アンケートの送信とアンケート回答の表示

アンケートの送信とアンケート回答の表示

アンケートの作成

Zoho CRMからアンケートをメールで送信するには、最初にZoho Surveyを使用してアンケートを作成する必要があります。アンケートを作成するには、Zoho Surveyのページ(https://survey.zoho.com/)にアクセスし、いずれかの作成方法(空白のアンケートテンプレート既存のアンケートのコピー)を選択して実行します。

関連情報:Zoho Surveyを使用したアンケートの作成

アンケートの送信

Zoho Surveyで作成したアンケートを、Zoho CRMから見込み客や連絡先などにメールで送信できます。

対象データの詳細ページを開き、次の2通りの手順でアンケートのリンクを挿入して、メールを送信できます。
  1. [メールを送信する]ボタンをクリック
  2. [Zoho Survey]関連リストの[アンケートを送信する]ボタンをクリック

[メールを送信する]ボタンをクリック

データの詳細ページで、画面の右上にある[メールを送信する]ボタンをクリックし、メールの編集画面を開きます。本文欄には、右上のドロップダウンからアンケートのリンクを挿入できます。また、あらかじめアンケートのリンクを挿入しておいたテンプレートを適用して本文を作成し、メールを送信することもできます。
Zoho Survey連携を設定すると、メール送信が可能なデータ(メールアドレスが登録されているデータ)の詳細ページに、関連リスト[Zoho Survey]が表示されます。
関連リストの[アンケートを送信する]ボタンをクリックすると、アンケートリンクを挿入したメールを送信できます。

データの関連リストからアンケートを送信するには
  1. 対象のデータの詳細ページで、[Zoho Survey]の関連リストに移動します。
  2. [アンケートを送信する]ボタンをクリックします。
  3. アンケートの送信設定の画面で、対象のZoho Surveyの部門とアンケートを選択すると、該当のアンケートのリンクが表示されます。必要に応じて、表示テキスト(任意)を入力して、[挿入する]をクリックします。メールの編集画面を開き、本文を入力してから送信します。
メモ:
選択できる部門は、連携時に設定した部門のみです。それ以外の部門を選択できるようにするには、Zoho Survey連携の管理ページで、該当の部門を追加する必要があります。

アンケート送信用のメールテンプレートを作成するには

上記のどちらの手順でも、アンケートのリンクを挿入したメールを作成する作業が発生します。そこで、あらかじめアンケートのリンクを挿入したメールテンプレートを作成しておくことで、作業の手間を省けます。アンケート送信時にメールテンプレートを適用するだけで、すばやく送信できます。 

アンケート送信用のメールテンプレートを作成するには
  1. Zoho CRMで、[設定][カスタマイズ][テンプレート][メール]の順に移動します。
  2. メールテンプレートの一覧ページで、[新しいテンプレート]をクリックします。
  3. メールテンプレートの作成画面で、対象のタブを選択し、[次へ]をクリックします。
  4. テーマ別やデザインのテンプレートを選択するか、空白のテンプレートを選択して、本文を作成します。
  5. メールの編集画面で、上部メニューから[アンケートのリンク]アイコンをクリックします。 


    • アンケートのリンクの挿入設定の画面で、部門とアンケートを選択します。


    • 必要に応じて、アンケートのリンクとして表示されるテキストを入力します(任意)。
    • [挿入する]をクリックします。
  6. 画面右上の[保存する]をクリックして、メールテンプレートを保存します。

メモ:
  • メールテンプレートの編集画面に[アンケートのリンクの挿入]ボタンが表示されるのは、メールアドレスの項目があるタブのみです(例:見込み客、連絡先、仕入先、商談、受注書、請求書、カスタムタブ)。
  • メールテンプレートにアンケートのリンクを挿入できるのは、権限設定でメールテンプレートの管理権限が許可されているユーザーのみです。

アンケートのリンクを挿入したメールテンプレートを作成した後、対象データのメールアドレス宛てにメールを送信できます。メールの送信には、Zoho CRMのさまざまなメール送信機能や連携機能を利用できます。

