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Zoho CRMでのZoho Finance Suite連携の使用

Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Expenseのタブの表示

Zoho CRMにZoho Finance Suiteを連携すると、Zoho Financeの各アプリケーションで次の処理を実行できるようになります。

Zoho Books

  • [Zoho Finance]タブでは、サブタブ[請求書][見積書][受注書][発注書]がグループ化されています。
  • CRM内で請求書、見積書、受注書、発注書を作成できます。これはZoho Booksとも同期されます。
  • Zoho CRMでは、請求書、見積書、受注書、発注書を状況に応じて表示できます。
  • [Zoho Books]タブ用に、CRMでカスタムビュー、レポート、ダッシュボードを作成できます。
  • また、取引先/連絡先の[データの詳細]ページでZoho Financeの買掛金/売掛金情報を表示するを表示することもできます。
  • [商品]タブの[Zoho Finance情報]セクションで、最新の在庫情報を確認できます。これはZoho Finance Suiteから取得されています。

Zoho Invoice

  • [Zoho Finance]タブでは、サブタブ[請求書][見積書]がグループ化されています。
  • CRM内で請求書や見積りを作成できます。これはZohoの請求書とも同期されます。
  • Zoho CRMでは、請求書、見積書の内容を状況に応じて表示できます。
  • [Zoho Invoice]タブ用に、CRMでカスタムビュー、レポート、ダッシュボードを作成できます。

Zoho Expense

  • [Zoho Expense]タブでは、サブタブ[経費][経費申請]がグループ化されています。
  • CRM内で経費および経費申請を作成できます。これはZoho Expenseとも同期されます。
  • また、状況に応じてCRMでZoho Expenseの情報を表示することもできます。

Zoho Subscriptions

  • 現在、Zoho Subscriptionsのタブは表示されません。状況に応じてCRMでZoho Subscriptionsの情報を表示、追加、編集できます。

Zoho Inventory

  • 現在、Zoho Inventoryのタブは表示されません。ただし、関連するアカウントと連絡先の詳細ページの関連リストと情報ストリップを使用して、状況に応じてZoho Inventoryの情報を表示できます。荷物の状況([出荷済み]、[配送済み]など)を示すイメージを以下に示します。

    取引先の詳細ページの情報を以下に示します。Zoho Inventoryの詳細は[注文した商品]セクションと[出荷処理中]セクションに表示され、Zoho Booksの情報は[売掛金と買掛金]の下に表示されます。 


請求書/見積書/発注書/受注書のステータス更新

Zoho CRMから直接、請求書、見積書、発注書、受注書のステータスを更新できます。

承認のために見積書を顧客に送信すると、顧客がオフラインの方法(電話など)でその見積書の受諾を連絡することがあります。このような場合は、Zoho CRMから直接、見積書が承認されたとして手動で設定できます。

同様に、Zoho CRMから直接、請求書や見積書、発注書、受注書に対して実行できる操作も数多くあります。これらの操作を以下に示します。

請求書に関連する操作

  • [送信済みにする]

見積書に関連する操作

  • [送信済みにする]
  • [受諾済みにする]
  • [拒否済みにする]

受注書に関連する操作

  • [発行済みにする]
  • [完了にする]
  • [無効にする]
  • [再開]

発注書に関連する操作

  • [発行済みにする]
  • [キャンセル済みにする]
  • [完了にする]
  • [再開]

Zoho CRMでのZoho Financeデータの作成

Zoho Financeのデータを作成するために、Zoho Financeアプリケーションにログインする必要はありません。データはZoho CRMから作成できます。これには、Zoho Booksのタブ[請求書]、[見積書]、[受注書]、[発注書]、Zoho Expenseのタブ[経費]、[経費申請]などが含まれます。 

Zoho CRMでZoho Financeのデータを作成するには

  1. 目的のZoho Financeタブに移動してください([Zoho Books]/[Zoho Expense])。
  2. 目的のサブタブをクリックしてください([請求書]など)。
  3. [新規[データ]]をクリックしてください([新しい請求書]など)。
    Zoho Booksの請求書フォームはCRM内に表示されます。
  4. [データ]の詳細を入力し、そのデータを保存してください。
    CRMで作成されたZoho Financeデータも、各Zoho Financeアプリケーション(この例ではZoho Books)とすぐに同期されます。

注:

  • 取引関連タブ内のデータの同期は、すぐに実行されます。一方、取引先、連絡先、商品の同期は2時間ごとに1回行われます。
  • ただし、Zoho BooksやZoho CRMから、取引先、連絡先、商品の即時同期をいつでも手動で有効にできます。
  • Zoho CRMで手動同期を有効にするには、[設定]>[マーケットプレイス]>[Zoho]>[Zohoの会計サービス]に移動し、必要に応じて[連絡先の同期]、[仕入先の同期]、[商品の同期]セクションの[今すぐ同期]をクリックしてください。
  • Zoho Booksで取引先、連絡先、商品の手動同期を有効にするには、[設定]>[連携]>[Zohoサービス]>[Zoho CRM]の順にクリックし、必要に応じて取引先、連絡先、または商品をすぐに同期の有効にする処理を行ってください。

Zoho Finance Suite関連情報の表示

Zoho Finance Suite連携を設定すると、関連する取引先、連絡先、商談の下にZoho Finance Suite情報を表示できます。この機能は、ユーザー権限設定で必要なZoho Finance Suite連携権限が有効になっているユーザーのみが使用できることに注意してください。請求書を関連付ける前に、Zoho CRMからZoho Books/Expenseにアカウントデータをインポートしていることを確認してください。

