SFAとは？
CRM・MAツールとの違いや
基本機能、導入メリットを解説
SFAとは
SFAとはSales Force Automation （セールス・フォース・オートメーション） の略称で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。SFAツールは、ルーチンワークの自動化や営業プロセスの標準化により、属人化しがちな営業担当者の業務効率化を支援するためのツールとして、IT化が急速に進む昨今、多くの企業で注目されているツールの一つです。
SFAツールが必要な理由
エクセルなどのスプレッドシートで営業管理を行う企業が主流だった日本においても、SFAツールは必要不可欠なツールの1つです。SFAツールは、顧客・案件データを一元化できるだけでなく、顧客とのコミュニケーション履歴や注文履歴などの情報を把握することができます。これにより、顧客一人ひとりに合わせて適切な提案を行うことができ、営業活動の品質を向上させることができます。
さらに、経営者や営業マネージャーは、営業活動の進捗状況をリアルタイムで把握することができます。これにより、営業戦略の改善や経営戦略の策定に役立てることができます。
SFAツールの基本機能
SFAツールは、営業データの可視化・及び効率化を目的とした多彩な機能を搭載しています。SFAツールの代表的な機能は以下の通りです。
SFAとCRM（顧客管理システム）、MAの違いは？
SFAとともによく聞く言葉として、CRM・MAが挙げられます。すべてのツールは顧客管理ができるという共通点がありますが、
ツールの用途・目的は明確に異なります。それぞれのツールの特徴と、SFAとの違いは以下の通りです。
CRMは顧客との関係性構築に特化したツール
CRMとは「Customer Relationship Management 」の略で、顧客関係管理の手法およびそれを実現するためのツールを指します。 営業プロセスの効率化に焦点を当てたSFAに対して、CRMは、マーケティング・営業・カスタマーサポートなど、企業が顧客と良好な関係を構築し、将来にわたる継続的な取引を実現するための役割を担います。
CRMとSFAでは、用途や機能が異なるため、従来はCRMとSFA両方のツールを導入する必要がありました。しかし、近年では、SFA機能を備えたCRMツールも増えており、一つのシステム・ツールとしてCRM/SFAと記載されることも。導入を検討する際は、CRMやSFAという名称にとらわれず、幅広くツールを比較・検討することが推奨されます。
MAはリード（見込み顧客）の発掘を行うためのツール
MAとは「Marketing Automation 」の略で、リードの獲得やナーチャリングをはじめとしたマーケティング活動を自動化するツールを指します。 リードが案件化した後の工程管理に強みを持つSFAと比較して、MAはその前工程であるリードの育成、およびホットリードに見極めに役立つ機能が充実しているのが大きな特徴です。
営業成果を最大化するためには、MAとの併用が鍵SFAとMAは、併用することで顧客データをさらに活用できるようになります。MAでリードを育成し、SFAで案件につなげることで、より効果的な営業活動を実現します。
SFAツールの導入メリット
顧客へのスピーディーな対応ができる
SFAを利用することで、顧客情報や顧客への対応履歴がデータとして蓄積・共有されます。顧客から問い合わせを受けた際に、担当者以外でも顧客情報を見ながら、適切かつスピーディーな対応ができるようになります。 また、顧客情報だけでなく、営業担当者が持つ案件情報、商談履歴や進捗状況なども一元管理できるため、顧客対応のスピードアップやより良いフォローができるようにも。たとえば、営業担当が不在の場合でも、他部門から顧客情報のデータを見て対応することができるため、「営業担当でないとわからない」「営業担当と連絡を取ってから対応する」といった課題が解消できます。
営業報告が簡略化し振り返りの共有も可能に