  • 自動メール送信
  • 個別メール送信
  • 一括メール送信

ワークフロールールを使用した自動メール送信

対象タブにワークフロールールを設定することで、アンケートのリンクを記載したメールを自動送信できます。たとえば、商談の受注時に、関連する連絡先に満足度アンケートを送信するとします。この場合、ワークフロールールを設定して、アンケートへの回答を依頼するメールの送信を自動化できます。具体的には、商談の[ステージ]項目を[受注]に更新した際に、関連する連絡先に対して、アンケートのリンクを記載したメールを自動的に送信できます(関連情報:ワークフロールールの作成)。

個別メール送信

連絡先ごとにアンケートを個別に送信することもできます。データの詳細ページ、またはデータの一覧ページの上部にある[メールを送信する]ボタンから、アンケートのリンクを挿入したメールを送信できます。


手順としては、メールの編集画面で、右上にあるテンプレートの挿入のドロップダウンをクリックし、アンケート送信用のテンプレートを選択して適用し、メールを送信します。

なお、メールテンプレートを適用しなくても、右上のドロップダウンから[アンケートのリンク]を本文に挿入して、メールを送信することも可能です。

一括メール送信

複数の宛先に対して、アンケートのリンクを挿入したメールを一括で送信するには、次の2通りの方法があります。

  • Zoho CRMの一括メール送信機能を使用する
  • Zoho Campaigns連携を設定し、Zoho Campaignsのメール配信機能を使用する

Zoho CRMでは、一括メール送信機能を使用して、複数の宛先にメールを一括で送信できます。ただし、1日あたりに送信可能なメールの数には上限があります(詳細は、メール送信数の上限に関するページをご参照ください)。1日に数千通を超えるなど、上限を超える数のメールを送信する必要がある場合は、Zoho Campaigns連携をご利用ください。Zoho Campaignsを使用したメール配信では配信結果をより詳細に確認できるため、メールマーケティング活動の改善に活かすことができます。

Zoho CRMで一括メール送信を実行するには

  1. 対象のタブに移動します(例:[見込み客]/[連絡先]/[取引先]タブやその他のカスタムタブ)。
  2. データの一覧ページで、画面の右上にある[処理]ボタンをクリックし、メニューから[一括メール送信]を選択します。
  3. [一括メール送信を作成する]をクリックし、設定画面でメールアンケート送信用のメールテンプレートを選択して、[送信する]をクリックします(関連情報:一括メール送信)。 

Zoho Campaignsでメール配信を実行するには

  1. Zoho CRMでZoho Campaigns連携を設定します(関連情報Zoho Campaigns連携の設定)。
  2. Zoho Campaignsアカウントで、Zoho CRMの連絡先と、Zoho Campaignsの配信リストの同期を設定します。

  3. アンケートのメール配信に関するキャンペーンを作成するには、[キャンペーン][メールキャンペーン][キャンペーンを作成する][Zoho Survey][新しく作成する][通常のキャンペーン]の順に移動します(必要に応じて、A/Bテストを実施することも可能です)。

  4. [基本情報]の設定画面で、[キャンペーン名]を入力し、[アンケート]のドロップダウンから送信対象のアンケートを選択して、その他の情報を入力します。

  5. [次へ]をクリックします。
  6. 適用するメールテンプレートを選択するか、その他のメール本文の作成方法を選択します。
  7. メールテンプレートの編集画面で、必要に応じてメールの本文を編集し、[続ける]をクリックします。
    なお、受信者がクリックしたときにアンケートに移動するためのボタンについても、デザインや表示テキストをカスタマイズできます。
  8. メールの本文をプレビューで確認した後、[次へ]をクリックして、[受信者]として[リスト]を指定します。
  9. 一覧から、アンケートの送信対象先とする配信リストを選択します。[次へ]をクリックします。

  10. すべての処理を確認した後、アンケートのリンクを記載したメールをすぐに配信するか、後の日時に配信するように予約できます。
    配信後、Zoho CRMの該当する見込み客/連絡先データの詳細ページの[Zoho Survey]関連リストに回答状況や回答内容が表示されます。

