レポートの管理
レポートのアクセス権限の設定
Zoho Inventoryのレポート機能では、特定ユーザーの役割に応じて、アクセスを設定することができます。これにより、レポートの閲覧、エクスポート、スケジュール設定、共有権限などの権限の種類をそれぞれ管理することができます。これらの権限では、既在の役割に応じて設定することや新しい役割を作成し、適切な権限を付与することができます。
利用例：木村さんは電気屋を経営し、Zoho Inventoryを使用して、オンラインと実店舗の注文管理を行っています。彼の店では、商品の発注と受注の業務は別のチームが担当しているため、各チームの業務に該当するレポートだけにアクセスできるよう設定されています。さらにチームメンバーの職務に合わせたレポートへのアクセス権限を細かく設定しています。
役割の権限を設定するには：
- ［設定］→［ユーザーと役割］に移動します。
- Zoho Inventoryでの初期設定のユーザ役割を編集するか、新しいユーザの役割を作成します。メモ：初期設定のユーザーの役割を編集することはできません。
- 同じ画面の下へスクロールして［レポート］セクションに移動します。
- 該当の役割にすべてのレポートへの完全なアクセスを提供したい場合は、［すべてのレポートへのアクセスを有効にする］隣のチェックボックスにチェックを入れます。
- 各レポートグループを展開して、グループ内のレポートに対するアクセス権限も設定できます。
- 画面下部にある［保存する］をクリックします。.
定期レポート
Zoho Inventoryでは、レポートを作成し、特定のスケジュールに応じて、自身のメールアドレスや組織内の他のユーザーに送付することができます。これらのレポートでは、週次、月次、四半期、年次のような特定の時間帯や間隔で送付することが可能です。
定期レポートの機能は、次のレポートでは利用できません。
- 販売返品履歴
- 顧客の残額レポート
- 仕入先の残高
- 引き当て済み在庫の詳細
- ABC分類概要
- API使用状況
メモ：Zoho Inventoryアカウントの管理者または、適切な権限を持つユーザーのみが定期レポートを設定することができます。
定期レポートを設定するには：
- ［レポート］に移動し、定期レポートを生成したいレポートを選択します。
- 画面右上にある印刷アイコンの隣にある［定期レポートの設定］をクリックします。
- ［レポート］を設定する基準を選択します。
- ［保存する］をクリックします。
レポートは、指定した時間と間隔で、指定されたメールアドレス宛てに自動的に送信されます。
定期レポートの表示
Zoho Inventoryでは、定期レポートの一覧を表示することができます。定期レポートの詳細画面では、設定済みの定期レポートの詳細を確認することができます。
定期レポートの頻度、設定するユーザー、メール受信者、レポートのステータス、次回のレポートのスケジュール、レポートのファイル形式の詳細を確認できます。
前提条件：Zoho Inventoryのアカウント管理者、または適切な権限を持つユーザーのみが、定期レポートの設定や変更を実施できます。
定期レポートを表示するには：
- 画面左側のメニューから［レポート］タブに移動します。
- 右上にある［定期レポート］をクリックします。
定期レポートの無効化
定期レポートは無効にすることができます。無効にするには、以下の手順を実行します。
- 画面左側のメニューから［レポート］タブに移動します。
- 無効にする定期レポートをクリックします（例：顧客別の売上）。
- ページの右上にある［設定したレポート］ボタンをクリックします。
- 表示されるポップアップ画面（レポートのスケジューラー）で、［無効にする］をクリックしてレポートを無効にします。
- ［保存する］をクリックすると、変更が反映されます。
定期レポートを再度有効にしたい場合は、ステータスの横にある［有効］をクリックします。
一時的なメモの追加
レポートに簡単なメモを追加し、印刷したり、デバイスにエクスポートしたりすることができます。ただし、ページを更新すると、これらのメモはアプリから消去されます。
レポートに一時的なメモを追加するには：
- 画面左側のメニューから［レポート］タブを選択します。
- メモを追加するレポートをクリックします。
- ［一時的なメモを追加する］選択肢をクリックします。
- メモまたはレポートの簡単な［説明］を入力します。
- ［更新する］をクリックします。
メモはレポートのフッターに表示されます。
レポートの印刷
- 画面左側のメニューから［レポート］タブを選択します。
- 印刷する該当のレポートを選択します。
- 日付範囲を指定し、［レポートの実行］をクリックします。
- 任意のレポートは、上部ヘッダーにある「印刷」ボタンをクリックすることで印刷できます。
- 「印刷する」ボタンをクリックすると、プリンターの印刷画面に移動し、印刷することができます。
レポートのエクスポート
Zoho Inventoryからレポートをデバイスにエクスポートするには：
- 画面左側のメニューから［レポート］タブを選択します。
- エクスポートするレポートを選択します。
- 画面右上にある［次の形式でエクスポートする］ボタンをクリックします。
- ドロップダウンから希望の形式を選択します。PDF、CSV、XLS、XLSX形式でレポートをエクスポートできます。さらに、［Zohoシートへエクスポートする］を選択すると、データが表計算シートページで表示されます。
- レポートに機密情報が含まれる場合は、［このファイルをパスワードで保護する］をチェックし、パスワードを入力します。
- ［エクスポート］をクリックすると、希望の形式でレポートを安全にダウンロードできます。