Zoho Projects連携では、Zoho CRMの取引先、連絡先、商談に関するプロジェクトを作成して管理できます。ユーザーの権限に応じて、新しいプロジェクトの作成や既存のプロジェクトの関連付けが可能です。
- Zoho CRMでプロジェクトを作成するには、Zoho Projectsでのプロジェクトの作成権限が必要です。
- 特定のプロジェクトでユーザーを追加するには、Zoho Projectsでのユーザーの追加権限が必要です。
- ［連絡先］タブからプロジェクトを作成する操作は、メールアドレスが登録されている連絡先についてのみ可能です。
Zoho CRMのデータの詳細ページから新しいプロジェクトを作成するには
- 対象のタブ（［取引先］、［連絡先］、［商談］のいずれか）をクリックし、対象のデータをクリックします。
- データの詳細ページで、［Zoho Projects］の関連リストに移動します。
- ［新しいプロジェクト］をクリックします。
なお、プロジェクトの作成権限がない場合は、エラーメッセージが表示されます。 -
新しいプロジェクトの作成画面で、次の手順を実行します。
- ［プロジェクト名］を入力します。
- 必要に応じて、あらかじめ作成したプロジェクトの［テンプレート］を選択します。
- プロジェクトの［担当者］を選択します。
- プロジェクトの［開始日］と［終了日］を入力します。
- プロジェクトを関連付ける［グループ名］を選択します（関連情報：プロジェクトのグループの作成）。
- ［説明］欄に、プロジェクトに関する概要や補足説明を入力します。
-
必要に応じて、以下の内容も選択／入力します。
- プロジェクトの［予算］セクションの［通貨］を選択します。
- ［予算の種類］（金額基準／工数基準）と［請求方法］を選択します。
なお、予算に関する項目は、Zoho ProjectsでZoho Books連携が有効な場合にのみ表示されます。また、Zoho Projectsにカスタムセクションやカスタム項目を追加している場合は、追加で表示されます。セクションごとに項目の値を設定できます。
［次へ］をクリックします。
- プロジェクトの［予算］セクションの［通貨］を選択します。
- ［ポータルユーザー］設定で、［ユーザーをさらに追加する］をクリックします。なお、ポータルユーザーとは、主に自社内の担当者や関係者などのユーザーです。
- 対象のユーザーを選択します。
一覧には、Zoho CRMで有効なユーザーのみが表示されます。 - あらかじめ表示されているユーザーの役割と権限を変更する場合は、それぞれを選択します。
- ［プロジェクト名］を入力します。
-
［クライアントユーザー］設定で、クライアントユーザーを選択します。なお、クライアントユーザーとは、主に顧客企業内の担当者や関係者などのユーザーです。選択したユーザーのみが、プロジェクトにアクセスできるようになります。
- 連絡先に関するプロジェクトを作成した場合：プロジェクトを作成した連絡先は、クライアントユーザーとして登録されます。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加することも可能です。ただし、同一の取引先に関連付けられている連絡先のみ追加できます。
- 取引先／商談に関するプロジェクトを作成した場合：取引先／商談に関連付けられているすべての連絡先が、クライアントユーザーとしての追加候補として表示されます。
- 連絡先に関するプロジェクトを作成した場合：プロジェクトを作成した連絡先は、クライアントユーザーとして登録されます。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加することも可能です。ただし、同一の取引先に関連付けられている連絡先のみ追加できます。
- ［保存する］をクリックします。
プロジェクトの関連付け
Zoho CRMでは、作成済みの既存のプロジェクトを取引先、連絡先、商談に関連付けることもできます。プロジェクトの関連付け／編集を行うには、Zoho Projectsでのプロジェクトの編集権限が必要です。
既存のプロジェクトを関連付けるには
- 対象のタブ（［取引先］、［連絡先］、［商談］のいずれか）をクリックし、対象のデータをクリックします。
- データの詳細ページで、［Zoho Projects］の関連リストの右上にある［プロジェクトを関連付ける］をクリックします。
なお、プロジェクトの関連付けの権限がない場合、エラーメッセージが表示されます。 -
［プロジェクトの関連付け］画面で、次の手順を実行します。
-
［プロジェクト名］で、対象のプロジェクトを選択します。