日々の営業報告の作成などがフォーマットへの入力によって簡略化できるのも、SFAのメリットです。日々の活動をデータ化・数値化データ化できるため、振り返りや共有が簡単になります。なかでも「共有」は、営業部門内だけでなく、他部署に対しても行える点も見逃せないポイント。この機能により、たとえば営業日報が営業事務や経理といった他部門に対する指示書としても機能し、次回提案時に向けた資料作成などもよりスムーズに行ます。
経営判断やマネジメントもスピーディーに
日々の営業報告の作成などがフォーマットへの入力によって簡略化できるのも、SFAのメリットです。日々の活動をデータ化・数値化データ化できるため、振り返りや共有が簡単になります。なかでも「共有」は、営業部門内だけでなく、他部署に対しても行える点も見逃せないポイント。この機能により、たとえば営業日報が営業事務や経理といった他部門に対する指示書としても機能し、次回提案時に向けた資料作成などもよりスムーズに行ます。
営業活動を分析して、課題の見直し、より効率的な営業へ
訪問営業や電話による営業活動のデータ分析をすばやく行えます。レポート機能を使えば、各営業担当者の案件や商談のステータスが一覧で確認できます。案件や商談がどこまで進んでいるのか、進捗状況の見える化をすることで、営業プロセスの問題点や課題の見直しも容易に。これにより、社内の営業方針を全員で共有し、部門を越えた効率的な営業活動が可能になります。
クラウド型SFAとオンプレミス型SFAの違い
SFAツールの主な提供形態は、Webベースのクラウド型とオンプレミス型に分かれます。しかし両者の違いが分からず、自社でどちらを採用すべきなのか判断できないといった声もよく挙げられます。クラウド型SFAツールとオンプレミス型SFAツールの違いについて、よく比較されるポイントを表形式でまとめました。
クラウド型SFAツール
オンプレミス型SFAツール
デプロイ方法
インターネット経由でサーバーにアクセスする
自社内にサーバーを設置する
セキュリティ
提供元ベンダーのセキュリティポリシーに依存する
自社のセキュリティ管理に依存する
コスト
オンプレミス型と比較し導入コストは抑えられるが、月額ライセンス費用が発生する
導入時のコスト負荷が高いが、月額費用は発生しない。保守・メンテンス費用は導入後も継続して発生する。
アップデート
提供元ベンダーによって、定期的に機能追加やアップデートが行われる
自社でアップデートを行う必要がある
アクセス方法
インターネット接続があればいつでもどこでもアクセス可能
自社内でのみアクセス可能
クラウド型SFAは合わなければすぐに解約できるため、導入ハードルが低い点が魅力として挙げられます。く、セキュリティやコスト、アップデートなどの面で優れていますが、インターネット接続がないと利用できない場合がある点に注意が必要です。一方、オンプレミス型SFAは、企業内でのみ利用可能であり、セキュリティやコスト、アップデートの面では企業内での管理が必要になりますが、ネットワーク環境に依存しない点がメリットとなります。
「クラウド型SFA」と「オンプレミス型SFA」の普及状況
Alied Market Research 社が行った調査によると、2016年時点では普及率に差がないものの、2023年にはクラウド型SFAを優先して選択する傾向が強まり、クラウド型SFAツールの普及率がオンプレミス型SFAツールを大きく上回ると予想されています。
国内におけるSFAツールの導入率
SFAツールの導入率
2022年にTSUIDEが行った調査によると、日本国内におけるSFA/CRMツールの導入率は9.1%とされています。日本におけるSFAツールの導入率はまだまだ低いことを伺わせる結果となっています。
業種別で見るSFAツールの導入率
また、業種別の導入率は、「ソフトウェア・情報サービス業」、「金融業」が20%前後と最も多く、その他の業界の導入率は約10%以下にとどまりました。
SFAツールの活用状況
さらに、SFAツールを導入済みの企業の内、ツールを十分に活用できていると回答した企業は7割以上にのぼります。この結果から、国内の導入率こそ低いものの、他社に先駆けてSFAツールを導入した企業の多くは、一定の導入効果を得られていることが伺えます。
SFAツールの効果的な活用方法
SFAツールの効果的な活用方法として、以下の3点が挙げられます。
