自動化

メール通知

ワークフロールールは、メール通知、特定項目の更新、Webhooksなどを処理することで、タスクの実行に重要な役割を果たします。メール通知を設定するには、［設定］→［自動化］→［メール通知］の順に移動して［+ 新しいメール通知］ボタンをクリックします。

新しいワークフローのルールの設定

• ワークフロー名の入力
• 実行条件の選択
• ワークフローの種類
• 実行条件のフィルター
• メールテンプレートの設定

ワークフロー名の入力

実行条件の選択

以下の項目から選択するパラメーターに基づいて、ワークフローを起動するタイミングを選択できます。

ワークフローの種類

ワークフローには2種類あります。

• 予定基準
• 日付基準

予定基準：ワークフローが予定基準の場合、対象のタブで以下の操作が行われた場合に実行されます。

• 作成
• 編集
• 作成または編集
• 削除

タブの操作を［編集済み］／［作成済みまたは編集済み］と選択した場合、以下の追加項目が表示されます。

日付基準：ワークフローが日付基準の場合、以下の追加項目が表示されます。

項目	説明
実行日	ワークフローを実行するタイミングを設定します。注文日、出荷日、作成日などをドロップダウンから選択し、その前または後の日数を指定できます。
実行時間	［hh］と［mm］から実行時間を選択できます。
実行頻度	ワークフローを実行する頻度として、ドロップダウンから［一度のみ］、［毎週］、［毎月］、［年間］を選択できます。

実行条件のフィルター

実行条件のフィルターセクションでは、処理を実行するための条件を設定できます。

項目	説明
条件	設定した条件に基づいて、フィルターが適用されます。［+ 条件を追加する］をクリックすることで、ワークフロールールが実行される複数の条件を追加できます。 次の条件は、両方の条件を含めるかどちらかの条件を含めるかに応じて、ANDまたはORになります。また、［条件を変更する］を選択すると、条件のパターンを自由に変更できます。
属性の項目	この項目は、タブに関連する用語を広くカバーするリストから属性を選択するために使用されます。
ルール	システムが実行条件を抽出する際の基準となるルールを選択します。 項目に英数字の値が含まれる場合、ルールは次のようになります。 項目が数値だけの場合、ルールは次のようになります。
値の項目	フィルターを適用する属性の値を入力します。

条件の編集

要件に合わせて条件パターンを編集することができます。編集では、論理演算子の「AND」「OR」を使用して、自分の選択したパターンを定義できます。たとえば、［受注書］の日付が「2016年7月20日」かつ［参考番号］が「54321」または「ステータスが未確定」の場合、パターンは「(((1)AND 2) OR 3)」になります。条件パターンが要件に合わない場合は、「(1AND (2 OR 3))」のように編集することができます。

［保存する］をクリックします。

メモ：各ワークフロールールごとに、最大10件の条件を設定できます。

メールテンプレートの設定

ルールの設定後、メール通知を設定できます。通知はカスタマイズでき、すぐに送信することも、特定の時間に送信することもできます。

すぐに実行する処理

特定の時間に処理したい場合、［時間基準の処理を追加しますか？］のチェックボックスにチェックを入れてください。これにより、ワークフローの処理を実行する時間を入力するための追加項目が表示されます。

［実行するタイミング］ が ［すぐに実行する］ に設定されている場合、ワークフローで設定された条件が満たされるとすぐにメール 通知が送信されます。
時間規準の処理： 特定の時刻にメールを送信したい場合は、実行するタイミングを時間規準に設定します。

最後に、［保存する］をクリックすると、ワークフロールールが作成され、Zoho Inventoryのタブに実装されます。

Webhooks

Webhookは、Zoho Books内でイベントが発生するたびにWeb通知を送ることで、外部サービスとの連携を密接にします。Webhookを使用すると、httpおよびhttpsのURLを設定し、ワークフロールールと関連付けて通知プロセスを自動化することができます。

たとえば、Zoho InventoryアカウントとSMSプロバイダーをWebhookで関連付けると、支払総額が100,000円を超えた場合にお礼のメールが自動的に送信されるように設定できます。Webhookの一般的な情報については、webhooks.orgをご参照ください。

Zoho Inventoryでワークフローのルールを設定するには、［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］→［+ 新しいワークフロールール］の順に移動します。