    また、アンケートの回答内容を使用してZoho CRMの項目値を自動で更新する設定を有効にすることも可能です。有効にするには、配信する前に、Zoho CRMの項目とZoho Surveyの項目の関連付けを設定する必要があります(関連情報:アンケート回答を通じた項目値の追加/更新)。

アンケートの回答の表示

Zoho Survey連携を有効にすると、アンケートの回答を見込み客/連絡先の関連情報としてZoho CRM内で確認できます。これにより、収集したアンケート回答から、該当の見込み客/連絡先の回答を手作業で別々に見つける手間が省けます。たとえば、アンケート回答者を電話でフォローアップする場合に、連絡先の電話番号とアンケート回答を同じページで確認できます。

アンケートの回答を表示するには

  1. 対象のタブをクリックします。
    カスタムタブを含め、メールアドレスの項目のあるタブのすべてが対象です。
  2. 一覧から対象のデータをクリックし、データの詳細ページを開きます。
    [Zoho Survey]の関連リストに、該当のデータのメールアドレス宛てにメールで送信したアンケートの詳細が一覧で表示されます。[送信者][経路]の列では、該当のアンケートを送信した人のメールアドレスと送信経路を確認できます(経路:Zoho CRMでの個別メール/一括メール/ワークフローのメール通知、または、Zoho Campaignsでの一括配信など)。

  3. [回答を表示する]リンクをクリックすると、アンケート回答の概要と、個々の回答の詳細を確認できます。
    ただし、アンケートが未回答の場合は[回答を表示する]リンクは表示されません。代わりに、[返信]列には[未回答]と表示されます。
  4. アンケート回答の表示画面では、それぞれのタブでアンケート回答に関するレポートを確認できます。
    • [個々の回答]:回答者ごとの回答の詳細を確認できます。
      回答者が実際に入力した回答内容、回答日時、IPアドレスなどの詳細を確認できます。


    • [回答の概要]該当のアンケートの回答全体の統計が表示されます。
      該当アンケートへのアクセス数の合計、回答数の合計、選択肢ごとの回答の割合などの統計を確認できます。

メモ:
  • アンケートが回答済みの場合であっても、Zoho CRM以外のメールサービスを使用してアンケートを送信した場合には、[回答を表示する]リンクが表示されないことがあります。

アンケート回答の代理入力

アンケートへの回答を別の方法で取得している場合は、回答者(顧客など)の代わりに回答を入力することも可能です。たとえば、通話中に顧客がアンケートの質問に回答する場合、担当者が顧客の代わりにアンケートにアクセスし、回答を代理入力できます。

アンケート回答を代理入力するには

  1. 対象のタブに移動します。
  2. 対象の見込み客/連絡先データの詳細ページで、[Zoho Survey]の関連リストを表示します。
  3. [アンケートに回答する]ボタンをクリックします
  4. アンケート回答の入力画面で、対象のZoho Surveyの部門とアンケートを選択します。
  5. [アンケートに回答する]ボタンをクリックします。
  6. アンケートの表示画面で、質問に回答して、送信します。

Zoho CRMユーザー(自社の担当者)の代理入力による回答も、顧客による回答と同様に処理され、関連リストに表示されます。ただし、代理入力による回答かどうかは識別可能です。代理入力の場合、[Zoho Survey]関連リストの[送信者]と[経路]の列に、代理入力したユーザーのメールアドレスと、ユーザーによって回答済み(代理入力済み)である旨を表すテキストが表示されます。

アンケート回答を通じた項目値の追加/更新

Zoho SurveyとZoho CRMの連携により、アンケート回答をもとにZoho CRMのデータの項目値を追加/更新(自動登録)できます。これにより、アンケート実施後のデータ更新作業の手間を省けます。アンケートによって取得した顧客情報を、すぐに営業活動に活かすことが可能です。

たとえば、営業担当者の対応に関する満足度調査アンケートを顧客に送信したとします。アンケートの質問として、営業担当者の対応に関する満足度を5段階で回答する項目があるとします(大満足/まあ満足/ふつう/やや不満/不満)。該当の項目に[大満足]と回答した回答者データを抽出する必要がある場合、対象データのタブにカスタム項目として[担当者の対応への満足度]という項目をあらかじめ追加し、アンケートの質問との関連付けを設定しておくことで、該当の項目にアンケート回答を自動で登録できます。また、項目を使用した抽出条件を設定することで、項目の値が[大満足]であるデータをあとで簡単に抽出できます。