- 選択対象として表示されるのは、関連付け／編集の権限を持つプロジェクトのみです。
- 対象のデータにすでに関連付けられているプロジェクトは表示されません。
選択したプロジェクトのポータルユーザーとクライアントユーザーが追加されます。
- 選択対象として表示されるのは、関連付け／編集の権限を持つプロジェクトのみです。
- 必要に応じて、［プロジェクトの詳細を編集する］をクリックして、詳細を編集します。
- ［プロジェクトの担当者］と［プロジェクトのグループ］を選択します。
- ［説明］欄に、プロジェクトに関する概要や補足説明を入力します。
その他、プロジェクトの予算の［通貨］、［予算の種類］、［請求方法］などのカスタム項目を入力／編集します。
［次へ］をクリックします。 - ［ポータルユーザー］設定で、［ユーザーをさらに追加する］リンクをクリックします。ユーザーの追加画面で、一覧から対象のユーザーのチェックボックスを選択して追加します。
一覧には、Zoho CRMユーザーのみが表示されます。また、プロジェクトにおける役割と権限の設定欄もあわせて表示されます。
-
-
［クライアントユーザー］設定で、［ユーザーを追加する］リンクをクリックし、一覧から対象の連絡先のチェックボックスを選択して追加します。選択したユーザーのみが、プロジェクトにアクセスできるようになります。
- 連絡先に関するプロジェクトを関連付けた場合：プロジェクトを追加した連絡先は、クライアントユーザー（クライアントの組織に所属するユーザー）として登録されます。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加することも可能です。ただし、同一の取引先に関連付けられている連絡先のみ追加できます。
- 取引先／商談に関するプロジェクトを関連付けた場合：取引先／商談に関連付けられているすべての連絡先が、クライアントユーザーとしての追加候補として表示されます。
- 連絡先に関するプロジェクトを関連付けた場合：プロジェクトを追加した連絡先は、クライアントユーザー（クライアントの組織に所属するユーザー）として登録されます。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加することも可能です。ただし、同一の取引先に関連付けられている連絡先のみ追加できます。
- ［保存する］をクリックします。
プロジェクトの削除
完了したプロジェクトを非表示にしたい場合など、必要に応じて、Zoho CRMで関連リストからプロジェクトを削除できます。なお、Zoho CRMの関連リストからプロジェクトを削除しても、Zoho Projectsからは削除されません（Zoho Projectsの画面からは引き続きアクセス可能です）。
プロジェクトを削除するには
- 対象のタブ（［取引先］、［連絡先］、［商談］のいずれか）をクリックし、対象のデータをクリックします。
- データの詳細ページで、［Zoho Projects］関連リストに移動します。
関連付けられているプロジェクトの一覧には、プロジェクト名、プロジェクトのステータス、プロジェクトの完了度、マイルストーンの完了度、タスクの完了度、課題の完了度などの詳細が表示されます。 - 対象のプロジェクトにカーソルを合わせ、表示されたごみ箱（削除する）アイコンをクリックします。
プロジェクトのグループの作成
プロジェクトのグループは、新しいプロジェクトの作成時や、既存のプロジェクトの編集時に作成できます。Zoho CRMの［プロジェクト］タブから作成できます。
Zoho CRMでプロジェクトのグループを作成するには
- ［プロジェクト］タブに移動します。
- 画面左側にある［プロジェクト］をクリックします。
- ［新しいプロジェクト］をクリックします。
- ［グループ名］欄で、［+］（追加する）アイコンをクリックします。
新しいプロジェクトのグループの名前を入力します。 - ［グループを追加する］をクリックします。
新しいプロジェクトのグループが作成されます。作成したプロジェクトのグループは、作成中の新しいプロジェクトだけでなく、既存のプロジェクトに関連付けることもできます。
連絡先に関するプロジェクトの作成
Zoho CRMでは、連絡先に関するプロジェクトを作成できます。なお、該当の連絡先に取引先が関連付けられていない場合でも作成可能です。つまり、プロジェクトを作成するためだけに、連絡先に取引先を関連付ける必要はありません。連絡先に取引先が関連付けられていない状態でプロジェクトを作成しようとすると、取引先が関連付けられていないままでプロジェクトの作成を続けるかどうかを確認するメッセージが表示されます。