状況に応じてZoho Finance Suite情報を表示するには

  1. [連絡先][取引先]、[仕入先]、または[商談]タブをクリックして、データを選択してください。
  2. [連絡先]、[取引先]、[仕入先]、または[商談]タブの[データの詳細]ページで、Zoho Finance Suite関連リストに移動してください。
    • Zoho Books関連リスト。
    • Zoho Expense関連リスト。
    • Zoho Subscriptions関連リスト。
    • Zoho Inventory関連リスト(パッケージ)。

      データに関連付けられているZoho Finance情報がすべて表示されます。
      発注書は仕入先に対してのみ表示されます。
  3. 各関連リストの横にある[更新]アイコンをクリックして、最新のデータを表示してください。
  4. マウスポインターをデータに合わせ、[PDF]リンクをクリックして、請求書/見積書/受注書をPDF形式でダウンロードしてください。
  5. また、これらの関連リストから新しいデータを作成することもできます。

    [パッケージ]関連リストから新しい製品を作成することはできません。

Zoho Finance情報のメール送信

Zoho CRMから顧客/仕入先に請求書/見積書/受注書/発注書をPDF形式で送信してください。この機能を使用できるのは、Zoho Booksのメール権限を持つユーザーのみです。

取引情報のPDFをメールで送信するには

  1. [Zoho Books]タブをクリックしてください。
  2. 目的のサブタブをクリックしてください
  3. 請求書/見積書/受注書/発注書の[データの詳細]ページで、[メール]ボタンをクリックしてください。
  4. 請求書/見積書/受注書/発注書をクリックしてください。
  5. 詳細ページで、[メール]をクリックしてください。

    メールの詳細を入力してください。
    請求書の場合は、[請求書のPDFを添付]または[顧客の明細を添付]を選択できます。
  6. [送信]をクリックしてください。

注:

  • [請求書のPDFを添付]は、請求書と見積書に使用できます。
  • [顧客の明細を添付]は、請求書に対してのみ使用できます。
  • 発注書または受注書に対しては、どちらのオプションも使用できません。

カスタムビューの作成([Zoho Books]タブのみに適用)

[Zoho Books]タブはCRMデータとして使用できるようになったため、請求書、見積書、受注書、発注書のカスタムビューを作成できます。

たとえば、特定の取引先に対して作成された請求書のカスタム一覧表示を作成できます。

関連項目:カスタムビューの作成

レポートとダッシュボードの作成

Zoho CRMでは、[Zoho Books]タブと[Zoho Expense]タブに基づいてレポートとダッシュボードを生成できます。

Zoho Booksレポート

Zoho CRMでZoho Books連携を有効にすると、[レポート]タブにZoho Booksのレポートも表示されます。このセクションには、6つの初期設定レポートがあります。これらは次のとおりです。

  • [顧客別の買掛金の総額]
  • [顧客別の期限超過の請求書]
  • [今月の発注書]
  • [顧客別の売上]
  • [商品別の売上]
  • [ユーザー別の売上]

これらのレポートは事前に定義されています。これらのレポートはいつでも編集できます。また、[Zoho Books]タブ用のカスタムレポートも作成できます。Zoho Invoiceを連携している場合は、Zoho Invoiceレポートが表示されます。

次のスクリーンショットは、支払い期限が今後5日間以内の請求書がその日にいくつあるかを示すために作成された請求書レポートです。

関連項目:レポートの作成

Zoho Booksのレポートのさまざまな項目を使用してZoho Booksのダッシュボードを作成することもできます。次のダッシュボードには、支払い期限が今後5日間以内の請求書がその日にいくつあるかが表示されます。

関連項目:ダッシュボードの作成

Zoho Expenseレポート

Zoho CRMのZoho Expenseレポートは、売上に関連する経費を的確に把握するのに役立ちます。たとえば、新たなビジネスを創出するために、多くの潜在顧客と会う必要があるとします。出張全体の旅費、宿泊費、その他の費用を書き留めていたとしても、これらの費用が成果につながっているかどうかはどのように確認できるでしょうか?

これは、各商談の成立金額と、商談を成立させるために使った経費を比較した場合にのみ可能です。ただし、費用の詳細と売上データの管理が異なるツールで行われている場合、この処理には手間がかかります。Zoho CRMとZoho Expenseの連携によって、このギャップを埋めることができます。この連携により、Zoho CRM内のあらゆる営業の場面で経費申請を作成できます。

そのため、上記の例では、商談と関連する経費に関するレポートを迅速に生成し、支出が多すぎるか、または少なすぎるかを確認できます。Zoho CRMには、他の初期設定の経費レポートも用意されています。以下にそのいくつかを示しています。

これらのレポートを編集したり、新しいレポートを生成したり、それらのレポートからダッシュボードを作成したりできます。

注:

  • Zoho CRMでレポートを作成する際に、請求書など、Zoho Booksタブのいずれかをメインのタブとして選択すると、関連タブのリストに項目が表示されます。
  • [商品]タブには、見積書、受注書、請求書の作成に使用される品目/商品が保存されます。Zoho Booksのタブからレポートを作成する場合は、必ずこのタブを選択してください。
  • Zoho BooksとZoho Inventoryの連携を有効にすると、レポートの名前がZoho Financeレポートに変更されます。 

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com