• ワークフロー名の入力
• 実行条件の選択
• ワークフローの種類
• 実行条件のフィルター
• Webhookトリガーの設定
• グループパラメーター
• ユーザー定義パラメーター

ワークフロー名の入力

実行条件の選択

以下の項目から選択するパラメーターに基づいて、ワークフローを起動するタイミングを選択できます。

ワークフローの種類

ワークフローには2種類あります。

• 予定基準
• 日付基準

予定基準：ワークフローが予定基準の場合、対象のタブで以下の操作が行われた場合に実行されます。

• 作成
• 編集
• 作成または編集
• 削除

タブの操作を［編集済み］／［作成済みまたは編集済み］と選択した場合、以下の追加項目が表示されます。

日付基準：ワークフローが日付基準の場合、以下の追加項目が表示されます。

項目	説明
実行日	ワークフローを実行するタイミングを設定します。注文日、出荷日、作成日などをドロップダウンから選択し、その前または後の日数を指定できます。
実行時間	［hh］と［mm］から実行時間を選択できます。
実行頻度	ワークフローを実行する頻度として、ドロップダウンから［一度のみ］、［毎週］、［毎月］、［年間］を選択できます。

実行条件のフィルター

実行条件のフィルターでは、処理を実行するための条件を設定できます。

項目	説明
条件	設定した条件に基づいて、フィルターが適用されます。［+ 条件を追加する］をクリックすることで、ワークフロールールが実行される複数の条件を追加できます。 次の条件は、両方の条件を含めるかどちらかの条件を含めるかに応じて、ANDまたはORになります。また、［条件を変更する］を選択すると、条件のパターンを自由に変更できます。
条件	この項目は、タブに関連する用語を広くカバーするリストから属性を選択するために使用されます。
ルール	システムが実行条件を抽出する際の基準となるルールを選択します。 項目に英数字の値が含まれる場合、ルールは次のようになります 項目が数値だけの場合、ルールは次のようになります。
値の項目	フィルターを適用する属性の値を入力します。

条件の編集

要件に合わせて条件パターンを編集することができます。編集では、論理演算子の「AND」「OR」を使用して、自分の選択したパターンを定義できます。たとえば、［受注書］の日付が「2016年7月20日」かつ［参考番号］が「54321」または「ステータスが未確定」の場合、

パターンは「(((1)AND 2) OR 3)」になります。条件パターンが要件に合わない場合は、「(1AND (2 OR 3))」のように編集することができます。

［保存する］をクリックします。

Webhookトリガーの設定

ルールが設定されると、Webhookを設定することができます。ニーズに合わせて更新をカスタマイズし、即時または特定の時間に動作するように設定することができます。

カスタムパラメーター

APIキー、認証トークンなどのカスタムパラメーターを指定する場合は、カスタムパラメーター機能を利用できます。

HTTPヘッダー

WebhookでHTTPヘッダーを指定する場合は、［INCLUDE HTTP HEADERS］にチェックを入れます。

グループパラメーター

外部サービスとデータをやりとりする場合、以下のいずれかを選択します。

• すべてのパラメーターを追加：すべてのデータが作成時にやりとりされます。
• 選択したパラメーターを追加：送信するデータのみを転送します。こちらを選択すると、追加の項目が表示されます。

ヒント : ［+ グループパラメーターの追加］を選択すると、複数のグループパラメーターを追加できます。最大10件のグループパラメーターを追加できます。

ユーザー定義パラメーター

外部サービスへのアクセス中にユーザー定義のパラメーターを追加する場合は、［ユーザー定義パラメータの追加］ボックスを選択します。

［保存する］ をクリックしてWebhookを作成します。ワークフロールールが実行されたときに外部サービスプロバイダーに接続するために作成されたWebhookから1つを選択できるようになりました。

カスタム関数

Zoho Inventoryのカスタム関数を使用すると、多くの業務を自動化できます。顧客の請求書に特別割引を提供したり、請求書が期限切れになったときに延滞料を追加したりする場合など、ワークフロールールのDelugeスクリプトを使用してコードを書くだけで、自動化が処理されます。

• カスタム関数の作成と実行
• 初期設定の項目

Delugeは、Zoho Creatorと連携されたオンラインスクリプト言語です。これにより、ユーザーはアプリケーションに機能や処理を段階的に追加することができます。
Delugeについての詳細は、Delugeガイドをご参照ください。

