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Zoho CRMとZohoの会計サービスとの連携の利用

Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Expenseのタブの表示

Zoho CRMでZohoの会計サービスとの連携を設定すると、設定したサービスに応じて以下の操作が可能です。

Zoho Books

  • Zoho Booksのタブには、サブのタブとして見積書請求書受注書発注書が表示されます。
  • 見積書、請求書、受注書、発注書をCRMから作成し、Zoho Booksと同期できます。
  • 見積書、請求書、受注書、発注書を、Zoho CRMの関連するデータと関連付けて表示可能です。
  • Zoho Booksのタブのデータに関するレポートやダッシュボード、データの一覧を作成できます。

Zoho Invoice

  • Zoho Invoiceのタブには、サブのタブとして見積書請求書が表示されます。
  • 見積書と請求書をCRMから作成し、Zoho Invoiceと同期できます。
  • 見積書や請求書を、Zoho CRMの関連するデータと関連付けて表示できます。
  • Zoho Invoiceのタブのデータに関するレポートやダッシュボード、データの一覧を作成できます。

Zoho Expense

  • Zoho Expenseのタブには、サブのタブとして経費経費のレポートが表示されます。
  • 経費や経費のレポートをCRMから作成し、Zoho Expenseと同期できます。
  • また、Zoho Expenseに関する情報を、Zoho CRMの関連するデータと関連付けて表示できます。

Zoho Subscriptions

  • 現在、Zoho Subscriptions自体のタブは表示されません。Zoho Subscriptionsに関する情報は、Zoho CRMの関連するデータと関連付けて表示できます。

Zoho CRMでのZohoの会計サービスのデータの作成

Zohoの会計サービスのデータを作成する際に、それぞれのサービスにサインインする必要はありません。Zoho CRMからデータを作成できます。対象となるのは、Zoho Booksの機能(見積書、請求書、受注書、発注書)、および、Zoho Expenseの機能(経費、経費のレポート)です。なお、Zoho SubscriptionsのデータはZoho CRMからは作成できません。

Zoho CRMでZohoの会計サービスのデータを作成するには

  1. 対象のZohoの会計サービスのタブに移動してください。(Zoho Books/Zoho Expense)
  2. 該当のタブ(サブのタブ)をクリックしてください。例えば、請求書です。
  3. 新しい[データ]をクリックしてください。例えば、新しい請求書です。

    Zoho Booksの請求書のデータがCRMで表示されます。
  4. [データ]の詳細を入力し、保存してください。
    CRMで作成したZohoの会計サービスのデータは、それぞれのサービスと自動で同期されます(例の場合、Zoho Booksと同期されます)。

メモ

  • 取引に関するデータの同期はすぐに行われます。一方、取引先、連絡先、商品の同期は2時間おきに行われます。
  • ただし、Zoho BooksとZoho CRMでの取引先、連絡先、商品の同期を手動ですぐに実施することは可能です。
  • Zoho CRMで手動の同期を行うには、設定 > 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zohoの会計サービスをクリックし、連絡先の同期、仕入先の同期、商品の同期の欄の「今すぐ同期」をクリックしてください。
  • Zoho Booksで取引先、連絡先、商品の同期を手動で行うには、設定 > 連携 > Zohoサービス > Zoho CRMをクリックし、取引先、連絡先、商品の同期をすぐに行うように設定してください。

Zohoの会計サービスに関連する情報の表示

Zohoの会計サービスとの連携の設定を完了すると、ユーザーは、Zohoの会計サービスに関連する情報を、関連する取引先、連絡先、商談の詳細ページで表示できます。注意:この機能は、Zoho Books/エクスペンス/サブスクリプションの権限を持つ人のみ利用できます。請求書を関連付ける前に、Zoho CRMからZoho Books/エクスペンスに取引先のデータをインポートしていることを確認してください。

Zohoの会計サービスに関連する情報を表示するには

  1. 取引先連絡先仕入先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、仕入先、商談の[データの詳細]ページで、 Zoho Books/エクスペンス/サブスクリプションの関連リストに移動してください。
    • Zoho Booksの関連リスト。
    • Zoho Expenseの関連リスト。
    • Zoho Subscriptionsの関連リスト。

      データに関連付けられているZohoの会計サービスのすべての情報が表示されます。
      発注書は、仕入先に関してのみ表示されます。
  3. 最新のデータを確認するには、各関連リストの横に表示されている更新のアイコンをクリックしてください。
  4. 見積書/請求書/受注書のPDFをダウンロードするには、マウスのカーソルをPDFのリンクまで移動してクリックしてください。
  5. それぞれの関連リストから新しいデータを作成することも可能です。

    なお、Zoho Subscriptionsの関連リストから新しいデータを作成することはできません。

Zohoの会計サービスに関する情報のメール送信

Zoho CRMの連絡先や仕入先に対して、見積書/請求書/受注書/発注書をPDFで添付してメール送信できます。Zoho Booksのメールの権限を持つユーザーのみこの機能を利用できます。

取引のデータをPDFでメール送信するには

  1. Zoho Booksのタブをクリックしてください。
  2. 該当のタブ(サブのタブ)をクリックしてください。
  3. 見積書/請求書/受注書/発注書の[データの詳細]のページで、メールのボタンをクリックしてください。
  4. 対象の見積書/請求書/受注書/発注書をクリックしてください。
  5. 詳細ページで、メールをクリックしてください。

    メールの内容を入力してください。
    請求書の場合、請求書のPDFを添付するか、顧客の明細を添付するかを選択できます。
  6. 送信をクリックしてください。

メモ

  • 請求書のPDFを添付は、見積書か請求書で利用できます。
  • 顧客の明細を添付は、請求書のみで利用できます。
  • 受注書や発注書では、利用できません。

データの抽出&一覧の作成(Zoho Books関連機能のみ該当)

Zoho BooksのデータをZoho CRMのデータと同様に表示できるようになったため、見積書、請求書、受注書、発注書の抽出や一覧が可能になりました。

例えば、特定の取引先に関する請求書の一覧を作成できます。

参考: 独自の一覧の作成

レポートとダッシュボードの作成(Zoho Books関連機能のみ該当)

Zoho CRMでZohoの会計サービスとの連携を有効にすると、レポートタブでZoho Booksのレポートが表示されます。標準で6種類のレポートが表示されます。内容は以下のとおりです。

  • 顧客ごとの買掛金の総額
  • 顧客ごとの期限超過の請求書
  • 今月の発注書
  • 顧客ごとの売上
  • 商品ごとの売上
  • ユーザーごとの売上

これらのレポートは最初から用意されています。これらのレポートを編集したり、Zoho Booksのデータに関するレポートを新しく作成したりすることも可能です。Zoho Invoiceと連携させた場合、Zoho Invoiceのレポートが表示されます。

以下の画面の画像は、次の5日間のそれぞれの日ごとに期限が来る請求書の一覧をあらわしています。

参考: レポートの作成

Zoho Booksのレポートを元に、Zoho Booksのダッシュボードを作成できます。以下は、次の5日間のそれぞれの日ごとに期限が来る請求書の件数を表示するダッシュボードです。

参考: ダッシュボードの作成

メモ

  • Zoho CRMでレポートを作成する際、Zoho Booksのタブ(例:請求書)をメインのタブとして選択すると、関連するタブとして商品を選択できます。
  • 商品を選択すると、見積書、請求書、受注書等に記載している商品のデータを参照できます。Zoho Booksのタブからレポートを作成する場合、上記のように選択するようにしてください。

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