Zoho InventoryとZoho Signの連携
Zoho Inventoryなどのオンライン会計ソフトウェアでは、従来の紙とペンによる署名に代わって電子署名の利用が進んでいます。電子署名を利用することで、文書の信頼性を向上させ、不正な変更を防ぐことができます。
Zoho Signは文書の電子署名プロセスを効率的に簡素化するツールです。Zoho InventoryとZoho Signの連携により、以下の機能を利用することができます。
- 顧客への送信前の請求書と見積書に、にかんたんに署名を追加できます。
- 顧客が署名していない限り、請求書と見積書を送信しないようにすることができます。
連携の設定
- 画面右上の［設定］アイコンをクリックします。
- ［連携］の下の［Zohoサービス］を選択します。
- ［Zohoサービス］のページで、Zoho Signの横にある［連携］ボタンをクリックします。
- 次の画面で［今すぐ連携する］をクリックします。
ヒント：Zoho Signに組織がない場合、Zoho Signの組織を作成するリンクが表示されます。
電子署名が必要な文書を設定します。
- 請求書のユーザー署名：署名されていない請求書が送信されないようにするには、このオプションを有効にします。
- ［連携］をクリックします。
これで連携が完了し、Zoho Inventory内で文書に電子署名することができます。
アドバイス：連携の設定後でも、以下の手順でこれらの設定を編集することができます。［設定］→［連携］→［Zohoサービス］に移動し、Zoho Signの隣にある［詳細の表示］をクリックし、その後［編集］をクリックします。
請求書の署名
請求書に署名する機能は、管理者ユーザーと請求書の承認権限を持つユーザーのみ利用できます。さらに、ユーザーが自身の署名を設定できるようにするには、Zoho Signの組織にユーザーを招待する必要があります。これがない場合、権限があってもZoho Inventoryで請求書に署名できません。
請求書に署名する手順は以下のとおりです。
- 左側のサイドバーから［売上］の［請求書］タブに移動します。
- 署名する特定の請求書を選択します。
- ［請求書に署名］ボタンをクリックします。
ヒント：売上取引に対して複数階層の承認が設定されている場合、請求書には最終承認者による承認後にのみ署名できます。
- 次に表示される画面で署名のプレビューを確認し、［請求書に署名］ボタンをクリックします。請求書の署名ブロックを有効にしていない場合、請求書テンプレートで署名ブロックを有効にするための画面が表示されます。
- 次の画面で署名のプレビューを確認し、［請求書に署名する］をクリックします。
完了すると、PDFバージョンの請求書に電子署名が表示されます。この署名は、請求書のテンプレート内の指定された署名セクションに記載されます。
アドバイス：カスタムの請求書テンプレートを使用している場合、請求書に署名を埋め込むには、「%DigitalSignature%」の差し込み項目を追加してください。
以下の状況では、電子署名は表示されませんので、ご注意ください。
- 複数の請求書の印刷から一度に生成されたPDF。
- 請求書を一括で印刷またはダウンロードして生成されたPDF。
- 請求書の詳細画面に表示されたプレビュー。
署名済み文書の編集
署名された見積書または請求書を編集する場合、文書が再署名されるまで次の操作はできません。
- PDFをダウンロードする
- 文書をメールで送信する
- 文書を印刷する
- 郵送機能を利用する
- 文書のリンクを共有する
- SMSで通知する
- 文書を［送信済み］として設定する
文書を再署名するには、最初に署名した際と同じ手順で行ってください。
注意：文書を再署名すると、新しい文書として扱われ、Zoho Signのプランの使用状況にカウントされます。
メモ：署名された請求書や見積書のさまざまなPDFバージョンには、［コメントと履歴］タブからアクセスできます。これらのバージョンは、Zoho Signの［ドキュメント］タブでも利用できます。
連携の削除
Zoho Inventoryでの電子署名設定を停止したい場合は、以下の手順に従ってください。
- 画面右上の［設定］アイコンをクリックします。
- ［連携］の［Zohoサービス］を選択します。
- ［Zohoサービス］のページで、Zoho Signの隣にある［詳細の表示］をクリックしてください。
- 画面右上にある［連携設定の削除］ボタンをクリックしてください。
- ［削除する］をクリックします。
Zoho Signとの連携は削除されますが、電子署名が設定された文書は、連携が削除されても電子署名は残ります。