Zoho Projects連携の有効化

Zoho Projects連携を有効にするには

1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
   
2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［設定する］の順に移動します。
   
3. Zoho Projects連携の設定画面で、［利用を開始する］をクリックします。
   （無料プランを利用している場合は、Zoho Projects連携を15日間試用できます）
   
   

Zoho Projects連携を設定するには、次の3つの手順を実行します。

• ポータルの設定
  
• 項目の関連付け
  
• クライアントと取引先の関連付け
  
  
  

ポータルの設定

• Zoho Projectsのポータル：Zoho Projectsのポータルと、Zoho CRMアカウントの関連付けを設定します（ポータル：Zoho Projects上でプロジェクトをまとめて管理する場所）。Zoho Projects連携では、Zoho Projectsアカウント内のポータルを1つのみ関連付けることができます。連携により、選択したポータルに関連付けられているプロジェクトがすべてZoho CRMに同期され、Zoho CRM内で管理できるようになります。ポータルの設定には、次の3通りの方法があります。
  
  • 自分のポータルの設定
    
  • 他のユーザーのポータルの設定
    
  • 新しいポータルの作成と設定
    
• 項目の関連付け：連携時に、Zoho Projectsの項目とZoho CRMの項目を関連付けを設定します。項目の関連付けの設定画面には、Zoho Projectsの項目がすべて表示されます（標準項目とカスタム項目の両方が表示されます）。Zoho Projectsの各項目に対して、Zoho CRMの［商談］タブと［取引先］タブの項目を選択して関連付けます。設定後、Zoho Projectsで新しいプロジェクトを作成すると、Zoho CRMの項目から値が取得され、プロジェクトの項目に値が自動入力されます。
  
• Zoho CRMユーザーの権限：Zoho CRMユーザーに対して付与する権限を設定します。設定内容に応じて、Zoho Projects内で各種操作が可能になります。なお、Zoho Projectsに同期されたZoho CRMユーザーの役割は、初期設定で［従業員］に設定されます。ただし、連携前からZoho Projectsのポータルに登録されているZoho CRMユーザーについては、役割は変更されません。
  

I. 自分のポータルの設定

自分のポータルを設定するには

1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［管理］の順に移動します。
   
2. Zoho Projects連携の設定画面で、［ポータル名］のドロップダウンから対象のポータルを選択します。
   すべてのポータルが一覧に表示されます。
   
   

II. 他のユーザーのポータルの設定

他のユーザーのポータルを設定するには

1. Zoho Projects連携の設定画面で、［他のユーザーのポータルを使用する］リンクをクリックします。
   
   
2. 管理者のメールアドレスを入力し、［承認を申請する］をクリックします。
   入力されたメールアドレス宛てに、招待メールが送信されます。
   
   プロジェクトの管理者によって招待メールが承認されるまで待ちます。招待メールが届かない場合は、設定画面から再送できます。
   
3. 承認されると、設定画面に［承認済み］と表示されます。
   
4. ［続ける］をクリックするか、［連携を中止する］をクリックします。
   

メモ：

1. 招待メールを再送すると、Zoho Projectsの管理者宛てにリマインダーメールが送信されます。招待をキャンセルすると、送信済みの依頼が無効になります。 
   
2. 承認時にはメール通知が送信されます。連携を中止すると、改めて依頼を送信する必要があります。 
   

Zoho Projectsの管理者がポータルの依頼を承認するには

Zoho Projectsの管理者は、依頼者（Zoho CRMの管理者）からメールを受信します。依頼を確認して、アクセス権限を許可するポータルを選択します。  

ポータルへのアクセスを許可しない場合、管理者は依頼を却下できます。

ポータルを利用できない場合、システムによって自動的に依頼が却下されます。また、依頼者と管理者宛てにメール通知が送信されます。  

ポータルへのアクセス依頼を承認するには

1. ポータルへのアクセス依頼メールを開き、記載されているリンクをクリックします。Zohoアカウントの認証用のページが開きます。 
2. 依頼の承認（処理の確定）用のボタンをクリックします。
   

連携の完了メッセージが表示されます。また、依頼者宛てにも通知メールが送信されます。

メモ：

有効なポータルの情報が見つからない場合、URLが無効であることを伝えるメッセージが表示されます。

III. 新しいポータルの作成と設定

既存のポータルがない場合は、Zoho CRMから直接、新しいポータルを作成できます。

1. Zoho Projects連携の設定画面で、［ポータル設定］で、［新しいポータルを作成する］をクリックします。
   
   
   
2. ［ポータル名］を入力します。
   
3. ［作成する］をクリックします。
   
4. ドロップダウンからポータルを選択し、［保存する］をクリックします。
   

   新しいポータルが作成され、Zoho CRMと連携されます。
   

   
   