モバイルアプリを活用する
モバイルアプリが提供されているSFAツールを利用することで、スマートフォンやタブレットから利用することができます。これにより、外出先で現況を把握できるようになるだけでなく、移動などのスキマ時間を活用してデータの登録・更新を効率よく行えるようになります。
自動化機能を活用する
SFAツールには、ワークフローなどの自動化機能が備わっているものが多くあります。例えば、新規リードへの担当者割り当てや、メール送信などの業務を自動化することで、営業担当者の負荷を軽減できます。また、自動化することで連絡漏れなどの人為的なミスを減らすことができます。
データ分析機能を活用する
SFAツールには、顧客情報や案件情報を集計・分析する機能が備わっています。データ分析機能を活用することで、データの集計工数を大幅に削減できるだけでなく、営業戦略の立案や改善点の把握がしやすくなります。
SFAツール導入の流れ
SFAツールの導入を成功させるには、計画性を持って取り組むことが大切です。
そのためには、次に挙げる手順をしっかり押さえておきましょう。
Step01
プロジェクトチームの発足
SFAを導入する際は、検討・導入・定着を担うプロジェクトチームを発足し、社内にSFA導入に関する共通理解を深めることが先決です。チームを組んだら、営業の現場がどのような課題を抱えているのか、一人ひとりの営業担当者からヒアリングしましょう。
Step02
要件定義
まずは、現状の営業プロセスを把握します。顧客管理方法や営業報告書の作成方法、見積書や契約書の取り扱い方法など、業務上必要な要素を明確にします。次に、お自社の営業プロセス活動の効率化に必要なSFAの機能、要件を策定します。手順①で踏んだ、現場のニーズに基づき、営業の業務効率改善に求められる要件を一つひとつ定義していきましょう。
Step03
製品選び
要件定義が固まったら、いよいよ製品選び。SFAツールにはさまざまな製品がありますが、ブランドや価格も気になりますが、「自社の課題解決に最も適したツールはどれか？」という視点もお忘れなく。
Step04
テスト運用
SFAを導入できたら、まず試験運用から。その際は事前に、試験運用期間に不具合や入力などが確認し、解決しておくといいでしょう。特にカスタマイズした場合は、きちんと要望通りにカスタマイズされているか細部まで確認します。
Step05
運用開始
実際に運用が始まると、はじめは入力作業が手間だと感じるかもしれません。そのため、導入チームが主動してフォローすることが大切です。また、使っていくうちに現場から上がってくるさまざまな意見や要望も漏らさず拾っていきましょう。「入力しづらい」といった問題をどを放置した結果、誰も使わなくなってしまっては元も子もありません。
SFAツールの導入後に発生しやすい課題と解決策
SFAツールを導入した企業のうち、ツールの活用に課題を感じている企業も一定数存在します。SFAツールの導入後によくある課題と、その解決策は以下の通りです。
失敗しないSFAツールの選び方
要件を明確にする
SFAツールを導入する前に、自社のニーズや要件を必ず明確にしておくことが重要です。どのような機能が必要で、どのようなプロセスを改善したいのかを把握し、それらを満たすSFAシステムを選ぶようにしましょう。
導入実績の多いベンダーを調査する
まずはグローバル、および国内で導入実績の多いツールを調査した上で、SFAツールの比較・検討を進めましょう。導入実績が多いツールは利用しているユーザー数が多いため、信頼性が高いです。また、優れた機能性や顧客サポートを提供している点も共通項として挙げられます。
デモを受ける
複数のSFAツールを検討する場合は、それぞれのベンダーからデモを受けることをオススメします。デモを受けることで、ツールによって異なる使い勝手や機能、ユーザーインターフェースなどを評価することができます。
ユーザーの口コミやレビューを確認する
導入事例のほかに、レビューサイトやSNS上の口コミも確認しておきましょう。実際にSFAツールを利用しているユーザーの生の声を聞くことで、ツールごとのメリット・デメリットを具体的に理解できます。
コストを比較する
