Zoho Forms連携
Zoho Forms連携の概要
「Zoho Forms」（ゾーホー・フォーム）は、オンラインのフォーム作成ツールです。要件に応じたWebフォームを簡単に作成／共有し、データを収集できます。Zoho CRMとZoho Formsの連携機能を利用すると、作成したフォームをZoho CRMに連携することで、フォームを通じて送信されたデータをZoho CRMに取り込むことができます。また、Zoho CRMの既存のデータから名前やメールアドレスなどの項目値を取得してフォーム内に事前入力することも可能です。
たとえば、イベントの参加申し込みフォームを作成して、申し込み者情報をZoho CRMに見込み客データとして自動追加できます。新しいデータの追加だけでなく、既存データの更新も可能です。 フォームからの送信内容に対応するデータがZoho CRMにすでに登録されている場合、送信内容をもとにデータを更新できます。
また、顧客満足度アンケートを作成して、回答者の名前やメールアドレスを事前入力した状態でフォームを表示することも可能です。
これにより、回答者の負荷を下げ、入力してもらいやすくすることができます。
Zoho Forms連携のメリット
Zoho FormsをZoho CRMに連携すると、次のことが可能になります。
- フォームにZoho CRMのデータを事前入力する
- フォームから送信されたデータをZoho CRMに取り込む
- Zoho FormsとZoho CRM間でデータを双方向に同期する
Zoho Forms連携
Zoho Forms連携を設定するには、次の手順を実行します。
手順1：フォームの作成
Zoho Formsでは、新しいフォームをはじめから作成することも、テンプレートからフォームを作成することもできます。
新しいフォームを作成するには、https://forms.zoho.comにアクセスして、フォームの作成を開始します。
関連情報：Zoho Fromsでのフォームの作成方法
手順2：フォームへのZoho CRMの項目の追加
Zoho CRMの項目をドラッグ＆ドロップ操作でフォーム内に簡単に追加できます。フォームにZoho CRM項目を追加すると、次の処理を実行できます。
- 項目値が事前入力された状態でフォームを表示する：Zoho CRMの項目を追加すると、既存の顧客に対し、顧客に関する情報を事前入力した状態でフォームを表示できます。
- フォームで送信されたデータをもとにZoho CRMのデータを追加／更新する：顧客がフォームを送信した際に、Zoho CRMで新しいデータを追加したり、既存のデータを更新したりできます。また、メモ、予定、タスクなどの関連データを追加することも可能です。
フォームにZoho CRMの項目を追加するには
- フォームの編集画面で、［詳細項目］タブから、［Zoho CRM］項目をドラッグ＆ドロップで移動し、フォームに追加します。
- ［Zoho CRMの項目を追加する］画面で、次の手順を実行します。
- ［タブ］で、対象のタブを選択します。
- 選択内容に基づき、［レイアウト］と［項目］で対象のレイアウトと項目を選択します。
- ［Zoho CRMとZoho Formsの項目を関連付けて値を事前入力しますか？］のチェックボックスを選択する（有効にする）と、Zoho CRMの項目とZoho Formsの項目を関連付けて、Zoho CRMから取得した項目値をフォーム内の項目に自動入力できます。
- 項目の関連付けを設定し、［保存する］をクリックします。
- ［タブ］で、対象のタブを選択します。
手順3：Zoho Formsでの連携設定
Zoho CRMにフォームを連携すると、次のことが可能になります。
- 新しいデータの追加：フォームを通じて送信された情報をZoho CRMに新しいデータとして追加できます。
- 関連リストのデータの追加：フォームを通じて送信された情報をZoho CRMの既存データと関連付けて、メモ、予定、タスクなどの関連リストのデータとして追加できます。
- データの更新：既存のデータの項目値を、フォームで送信された項目値で更新できます。
項目の関連付け：Zoho CRMの項目をZoho Formsのフォームの項目と関連付けることができます。たとえば、Zoho Formsで作成したフォームに会社名の項目を追加したとします。
この場合、Zoho Formsのフォームの会社名の項目と、Zoho CRMの会社名の項目を関連付けます。これにより、フォームから送信された会社名の値が、Zoho CRM内の対応する項目に自動的に取り込まれます。
処理の実行：フォームが送信されたときに、特定の処理を自動で実行できます。
関連情報：Zoho FormsとZoho CRMの連携において実行できる処理
フォームをZoho CRMに連携するには
- Zoho Formsで対象のフォームの［連携］タブに移動し、フォームの送信時に実行する処理を選択します。
- 新しいデータを追加するには
- ［連携］→［Zoho CRM］→［連携］→［新しいデータ］の順に移動します。
- 対象の［タブ］と［レイアウト］を選択します。
- ［項目の関連付け］の設定で、Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- 項目をさらに関連付けるには、［+項目を追加する］ボタンをクリックします。
- 対象のZoho CRMの項目を選択します。あわせて、該当の項目と関連付けるZoho Formsの項目を選択します。