Zoho Projectsの項目とZoho CRMの項目の関連付け

項目を関連付けるには

1. Zoho Projects連携の設定画面の［項目の関連付け］設定で、［関連付ける］をクリックします。
   
   
2. 項目の関連付けの設定画面で、Zoho Projectsの各項目に対して、［商談］タブと［取引先］タブのドロップダウンから、対応するZoho CRMの項目を選択します。
   なお、Zoho Projectsの標準項目とカスタム項目の両方が表示されます。
3. ［完了する］をクリックします。
   
   
   
   

Zoho CRMユーザーの権限の設定

Zoho CRMユーザーの権限を設定するには

1. Zoho Projects連携の設定画面の［CRMユーザーの権限］設定で、［設定する］リンクをクリックします。
   
2. Zoho CRMにおける各権限について、Zoho Projectsのタブの［表示］、［作成］、［編集］、［削除］の権限を許可するかどうかをチェックボックスを選択して設定します。
   
   
3. ［完了する］をクリックします。
   今後、権限の設定を変更する場合、右上にある［設定を編集する］リンクをクリックして設定できます。
   
   

クライアントと取引先の関連付け

Zoho Project連携では、Zoho ProjectsのクライアントをZoho CRMの取引先に関連付けることで、どちらのサービスからも取引先（クライアント）情報を管理できます。関連付けの設定の手順では、Zoho ProjectsのクライアントとZoho CRMの取引先のデータを照合できます。データが完全に一致した場合、Zoho ProjectsのクライアントとZoho CRMの取引先が関連付けられます。また、その関連付けを通じて、Zoho CRMの取引先に対してプロジェクトも関連付けられます（Zoho CRMの取引先に対応するZoho Projectsのクライアントが登録されているプロジェクトが関連付けられます）。また、個別の関連付けの設定により、個別に取引先を選択して手動で関連付けを設定することも可能です。

Zoho Projectsのクライアントに関連するプロジェクトを、Zoho CRMの取引先に自動的に関連付ける場合は、［はい、一致するデータを関連付けます］をクリックします。データの関連付けが実行され、実行結果（対象のデータや失敗の理由など）の通知メールが管理者に送信されます。

自動関連付けを使用しない場合、［いいえ、スキップします］をクリックします。あとで手動で関連付けを行うことも可能です。

メモ：

• クライアントと取引先の自動関連付けは、連携の設定時に一度のみ実行できます。この手順をスキップした場合、クライアントと取引先の自動関連付け画面には戻れません。この場合、自動関連付けを設定するには、プロジェクトのポータルを一旦無効にしてから設定し直し、関連付けの設定を行う必要があります。
  
• クライアントと取引先を関連付けると、クライアントに関連するユーザーと取引先に関連する連絡先もあわせて関連付けられます（Zoho ProjectsのクライアントユーザーとZoho CRMの連絡先が関連付けられます）。この関連付けはシステムにより自動的に実行され、関連付けの情報は、連携の設定時の画面には表示されません。関連付けが完了すると、Zoho Projectsにおけるクライアントのユーザーは、Zoho CRMにおける連絡先として登録され、プロジェクトも関連付けられます。
  
• Zoho Projectsでは、クライアントに関連付けられている人を管理するための情報の種類として、「クライアントユーザー」の他に「連絡先」という種類があります。連携においては、Zoho Projectsにおいてクライアントユーザーとして登録されている人の情報だけではなく、連絡先として登録されている人の情報も、Zoho CRMに連絡先として登録されます。  なお、Zoho Projectsで連絡先として登録されていても、Zoho Projectsにサインインしてプロジェクトに関する情報にアクセスすることはできません。一方、Zoho Projectsでクライアントユーザーとして登録されている場合は、Zoho Projectsにサインインしてプロジェクトに関する情報にアクセスすることが可能です。
  
  

ユーザーと権限の管理

Zoho CRMユーザーの権限は、いつでも変更できます。

権限を変更するには

1. 管理者権限で、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［管理］の順に移動します。
   
3. Zoho Projects連携の設定画面で、［設定を編集する］リンクをクリックします。
   
   
   
   
4. 各権限に対して［表示］、［作成］、［編集］、［削除］のチェックボックスを選択します。
   
5. ［保存する］をクリックします。
   

Zoho Projects連携の無効化

Zoho Projects連携は、必要に応じていつでもZoho CRMの設定から無効にできます。無効化にあたっては、次の点にご注意ください。

• Zoho CRMから［Projects］タブが削除されます。 
  
• Zoho Projectsから同期されたポータルとプロジェクトのデータは、Zoho CRMからは削除されます。ただし、Zoho Projectsには該当のプロジェクトのデータはそのまま残り、Zoho Projectsの画面からは該当のプロジェクトにアクセス可能です。
  
• 管理者権限を持つユーザーは、ポータルを無効にして、別のポータルをZoho CRMアカウントに関連付けることができます。
  

Zoho Projects連携を無効にするには

1. 管理者権限で、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［管理］の順に移動します。
   
3. Zoho Projects連携の詳細設定で、［Zoho Projectsの無効化］をクリックします。