メール
［設定］の［メール］セクションでは、組織から送信されるメールを管理できます。メールには、さまざまなカスタマイズが可能です。
送信者のメールの設定
Zoho Inventoryから送信されるメールの差出人のアドレスを設定することが可能です。差出人のメールアドレスのドメインにSPFやDKIMのレコードがない場合、受信者の迷惑メールフォルダーに入ってしまうことがあり、受信者に気付かれない可能性があります。
自社のドメインにSPF（Sender Policy Framework）レコードを追加することで、受信者のサーバーは、Zoho Inventoryが自社ドメインの許可を得てメールを送信していることを検証できます。SPFレコードを設定していない場合、Zoho Inventoryが自社ドメインから送信するメールは、受信者の迷惑メールフォルダーに振り分けられてしまう可能性が高くなります。
DKIM（Domain Keys Identified Mail）も迷惑メール対策に有効です。受信者のサーバーは、メールがドメイン所有者から送信されていること、およびメールがドメイン所有者に認証されているものであることを検証できます。
DKIMとSPFレコードをともに使うと、迷惑メール対策に効果的です。そのため、DKIMとSPFの両方のレコードを持つドメインのみが、Zoho Inventoryに認証済みのドメインとみなされます。
ドメインの分類
Zoho Inventoryでは、差出人項目に使用すると迷惑メールフォルダーに振り分けられる可能性があるメールアドレスを特定するために、ドメインを3つのカテゴリーに分類しています。
メールアドレスのカテゴリーを確認するには、［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［送信者のメールの設定］の順に移動します。
設定ページに表示される3つのカテゴリーは、以下のとおりです。
1.未認証ドメイン
SPFおよびDKIMレコードが設定されていないドメインのメールアドレスがこちらに表示されます。DKIMとSPFレコードのない差出人メールアドレスからメールを送信すると、Zoho Inventoryのメールアドレス「message-service@sender.zoho-inventory.com」に自動的に置き換えられ、迷惑メールフォルダーに振り分けられないようにします。「message-service@sender.zoho-inventory.com」のアドレスは、メール送信時の送信元アドレスにのみ使用され、返信先アドレスとしては使用されません。自社のメールアドレスが顧客の受信フォルダーに表示され、顧客からの返信メールも自社の受信フォルダーに届きます。 こののメールアドレスを差出人項目で使用するには、ドメインを認証する必要があります。
2.認証済みドメイン
SPFとDKIMの両方のレコードがあるドメインのメールアドレスが表示されます。これらのメールアドレスは、迷惑メールとして識別される心配なく使用できます。
3.公開ドメイン
Zoho Inventoryから送信するメールの差出人アドレスにGmailやYahooなどの公開ドメインのメールアドレスを使用する場合、「messageservice@sender.zohoinventory.com」に置き換えられます。SPFとDKIMのレコードにはを公開ドメインを追加することはできず、自社が所有するドメインにしか追加できないためです。
注意: Zoho Inventoryから送信するメールが迷惑メールとして識別されることを防ぐために、公開ドメインのメールアドレスの代わりに「message-service@sender.zohoinventory.com」を使用することを推奨します。
認証ドメイン
未認証ドメインのセクションに表示されているメールは、SPFとDKIMレコードを追加することで認証できます。
ドメインを認証するには：
- ［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［送信者のメールの設定］の順に移動します。
- 認証するドメインの横にある［今すぐ認証→］をクリックします。
- 表示されるポップアップ画面からSPFレコードをコピーし、ドメイン名プロバイダー（Daddyなど）のDNS設定に追加します。
- 次に、DKIMレコードのホスト名と値をコピーして、ドメイン名プロバイダーのDNS設定に追加します。
- SPFやDKIMのレコードを追加後、［認証］をクリックします。
メモ: 新しく追加されたレコードがDNSサーバーに反映されるまでしばらく時間がかかります。認証に失敗した場合は、しばらく時間をおいてから再度お試しください。レコードが検証されている間もZoho Inventoryを使用することができます。
SPFおよびDKIMレコードを追加する際の注意点：
ドメインにすでにSPFレコードが存在する場合、つまり過去に別のサービスのためにSPFレコードを追加したことがある場合は、ドメインに追加する前にSPFレコードから「v=spf1」を削除する必要があります。
ドメイン名プロバイダーによっては、DKIMレコードのホスト名をわずかに変更する場合もあります。その場合、ドメイン名だけをレコードから削除してから追加する必要があります。たとえば、ホスト名が「1522406527365._domainkey.patricia.com」である場合、ドメイン名を削除して「1522406527365._domainkey」のみを追加します。