アンケート回答をもとにZoho CRMのデータの項目値を追加/更新するには、アンケートの質問とZoho CRMの項目の関連付けをあらかじめ設定しておく必要があります。関連付けを設定するには、次の手順を実行します。

  1. Zoho Survey(https://survey.zoho.com/)にアクセスして、アンケートを作成します。
  2. 対象アンケートの設定画面で、[連携]タブをクリックして、[Zoho CRM]を選択します。
  3. [Zoho CRMとの連携]画面で、[連携する]をクリックします。
  4. 対象のタブを選択します。

  5. 必要な項目をアンケートの質問に関連付けます。
    例:Zoho CRMの[担当者の対応の評価]の項目に対して、Zoho Surveyのアンケートの[担当者の対応はいかがでしたか?]の質問を関連付ける。

    適切な項目がない場合は、Zoho CRMにカスタム項目を作成してから、アンケートの質問を関連付けます。
  6. [同期の種類][データを更新する]を選択すると、アンケート回答を使用して、Zoho CRM内の既存データの項目値が更新されます。
    既存データの有無に関わらず、アンケート回答を使用して新しいデータを追加する場合は、[データを追加する]を選択します。
    または、既存データを確認した上でデータの更新と追加の処理を振り分ける(既存データがある場合は既存データを更新し、既存データがない場合は新しいデータを追加する)には、[データを追加/更新する]を選択します。
  7. なお、Zoho CRMの項目に登録されている値をアンケートの回答として事前入力することも可能です。その場合、[Zoho CRMの情報を使用してアンケートの回答をあらかじめ入力する]のチェックボックスを選択します。
    たとえば、Zoho CRMで該当の回答者(見込み客/連絡先)データの氏名の項目の値がすでに登録されている場合、アンケートの回答画面を、回答者の氏名が事前入力された状態で表示することが可能です。
  8. [保存する]をクリックします。
    これで、Zoho CRMの項目とZoho Surveyのアンケートの質問の関連付けが設定されます。

アンケートを見込み客/連絡先に送信するには

  1. 新しいメールテンプレートを作成します。
  2. テンプレートの作成画面で、上部メニューの[アンケートのリンク]アイコンをクリックします。

    アンケートのリンクには、送信先の見込み客/連絡先のIDが自動で追加されます。IDは、アンケート回答を自動登録する対象のZoho CRMのデータの識別のために使用されます。

    アンケートのリンクに見込み客/連絡先IDを追加しない場合は、編集して削除できます。ただし、見込み客/連絡先IDを削除または編集した場合、アンケートが回答されても該当の回答内容はZoho CRMの項目値に反映されませんのでご注意ください。

  3. テンプレートを保存します。
  4. 見込み客/連絡先に対してアンケートをメールで送信するときに、該当のテンプレートを選択します。

アンケート回答を使用して更新されたデータを確認するには

  1. 対象の見込み客/連絡先データをクリックします。
  2. データの詳細ページで、対象の項目(アンケートの質問に関連付けられている項目)の欄に移動します。

上記により、アンケート回答がZoho CRMのデータの項目値として登録されていることを確認できます。また、対象の項目値を使用して条件を設定することで、条件に一致するデータを抽出できます。たとえば、営業担当者の対応への満足度を[大満足]と回答した見込み客/連絡先を表示するには、[見込み客]/[連絡先]タブのデータの一覧で[担当者の対応への満足度]項目が[大満足]である条件でデータ一覧を作成します。

条件に一致するデータが一覧に表示されます。


メモ:
  • Zoho Campaignsを使用してアンケートを一括配信する場合は、必ずZoho CRMの項目とZoho Surveyの質問の関連付けをあらかじめ設定した上でアンケートを送信する必要があります。項目の関連付けを設定すると、アンケートURLには見込み客ID/連絡先IDが自動で追加されます。これにより、追加の設定の手間なく、アンケート回答が自動登録されます。



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