コードサンプルを記述してDelugeを学びたい場合は、こちらをクリックしてください。

カスタム関数の作成と実行

カスタム関数を作成するには、

• 歯車アイコンをクリックし、［自動化］に移動します
• ［+ 新しいワークフロールール］ の横にあるドロップダウンボタンをクリックします。
• ［カスタム関数］ を選択します。

• カスタム関数の名前を入力し、簡単な説明を入力します。
• カスタム関数を作成するタブを選択します。
• スクリプトボックスの左側に記載されているパラメーターを入力またはドラッグします。これにより、関数の構文が配置されます。
• 任意のパラメーターを選択し、カスタム関数の条件を設定します。

• 「保存する」をクリックして、変更を有効にします。

これで、条件が満たされるたびに、カスタム関数を含むワークフロールールが実行されます。

初期設定の項目

現在、カスタム関数は、請求書、受注書、発注書、受取請求書をサポートしています。
これらのタブには、カスタム関数に必要なパラメーターを取得できる次の項目があります。

請求書

請求書では、次の項目がサポートされています。

{ 
 "total": "0.0",
 "payment_terms": "0",
 "terms": “Checking”,
 "price_precision": "2",
 "payment_expected_date": "2016-06-31”,
 "date": "2016-06-30",
 "shipping_address": {
 "zip": "94588",
 "country": "USA",
 "address": "4910 Hopyard Rd",
 "city": "Pleasanton",
 "state": "CA",
 "fax": "Fax Number"
 },
 "balance": "0.0",
 "adjustment": "0.0",
 "currency_symbol": "Rs.",
 "salesperson_id": “7605000000336089”, "currency_code": "INR",
 "shipping_charge": "0.0",
 "custom_fields": [
 {
 "customfield_id": "7605000000336081",
 "is_active": true,
 "show_in_all_pdf": false,
 "value_formatted": "INV-8",
 "data_type": "autonumber",
 "index": 1,
 "label": "AutoNumber",
 "show_on_pdf": false,
 "value": "INV-8"
 },
 {
 "customfield_id": "7605000000351027",
 "is_active": true,
 "show_in_all_pdf": true,
 "value_formatted": "01 Aug 2016",
 "data_type": "date",
 "index": 2,
 "label": "Date",
 "show_on_pdf": true,
 "value": "2016-08-01"
 }
 ],
 "currency_id": "7605000000000099",
 "exchange_rate": "1.0",
 "status": "draft",
 "sub_total": "12000.0",
 "customer_name": “Customer”, "invoice_number": "INV-000087",
 "discount_amount": "12000.0",
 "discount": "100.00%",
 "tax_total": "0.0",
 "reference_number": “checking”,
 "due_date": "2016-06-30",
 "invoice_id": "7605000000369043",
 "notes": "Thanks for your business.",
 "customer_id": "7605000000258011",
 "billing_address": {"zip": "94588",
 "country": "USA",
 "address": "4910 Hopyard Rd",
 "city": "Pleasanton",
 "state": "CA",
 "fax": "Fax Number"
 }
 }

