人手が多ければ作業は楽になる

アイデアを同僚と共有することで、さらに良いアイデアが生まれます。同僚がオフィスにいるかリモートで作業しているかにかかわらず、プロジェクトでのコラボレーションが実現します。どこからでも、着想から公開まで文書を追跡できるため、柔軟性を保ちながら統制を維持できます。

ファイルの可視性

文書を個々の関係者に個別に送信する必要はありません。リンクを取得してプライベートで共有することも、組織内の全員にリンクを公開することもできます。特定の条件を使用して、ファイルを表示できるユーザーを決定できます。

 

共同作業者のみ

メールアドレスを使用して特定のユーザーを招待し、ファイルへのアクセス権を付与できます。

 

公開範囲を組織内に限定

組織内で告知したい情報があれば、ファイルを特定のドメイン内で閲覧できるようにしましょう。

 

Webで公開

あなたのアイデアを世界に広げましょう。Webリンクを使用してあらゆる人にファイルを公開できます。

 

パスワードで保護してWebで公開

Web上でファイルへのアクセス権にフィルターをかけましょう。ファイルをパスワードで保護すると、ファイルを表示できるユーザーを選択できるようになります。

誰が何をできるのかを決める

各チームメンバーの役割に基づいてアクセス権を付与できます。

 

共同所有者

同等の責任を複数人で共有するには、文書の共同所有権を有効にします。

 

読み取り/書き込み

他のユーザーが自分とコラボレーションできるようにするには、ファイルの表示と編集を許可します。

 

読み取り専用

パートナーと関係者に対して文書の表示を許可すれば、常に最新情報を伝えることができます。

 

星読み取り/コメント

同僚に提案を求めるには、レビューとコメントの権限を付与します。

共同作業を、効率的に

より的確な決定を下して、チームから最高の結果を導き出しましょう。コラボレーションから混乱を排除して、タスクを明確化できます。

 

じっくりと議論

アプリ内チャット機能を使用して作業しながら、共同作業者と対話できます。統合されたZoho Chatオプションを使用して組織内の他のユーザーとチャットすることも可能です。

 

コントロールを徹底

同僚とのコラボレーション中に上書きを防止しましょう。チェックイン/チェックアウト機能によって作業を統制し、1つの文書で一度に作業できるユーザーを1人に限定できます。

 

作業を振り返る

昨日書いた文章の方が今日より良かったと思うことはありませんか?Zoho Docsを使用すれば、文書の過去のバージョンをすべて復元できます。同じファイルから複数のコピーを作成して混乱が生じることを防止できます。バージョンを比較して、どの部分が最適であるかを評価しましょう。

 

最終版としてマーク

会議を有益なものにしましょう。文書の最終版にすることで、プレゼンテーションや話し合いに使うファイルが明確化します。ファイルステータスを更新して、すべての共同作業者が同じ情報を閲覧できるようにしましょう。

認識を深める

ユーザーとファイルアクティビティを管理して、常に追跡できます。

 

監査証跡

文書でコラボレーションを行う場合、誰がどの変更を加えたかを追跡できることが重要です。共同作業者にこれらの変更の責任を課すことができます。

 

通知を受ける

編集が煩雑になって訳が分からなくなっていませんか?変更が加えられたらいつでもメール経由でインスタント通知を受け取り、ファイルに加えられた変更を把握できます。 

 

アクセスレポートと統計

誰が文書にアクセスし、誰が作業したのかを特定できます。日付、時刻、エディター名、ファイルが開かれた回数について詳細を取得できます。

柔軟な働き方を

出張中や家族の体調不良など会社に出勤できないときでも場所を選ばず気軽に仕事ができる環境をつくることは、 さまざまな人材と共に協力してビジネスを行うこれからの時代にあたり、必須の対策となるでしょう。

  • 世界中のだれとでも、コラボレーションできます。
  • デバイスを選ばず、いつでもどこでもファイルを確認できます。
  • 更新されたファイルは、常にリスト上位に表示されます。”今”必要なファイルがどれなのか一目瞭然です。