取引先が関連付けられていない連絡先に関するプロジェクトを作成する際には、次の点にご注意ください。
- プロジェクトを作成すると、該当の連絡先の情報はZoho Projectsにおけるクライアントとして登録されます（Zoho Projectsにおけるクライアントは、顧客の企業や組織を表し、通常はZoho CRMにおける取引先に対応します）。
- この場合、該当の連絡先は取引先情報のないまま、Zoho Projectsにクライアントとして登録され、作成したプロジェクトが関連付けられます。
例：メールアドレスが「patricia@zylker.com」の連絡先に関するプロジェクトを作成した場合、Zoho Projectsで「patricia」という名前のクライアント（組織）が作成されます。Zoho CRMで該当の連絡先に関して作成したすべてのプロジェクトは、Zoho Projectsのクライアント「patricia」に関連付けられます。 - その後、Zoho CRMで該当の連絡先にいずれかの取引先を関連付けた場合、該当の取引先情報がZoho Projectsのクライアントに反映されて、クライアントの組織名が取引先名で更新されます。
例：上記の例において、連絡先「patricia」に取引先「Zylker」を関連付けたとします。Zoho Projectsでは、クライアント「patricia」の組織名が、「patricia」から「Zylker」に更新されます。 - Zoho Projects側でのプロジェクト作成時に、Zoho CRM側で取引先が自動的に作成されることはありません。
- Zoho CRMの連絡先をもとに作成されたZoho Projectsのクライアントには、初期設定では、クライアントユーザーは登録されません。ただし、該当のクライアントには、連絡先情報が登録されます。必要に応じて、該当の連絡先情報を手動でクライアントユーザーに変換できます。これにより、Zoho CRMの1件の連絡先をもとに、Zoho Projectsでクライアントとクライアントユーザーを別々に作成することが可能です。
連絡先に関する新しいプロジェクトを作成するには
- ［連絡先］タブに移動し、一覧から対象のデータを選択します。
- データの詳細ページで、［Zoho Projects］関連リストの右上にある［新しいプロジェクト］をクリックします。
- 確認画面で、［続ける］をクリックします。
- プロジェクトの詳細を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
［プロジェクト］タブの利用
Zoho Projects連携を有効にすると、Zoho CRMの画面からプロジェクトに関する各種操作を行うことが可能になります。たとえば、Zoho CRMで商談を受注した後に、プロジェクトを作成してZoho CRMユーザーに割り当てることができます。プロジェクトの詳細情報は、Zoho CRMの［プロジェクト］タブに表示されます。［プロジェクト］タブでは、Zoho Projectsのサービス画面での操作と同様に、プロジェクトに関する操作を行うことが可能です。Zoho Projectsで管理しているマイルストーンやタスクリストに関する操作を、Zoho CRMの画面から実行できます（関連情報：Zoho Projectsのヘルプ）。
- ［プロジェクト］タブをクリックすると、タブ内にZoho Projectsの画面が表示されます。初期設定では、連携しているZoho Projectsアカウントの［フィード］画面が表示されます。
- ［取引先］／［連絡先］／［商談］タブのデータの詳細ページで、［Zoho Projects］関連リストから対象のプロジェクトをクリックした際には、［プロジェクト］タブが開き、該当のプロジェクトの［ダッシュボード］画面が表示されます。
プロジェクトに関する新しいタスクの作成
取引先、商談に関するプロジェクトにおいて、新しいタスクをすばやく作成できます。Zoho CRMで作成したタスクは、Zoho Projectsと同期できます。Zoho CRMからタスクを作成／同期するには、Zoho Projectsでのタスクの追加権限が必要です。
新しいタスクを作成するには
- 対象のタブのデータの詳細ページで、［未完了の活動］の関連リストに移動し、［新しく追加する］→［タスク］の順にクリックします。
- タスクの詳細を入力し、［保存してZoho Projectsに追加する］をクリックします。
タスクの作成画面に［保存してZoho Projectsに追加する］ボタンが表示されない場合、該当のデータにはプロジェクトが関連付けられていません。関連付けてからあらためてこの手順を行う必要があります。 -