これで、ドメインが認証され、認証済みドメインに表示されます。このドメインからのメールは、Zoho Inventoryのメールアドレスに置き換えられることなく、差出人メールアドレスで使用できます。迷惑メールとして識別される可能性も低くなります。
メインの連絡先の設定
メインの連絡先とは、Zoho Inventoryに登録された組織とZohoの間の連絡窓口として使用されるメールアドレスです。自社のZoho Inventoryアカウントの利用状況、契約更新などに関する最新情報は、このメールアドレス宛てに送信されます。
またこのメールアドレスは、Zoho Inventoryからメールを送信するときに、手動で変更しない限り、メールの初期設定の差出人アドレスとして使用されます。
メインの連絡先を設定するには、メールアドレスにカーソルを合わせ、［メインの連絡先として設定］をクリックします。
新しい差出人メールアドレスの追加
新しい差出人メールアドレスを追加できます。Zoho Inventoryからメールを送信するときに、差出人メールアドレスとして選択できます。ドメインを認証するには：
- ［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［送信者のメールの設定］の順に移動します。
- 右上の［+ 新しい送信者］をクリックします。
- ［名前］と［メールアドレス］を追加します。
- ［保存する］をクリックします。
追加したメールアドレスに認証メールが送信されます。認証の手続きを完了すると、Zoho Inventoryから送信するメールの差出人項目で使用できるようになります。
メモ: この方法でメールアドレスを追加すると、Zoho Inventoryからのメール送信にそのメールアドレスを使用できるようになりますが、組織にユーザーを追加することにはなりませんのでご注意ください。
認証メールの再送信
以前のセクションで説明したとおり、新しい差出人メールアドレスを追加する場合、認証メールがそのメールアドレスに送信されます。ただし、認証メールを受信していない場合は、再度
認証メールを送信できます。認証メールを再送信するには：
- ［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］→［送信者のメールの設定］の順に移動します。
- 未認証のメールアドレスのそばにある［メールの再送］をクリックします。
認証メールが再度送信されます。
メールアドレスの編集、削除
Zoho Inventoryからユーザーのメールアドレスを削除するには、メールアドレスの右側にあるごみ箱アイコンをクリックします。ユーザーの名前を編集する場合は、鉛筆アイコンをクリックします。
メール分析
メール分析機能を使用すると、顧客に送信された通知メールを追跡できます。顧客が通知メールを開封した日時を確認できます。
メール分析を有効にするには：
- ［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］の順に移動します。
- ［メールの分析］をクリックします。
- ［顧客に送信したメールへの反応を追跡できます］オプションを有効にします。
取引一覧ページで、送信された各メールのステータスを追跡することができます。以下のアイコンで示されます。
- 閉じたメール：取引のメールが送信されたことを示します。
- 開封されたメール：受信者にメールが開封されたことを示します。
メモ: 取引のメールは、複数の受信者宛てに送信したものが、そのうちの一人の受信者に開封された場合でも、表示済みとなります。
メールテンプレートの設定
メールテンプレートを設定するには：
- 歯車アイコンをクリックし、［リマインダーと通知］の下の［メール通知］に移動します。
- ここで、次のタブから、カスタマイズする対象を選択できます。
- 受注書
- 請求書
- 発注書
- 顧客の明細書
- 仕入先の明細書
- 支払いのお礼
- 出荷通知
- 配送通知
- 請求書、受注書、発注書に関連する通知について、備え付けのテンプレートをカスタマイズするか、［+ 作成］をクリックして、新しいテンプレートを作成できます。
- テンプレートを編集するには、対象のテンプレートの名前をクリックするか、［メールの本文を表示］をクリックします。
- 編集した後は、変更を保存するために［保存する］ボタンを押します。
- ページ下部にある［署名の編集］ボタンをクリックして、署名を編集することもできます。
メールテンプレートのカスタマイズ
ビジネスニーズに応じて、メールの内容をカスタマイズできます。
メールの内容をカスタマイズするには：
- ［設定］→［リマインダーと通知］→［メール通知］の順に移動します。
- ［テンプレート］セクションで、メールテンプレートをカスタマイズするタブを選択します。
- 既存のメールテンプレートを選択、または新しいメールテンプレートを作成します。
- 送信するメッセージをテキストボックスに入力します。
- ツールボックスから利用可能なツールを使って、メールコンテンツの形式を設定します。
- テンプレートに画像を設置するには、画像アイコンをクリックし、画像のURLを入力します。ハイパーリンクを追加するには、ハイパーリンクを設定する単語または文を選択し、ハイパーリンクのアイコンをクリックして、URLを入力します。
- コンテンツの特定の部分へのハイパーリンクを提供することもできます。ハイパーリンクする単語または文を選択し、ハイパーリンクアイコンをクリックして関連するハイパーリンクを提供するだけです。
- テンプレートに動的コンテンツを追加するには、［差し込み項目の挿入］をクリックし、利用可能な差し込み項目のリストから値を選択します。
- ［保存する］をクリックすると、変更が適用されます。
