］をクリックします。
- 必要な変更を行い、［保存する］をクリックします。
フィルターの管理
タスクのステータスに基づいてタスクを表示したい場合は、フィルター機能を使用できます。以下にその方法を示します。方法は以下のとおりです。
- タスク一覧ページに移動します。
- 画面上部にある［すべてのタスク］をクリックし、タスクを抽出するためのステータスを選択します。選択したフィルターに基づいてタスクが一覧表示されます。
一括処理
Zoho Inventoryで作成したタスクを一括で削除や更新することができます。方法は以下のとおりです。
- タスク一覧ページに移動します。
- 更新または削除したいタスクを一括で選択します。
- 削除する場合は、削除アイコンをクリックし、［OK］をクリックして、選択したタスクの削除を確定します。更新する場合は、一括更新アイコンをクリックし、［更新］をクリックして、選択したタスクを変更します。