受注書

構文例

{
"date": "2016-05-23",
 "tax_total": "0.0",
 "zcrm_potential_id": "",
 "discount_amount": "1200.0",
 "salesorder_id": "7605000000295003",
 "discount": "10.00%",
 "shipment_date": "2016-05-23",
 "billing_address": {
 "zip": "94588",
 "country": "USA",
 "address": "4910 Hopyard Rd",
 "city": "Pleasanton",
 "state": "CA",
 "fax": "Fax Number"
 },
 "line_items": [
 {
 "bcy_rate": 12000,
 "line_item_id": "7605000000295011",
 "quantity": 1,
 "item_id": "7605000000259147",
 "tax_name": "",
 "description": "",
 "discount": 0,
 "item_total": 12000,
 "item_custom_fields": [
 ],
 "tax_id": "",
 "is_invoiced": true,
 "item_order": 0,
 "tags": [
 ],
 "stock_on_hand": "",
 "unit": "",
 "rate": 12000,
 "tax_type": "tax",
 "name": "Moto",
 "tax_percentage": 0
 }
 ],
 "currency_code": "INR",
 "total": "10820.0",
 "delivery_method_id": "7605000000461053",
 "terms": "Terms & Conditions",
 "delivery_method": "Door Delivery",
 "shipping_address": {
 "zip": "",
 "country": "",
 "address": "",
 "city": "",
 "state": "",
 "fax": ""
 },
 "exchange_rate": "1.0",
 "currency_symbol": "Rs.",
 "custom_fields": [
 {
 "customfield_id": "7605000000321009",
 "is_active": true,
 "show_in_all_pdf": true,
 "value_formatted": "Text",
 "data_type": "string",
 "index": 1,
 "label": "Text",
 "show_on_pdf": true,
 "value": "Text"
 }
 ],
 "estimate_id": "7605000000405047",
 "reference_number": "Reference",
 "salesperson_name": "Arun",
 "salesperson_id": "7605000000135003",
 "shipping_charge": "10.0",
 "salesorder_number": "SO-00002",
 "sub_total": "12000.0",
 "zcrm_potential_name": "",
 "adjustment": "10.0",
 "customer_name": "Arun",
 "customer_id": "7605000000101007",
 "currency_id": "7605000000000099",
 "status": "invoiced"
 }

発注書

発注書では、次の項目がサポートされています。

構文例

{
 "date": "2016-07-11",
 "delivery_address": {
 "zip": "94588",
 "country": "USA",
 "address": "4910 Hopyard Rd",
 "city": "Pleasanton",
 "state": "CA",
 "fax": "Fax Number"
 },
 "tax_total": "0.0",
 "delivery_org_address_id": "7605000000054013",
 "purchaseorder_id": "7605000000378500",
 "expected_delivery_date": "",
 "billing_address": {
 "zip": "94588",
 "country": "USA",
 "address": "4910 Hopyard Rd",
 "city": "Pleasanton",
 "state": "CA",
 "fax": "Fax Number"
 },
 "line_items": [
 {
 "bcy_rate": 1000,
 "line_item_id": "7605000000378504",
 "quantity": 1,
 "item_id": "7605000000298021",
 "tax_name": "",
 "description": "",
 "item_total": 1000,
 "tax_id": "",
 "item_order": 0,
 "tags": [
 ],
 "unit": "No",
 "account_id": "7605000000000403",
 "rate": 1000,
 "tax_type": "tax",
 "account_name": "Advertising And Marketing",
 "name": "Moto G Turbo Edition",
 "tax_percentage": 0
 }
 ],
 "currency_code": "INR",
 "total": "1000.0",
 "delivery_customer_id": "",
 "exchange_rate": "1.0",
 "currency_symbol": "Rs.",
 "custom_fields": "[]",
 "ship_via_id": "7605000000461053",
 "vendor_name": "Mr. Vendor",
 "reference_number": "Reference",
 "purchaseorder_number": "PO-00006",
 "delivery_date": "2016-07-11",
 "vendor_id": "7605000000112009",
 "sub_total": "1000.0",
 "ship_via": "Door Delivery",
 "attention": "Arun",
 "crm_owner_id": "",
 "currency_id": "7605000000000099",
 "status": "billed"
 }

受取請求書

請求書は、次の項目をサポートしています。

構文例

{
"date": "2016-10-12",

"bill_id": "348960000000193039",

"purchaseorder_ids": "[]",

"tax_total": "0.0",

"exchange_rate": "1.0",

"currency_symbol": "£",

"custom_fields": "[]",

"due_date": "2016-10-15",

"vendor_name": "Vendor",

"billing_address": {"zip":"","fax":"","address":"","state":"","country":"","city":""},

"line_items": [{"tags":[],"tax_name":"","project_name":"","tax_type":"tax","account_id":"348960000000000412","customer_name":"","is_billable":false,"product_type":"goods","line_item_id":"348960000000193047","invoice_number":"","sku":"","purchaseorder_item_id":"","account_name":"Credit Card Charges","unit":"1","item_order":0,"rate":33000,"bcy_rate":33000,"item_id":"348960000000087031","description":"","project_id":"","name":"refrigerator","tax_id":"","quantity":1,"invoice_id":"","tax_percentage":0,"customer_id":"","item_total":33000}],