SFAシステムの導入にはコストがかかります。導入コスト（初期費用やオプション費用）とランニングコスト（月額利用料金や保守費用など）を考慮して、コストパフォーマンスの高いツールを選択しましょう。
サポートとトレーニングの品質を評価する
営業部門および個人のタスクや会議、商談などのスケジュールを管理・共有できます。Zoom などのオンライン会議ツールと連携して、SFAツール上で新規ミーティングを作成し、参加者に参加URLを自動送信できるツールもあります。
企業規模別SFAの選び方
次に、SFAツールを比較・検討する際に重視すべきポイントを企業規模別にご紹介します。
大企業・大手企業の場合
組織を構成する部署が多い大手企業の場合、扱う情報量も多く、情報を取り扱う際のルールも厳しく定められている企業が大半です。そのため、データストレージが大容量かつ汎用性が高い、高機能なSFAツールが適しています。
中堅・中小企業の場合
大企業と比較して予算が限られている中堅・中小企業においては、「コスト」と「使いやすさ」のバランスが良いSFAツールが適しています。また、IT人材が限られているケースもあるため、設定やカスタマイズがかんたんに行えるSFAツールを選ぶとより運用しやすいでしょう。
スタートアップ・ベンチャー企業の場合
スタートアップ・ベンチャー企業は、急速に事業拡大する可能性があるため、拡張性の高いSFAツールが適しています。また、新規開拓を積極的に行うことが想定されるので、出張先や外出先で利用できるモバイルアプリを提供しているツールを選定すると良いでしょう。
SFAツールの活用事例
業種・課題別で見るSFAツール 導入成功事例
はじめてSFAツールを導入するなら
Zoho CRM は、世界25万社の導入実績を誇るクラウド型CRM/SFAツール。月額¥1,680円から始められる価格帯と使いやすさが評価され、業種・業界を問わず様々な企業に導入されています。
Zoho CRM の特徴
圧倒的なコスパで
導入・運用コストを抑えられる
大手SFAツールと同等の機能を搭載しつつ、導入コストはわずか1/5。初期費用やオプション費用も発生しません。費用をかけずに導入・運用を開始できる点が、はじめてSFAツールを導入する企業から評価されています。
営業担当者が使いたくなる
機能を豊富に搭載
案件化しやすいホットリードを抽出するスコアリング機能や、メールの開封・クリックをリアルタイムで通知したり連絡のつながりやすい時間帯を画面上に表示する機能など、営業担当者の業務をラクにする機能を豊富に搭載。Zoho CRM を使えば使うほどメリットを見いだせる状況にすることで、現場が使ってくれないリスクを軽減します。
使いやすくて、カスタマイズ
もかんたん
直感的で見やすい画面UIなので、ITツールに馴染みのない企業にも安心。設定・カスタマイズはクリック操作やドラック&ドロップ操作のみで行えるカスタマイズ性の高さも評価されています。
よくある質問
SFAツールとはなんですか？
SFAツールとは、Sales Force Automation（営業支援ツール）の略で、営業活動を支援するためのツールです。主な機能として、顧客情報管理、商談管理、見積もり作成、請求書作成、売上予測などが挙げられます。
SFAツールの導入に必要な費用はどのくらいですか？
SFAツールの導入に必要な費用は、導入するツールの種類や規模によって異なります。一般的には、ツールのライセンス料、カスタマイズ料、導入費用、保守費用などが必要になります。
SFAツールの導入期間はどのくらいかかりますか？
SFAツールの導入期間は、導入するツールの利用規模やカスタマイズの内容によって異なります。一般的には、数カ月から半年程度の期間が必要になることが多いです。
SFAツールを導入するメリットは何ですか？
SFAツールの導入メリットとして、顧客情報・案件情報の可視化とタイムリーな情報共有、営業活動の効率化、売上予測の精度向上などのメリットが挙げられます。また、データ分析によって営業戦略の立案や改善点の把握がしやすくなることもメリットの一つです。
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