製造業向けファイル管理

今日の製造業は、世界中にいる顧客の高まり続ける期待に応えるためにアジャイル化を進めています。Zoho Docs(ISO 27001とSOC-2に準拠)を使用すれば、あらゆる規模の製造業者が、最小限のITインフラストラクチャー費用だけで従業員の生産性と効率を向上し、運用コストを大幅に削減することができます。

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部門内のシナジー

設計チームと生産チームはZoho Docsを使用することで、構想から生産まで各段階で積極的に連携できるため、プロセスのリードタイムが短縮されます。HQによって入念にチェックされた手順マニュアルを、工場、倉庫、流通センターと瞬時に共有できます。ステータスレポート、KPIダッシュボード、設計反復について複数チームで話し合い、効率的に同意に達することができます。

 

ゾーン内のつながりを確立

工場、流通センター、機能チームが互いにシームレスにコミュニケーションを取ることができます。たとえば、中国の工場は、カリフォルニアを拠点とするマーケティングチームからの特定の情報に基づいて、生産ラインを調整することができます。

 

ファイルへのアクセスを許可

誰がファイルと文書を見ることができるか優先順位付けすることで、機密情報へのアクセスを選択的に許可できます。工場フロアのSOP、HRポリシー、その他の組織全体への告知は、「組織内の全員」が閲覧できるようにしましょう。あるいは、サプライヤー、パートナー、その他の利害関係者に、パスワード保護されたリンクを共有します。

 

役割ベースのタスク割り当て

読み取り/書き込み機能を使用して設計チームとコラボレーションし、プロセス文書を作成できます。その後、品質保証(QA)部門は読み取り/コメント権限でレビューを進め、プラントスーパーバイザーはリアルタイムで最新情報を把握できます。

一元的なリポジトリ

一元化されパスワード保護された安全な場所にレポート、技術仕様、機器の詳細、請求書などを一元的に保存できます。組織の情報にアクセス権限を設定したり、オフラインファイルと同期したりして、定常的な管理を維持しましょう。また、Zoho Docsを使用すれば、削除されたファイルや文書も組織全体で復元できます。

 

複数のファイルバージョンを取得

1つのファイルの複数のバージョンを取得できるため、フィールド営業チームは最新情報を利用して作業していることを確認できます。また、複数のコピーを作成せずに前のバージョンに戻ることもできます。

 

すべてを保存

プロセスマニュアルから請求書、製品仕様、デザイン画像、デモビデオ、マーケティングの販促グッズまで、160以上のファイルタイプをオンラインで保存し、プレビューできます。Zoho Docs同期を使用すれば、大量のデータをシームレスにオンラインへ移行できます。

 

検索を使いこなす

必要なファイルを検索するには、検索ボックスにキーワードや名前を入力するだけです。タグ、作成者名、日付、コンテンツなどで検索可能です。ドロップダウンリストから、自分が共有したファイルや自分と共有されたファイルを検索できます。

ユーザー分析

管理者は、Docsのユーザー分析機能を使用して、ファイルの使用状況をモニタリングして規制することや、ユーザーアクセスデータを収集することができます。作成されたファイル形式、ストレージ容量の概要などに関する情報も把握できます。

 

監査証跡を確立

監査報告書で、チームがさまざまなファイルや文書をどのように使用しているかをモニタリングしましょう。誰がどの順序でファイルを表示したのか通知を受け取り、編集や変更をすべて記録することができます。

 

ファイルアクセスの統計を把握

詳細なファイスアクセスレポートで、誰がいつ文書を読んでいるかを常に把握できます。ユーザー、文書、フォルダーの数の詳細情報に基づいてストレージパターンを分析します。