Zoho Projectsへの追加画面で、タスクを追加するプロジェクトを選択します。なお、選択できるのは、自分（タスクを追加するユーザー）が所属するプロジェクトのみです。
［Zoho Projectsに同期する］のチェックボックスを選択した場合、追加したタスクのステータスや詳細の更新がZoho CRMとZoho Projects間で同期されます。選択しない場合は、作成したタスクはZoho Projectsに追加されますが、以降のステータスや詳細は同期されません。同期を有効にしたタスクには、［未完了の活動］の関連リストでタスク名の右横にZoho Projectsのアイコン（チェックマーク形）が表示されるため、識別可能です。
なお、Zoho CRMで作成した既存のタスクに関しても、データの詳細ページの右上のメニューから［Zoho Projectsに追加する］を選択することで、タスクをZoho CRMとZoho Projectsの間で同期できます。
-
Zoho Projectsとの同期を有効にした場合、タスクの項目の値だけでなく、タスクに関連付けられたメモも同期されます。
同期における項目の対応関係（関連付け）
Zoho CRMの項目 Zoho Projectsの項目 件名 タスクの件名 タスクの作成者 タスクの担当者 期限 ・開始日（現在の日付）
・終了日（Zoho CRMのタスクには開始日の項目がないため、期限のみが同期されます）ステータス
・完了
・開始前完了度
・100%（完了）
・0%（開始前などのその他のステータス）メモ コメント
（メモの件名は同期されません）詳細情報 説明 優先度
・高、最優先
・低、最低
・普通優先度
・高
・低
・中 - ［保存する］をクリックします。
選択したプロジェクトにタスクが追加されます。
メモ：
- タスクを作成する対象のデータ（タスクの親データ）がどのプロジェクトにも関連付けられていない場合、タスクの作成時にプロジェクトを選択してタスクを関連付けることはできません。
- Zoho CRMで作成されたタスクにZoho Projectsからコメントを追加すると、Zoho CRMで該当のタスクに関連付けられている連絡先／取引先／商談に、コメントがメモとして追加されます。
- Zoho CRMで作成されたタスクの担当者をZoho Projectsから割り当てた場合で、かつ担当者がZoho CRMのユーザーではない場合、Zoho CRMで該当のタスクを作成したユーザーが自動的に担当者となります。一方、Zoho CRMで割り当てられたタスクの担当者がZoho Projectsのユーザーでない場合、Zoho Projectsアカウントでは該当のタスクは未割り当てのままになります。
- Zoho Projectsにはごみ箱機能がないため、Zoho CRMのごみ箱から復元されたタスクは、Zoho Projectsでは新しいタスクとして処理されます。
- Zoho CRMでZoho Projects連携を無効にすると、関連するタスクやメモの同期が解除されます。
- ［終了日］項目には、タスクの期限のみが同期されます（Zoho CRMのタスクには開始日の項目がないため）。
- メモの件名は、Zoho Projectsには同期されません。
- リマインダーと添付ファイル（ドキュメント）の情報は、Zoho CRMとZoho Projectsの間では同期されません。別々に管理されます。
- 繰り返しのタスクは、Zoho Projectsには同期されません。
マイルストーン、タスク、課題の表示
プロジェクトに関連付けられているマイルストーン／タスク／課題に関する情報を、Zoho ProjectsからZoho CRMに取得して表示できます。Zoho CRMの［取引先］／［連絡先］／［商談］タブのデータの詳細ページから、該当のデータを確認できます。また、Zoho CRMの［プロジェクト］タブからは、マイルストーンやタスクを追加することも可能です。
マイルストーン、タスク、課題を表示するには
- 対象のタブで、対象のデータの詳細ページに移動します。
- ［Zoho Projects］関連リストで、対象のプロジェクトのマイルストーン、タスク、課題の完了度に関する棒グラフをクリックします。
- 該当のマイルストーン／タスク／課題の一覧が表示されます（関連情報：Zoho Projectsヘルプ）。
-
プロジェクトの完了度に関する棒グラフをクリックすると、該当のプロジェクトのダッシュボードが表示され、重要な指標を確認できます（例：タスクの予定と実績、チームの状況、遅延中の作業項目）。