- ［処理］の設定で、フォームの送信時に実行する処理を選択し、［連携する］をクリックします。
- ［連携］→［Zoho CRM］→［連携］→［新しいデータ］の順に移動します。
- 関連リストのデータを追加するには
- Zoho Formsで対象のフォームの［連携］→［Zoho CRM］→［関連リスト］の順に移動します。
- 対象の［タブ］、［関連リスト］、［レイアウト］を選択します。
- ［項目の関連付け］の設定で、Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- 項目をさらに関連付ける場合は、［+項目を追加する］ボタンをクリックし、必要な項目を関連付けます。
- ［処理］の設定で、フォームの送信時に実行する処理を選択し、［連携する］をクリックします。
［ワークフロー］と［添付ファイル］の処理を選択できます。
- Zoho Formsで対象のフォームの［連携］→［Zoho CRM］→［関連リスト］の順に移動します。
- 既存のデータを更新するには
- Zoho Formsで対象のフォームの［連携］→［Zoho CRM］の順に移動します。
- 選択したタブとレイアウトが表示されます。
- ［項目の関連付け］の設定で、Zoho CRMの必須項目をZoho Formsの対応する項目に関連付けます。
- 項目をさらに関連付ける場合は、［+項目を追加する］ボタンをクリックし、必要な項目を関連付けます。
- ［処理］の設定で、フォームの送信時に実行する処理として、［データの更新または追加］を選択します。
［連携する］をクリックします。
- Zoho Formsで対象のフォームの［連携］→［Zoho CRM］の順に移動します。
手順4：Zoho CRMでの連携設定
Zoho Forms連携を有効にすると、Zoho CRMに登録済みの情報をフォーム内の項目に事前入力した状態で顧客に表示することができます。
Zoho CRMでZoho Forms連携を設定するには
- Zoho CRMにサインインし、［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Forms］→［設定する］の順に移動します。
- Zoho Forms連携の設定画面で、［アカウントを作成する］をクリックします。
この設定は、Zoho Formsに未登録の場合（アカウントがない場合）のみ、表示されます。 - ［データの事前入力］の切り替えスイッチをクリックして有効にします。
アカウントの連携が完了します。
メモ：- Zoho Formsアカウントがない場合は、連携時に新しいアカウントが自動的に作成されます。
手順5：顧客へのフォームの共有
フォームのリンクのメール送信：
メールの本文にフォームのリンク（URL）を記載して、顧客に送信できます。リンクは、メールテンプレートにあらかじめ挿入しておくことも、新しくメールを作成する際に必要に応じて挿入することも可能です。
メールテンプレートへのリンクの挿入：
複数の顧客に対してフォームのリンクをメールで案内する場合、メールテンプレート（メールのひな形）が役立ちます。メールテンプレートには、フォームのリンクを挿入できます。作成後、送付先（見込み客／連絡先）を選択し、メールテンプレートを選択するだけで、フォームの送信を依頼するメールを一括で送信できます。
関連情報：メールテンプレートの作成
メールテンプレートを使用してフォームのリンクを記載したメールを送信するには
- 対象のタブ（見込み客／連絡先）で、対象のデータを選択します。
- ［メールを送信する］ボタンをクリックします。
- ［テンプレートを選択］をクリックして、一覧から対象のメールテンプレートを選択します。
- ［送信する］をクリックします。
メールの本文にフォームのリンクを個別に挿入して送信するには
- 対象タブのデータの一覧で、対象のデータを1件のみ選択し、［メールを送信する］ボタンをクリックします。
- メールの作成画面が開きます。右上にある挿入のドロップダウンをクリックし、メニューから［フォームのリンク］を選択します。
- Zoho Formsのフォームの挿入画面で、次の手順を実行します。
- フォーム名：対象のフォームを選択します。
- フォームのリンク：選択内容に基づいて、該当のフォームのリンクが自動的に表示されます。
- ［プレビュー］リンクをクリックすると、フォームの表示を確認できます。
- 表示テキスト：必要に応じて、フォームのリンクに表示するテキストを入力します。
- ［挿入する］をクリックして、メール本文にフォームのリンクを挿入します。
- フォーム名：対象のフォームを選択します。
- メールの本文を入力した後、［送信する］をクリックします。
Zoho Forms連携の無効化
必要に応じていつでも、Zoho Forms連携を無効にできます。連携を無効にすると、次の操作を実行できなくなりますのでご注意ください。
- メールテンプレートへのフォームのリンクの挿入
- （フォームのリンクが記載されたメールテンプレートは、手動で削除しない限りそのまま残ります）
- フォームの項目値の事前入力（Zoho CRMに登録済みの情報の事前入力）
Zoho Forms連携を無効にするには
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Forms］の順に移動します。
- ［データの事前入力］の切り替えスイッチをクリックして、無効にします。
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