"payment_terms": "3",

"payment_expected_date": "",

"reference_number": "1",

"currency_code": "GBP",

"total": "33000.0",

"bill_number": "Bill-001",

"payment_made": "0.0",

"balance": "33000.0",

"recurring_bill_id": "",

"vendor_id": "348960000000051033",

"sub_total": "33000.0",

"status": "open"

}

Delugeスクリプトを使用してカスタム関数を記述する方法の詳細については、Delugeガイドをご参照ください。

カスタム関数が役立つさまざまな利用例の詳細については、カスタム関数の利用例のページをご参照ください。

カスタムスケジューラー

Zoho Inventoryでは、指定した時間間隔で設定済みのタスクを作成して実行するためにスケジュール機能を利用することができます。Delugeスクリプトを使ってタスクを作成し、そのタスクを特定の時間や定期的なスケジュールで実行することができます。

注意：この機能は、Zoho Inventoryの特定のプランでのみご利用いただけます。

• 利用例
• 新しいスケジュールの作成
• サンプル関数

利用例

ここでは、カスタム操作を実行するためのスケジュールを作成する利用例を紹介します。ニーズに基づいてカスタムスケジュールを作成することができます。

新しいスケジュールの作成

新しいカスタムスケジュールを作成するには

• ［設定］→［自動化］→［カスタムスケジューラー］→［+ 新しいカスタムスケジューラー］の順に選択します。

• ［カスタムスケジューラーの名前］を入力してください。
• スケジュールを実行する頻度と繰り返しパターンを設定します。毎日、毎週、毎月、毎年から選択できます。

• 毎時：タスクは 1 時間ごとに（または繰り返しパターンに基づいて）実行されます。

• 毎日：タスクは毎日（または繰り返しパターンに基づいて）実行されます。週末を除外することもできます。

• 毎週：タスクは週に1回実行されます。タスクを実行する曜日を選択します。

• 毎月：タスクは月に1回実行されます。特定の日を指定することもできます。たとえば、毎月5日や毎月第2土曜日に実行するように設定できます。

• 毎年：タスクは1年に1回実行されます。月を選択して実行日を指定するか、日を指定することができます。例えば、タスクは1月の最初の日曜日に実行することも、1月5日だけに実行するように設定することもできます。

開始日時を設定します。

• スケジュールの期限を選択してください。実行数または設定された日付に期限が切れるように設定することも、期限なしに設定することもできます。

• 関数をドラッグ&ドロップして、Deluge関数を作成します。

• ［保存する］または［保存して実行する］をクリックして実行します。

利用例

利用例1のサンプル関数です。

organizationID = organization.get("organization_id");
 name = organization.get("name");
 orgEmail = organization.get("email");
 salesResponse = invokeUrl
 [
 url: "https://inventory.zoho.com/api/v1/organizations?organization_id=" + organizationID + "&from_date=" + toStartOfMonth(today).toString("YYYY-MM-dd") + "&to_date=" + eomonth(today,0).toString("YYYY-MM-dd")
 type: GET
 connection: "inventory_api_connection"
 ];
 salesDetails = salesResponse.get("sales").toList();
 for each  sales in salesDetails
 {
 amount = sales.get("sales_with_tax");
 if(amount > "<ENTER AMOUNT>")
 {
 customerName = sales.get("customer_name");
 customerResponse = invokeUrl
 [
 url: "https://inventory.zoho.com/api/v1/contacts/" + sales.get("customer_id") + "?organization_id=" + organizationID
 type: GET
 connection: "inventory_api_connection"
 ];
 customerDetails = customerResponse.get("contact");
 customerEmail = customerDetails.get("email");
 sendmail
 [
 from :zoho.adminuserid
 to :customerEmail
 subject :"Thank you for shopping! Here's a 10% discount!"
 message :"<div>Dear&nbsp;" + customerName + ",<br></div><div><br></div><div>We just wanted to take a moment of our time to thank you for your continuous support.<br></div><div><br></div><div> Based on your recent purchases, we'd like to offer you a 10% off on your next purchase with us.&nbsp;<br></div><div><br></div><div>Please show this email during billing to avail this discount!<br></div><div><br></div><div>Regards,<br></div><div>" + name + "<br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div>"
 ]
 }
 }

詳細はコネクションのヘルプ記事をご参照ください。